Первичные документы акты по оприходованию материалов, первичные учетные документы купить.

Первичные документы по оприходованию материалов

Важнейшей задачей учета движения материалов является осуществление систематического контроля за их поступлением и заготовлением, сохранностью, соблюдением установленных норм запасов, правильным отпуском в производство и использованием их в пределах установленных норм расхода.

Операции по снабжению предприятия сырьем, материалами, топливом и другими предметами труда состоят в следующем. Приобретая материальные ценности, предприятие уплачивает поставщикам покупную (фактурную) стоимость купленных предметов. Кроме того, оно несет расходы по оплате провоза, доставки, погрузки и выгрузки заготовленных материальных ценностей. Себестоимость приобретенных предметов складывается из покупной (фактурной) стоимости и транспортно — заготовительных расходов.

Поставщики отгружают материалы в соответствии с планом реализации и договорами, заключенными с предприятиями — покупателями. Поступающие от поставщиков счета, платежные требования, транспортные и другие документы на отгруженные материалы отдел снабжения покупателя проверяет, регистрирует в журнале учета поступающих грузов и дает распоряжение экспедиции на доставку груза на склад предприятия. При приемке груза на станции железной дороги или пристани экспедитор проверяет состояние упаковки, вес груза, причем в случае выявления нарушений оформляет коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к железной дороге или пароходству. Поступившие на склад материалы проверяют по количеству, ассортименту, качеству и сортности и приходуют их, выписывая приходный ордер. Если проверкой обнаруживается несоответствие фактического количества, ассортимента, качества, сортности поступивших материалов счетам, платежным требованиям поставщика, то составляют акт о приеме материалов, являющийся основанием для предъявления претензии к поставщику. В этом случае материалы приходуют по акту, а приходный ордер не составляют. Поступающие на склад материалы, не использованные цехами, отходы, полуфабрикаты и детали собственного производства оформляют накладной, выписываемой цехом — отправителем.

Со склада материалы отпускают в производство по лимитно — заборной карте, выписываемой на одно или несколько наименований, исходя из установленных месячных норм расхода. Отпуск материалов сверх количества, указанного в лимитно — заборной карте, вследствие перерасхода или перевыполнения производственного задания оформляют требованием, выписываемым с разрешения директора или главного инженера предприятия. Требования используют также для отпуска материалов, потребность в которых не постоянна. Отпуск материалов другим предприятиям (для переработки, в порядке реализации излишних и ненужных запасов) оформляют накладными.

Журнал учета поступающих грузов предназначен для контроля за поступлением и оприходованием грузов, отправленных предприятию поставщиками. Записи в него делают на основании счетов, отгрузочных документов, приходных ордеров, актов о приемке материалов. Этот журнал ведут в отделе снабжения, используя его данные также для контроля за сроками оплаты счетов или отказе от их акцепта. Форма журнала имеет следующий вид:

Приходный ордер может быть однострочным или многострочным. Его применяют для количественно — суммового учета поступающих от поставщиков или из переработки материалов. Приходные ордера составляют при поступлении материалов на склад и в этот же день делают записи в карточки количественно — сортового учета.

Если предприятие использует для производства небольшую номенклатуру материалов, причем они поступают на склад не регулярно, то для оформления приходных операции могут служить счета — фактуры поставщиков при условии, что количество и качество поступивших материальных ценностей точно соответствует сопроводительным документам.

На массовые однородные грузы (руда, уголь, кирпич, песок, известняк и т. п.), поступающие от одного и того же поставщика в течение дня несколько раз, составляют па каждую отдельную приемку материала временные приемные квитанции, объединяемые затем в приходном ордере в целом за день по каждому виду материала.

При перевозке грузов автомобильным транспортом для учета поступающих на предприятие материалов вместо приходных ордеров используют товарно — транспортные накладные, получаемые от грузоотправителей.

Товарно — транспортная накладная может быть однострочной и многострочной. Ее применяют при перевозке материальных ценностей автотранспортом для списания в расход грузов поставщиком и оприходования их покупателем; она служит также для расчетов автотранспортной организации с клиентом. В качестве приходного документа накладная используется покупателем материальных ценностей в тех случаях, когда ее данные точно соответствуют количеству поступивших грузов.

Акт о приеме материалов составляют для оформления приемки материальных ценностей в случаях несоответствия фактических количественных и качественных показателей данным сопроводительных документов поставщика. Его применяют также при приемке материалов, поступивших без документов. Этот акт составляет комиссия с обязательным участием заведующего складом и представителя поставщика либо представителя незаинтересованной организации. Один экземпляр акта поступает в бухгалтерию для учета поступивших материальных ценностей, а другой — в отдел снабжения для направления претензионного письма поставщику.

Лимитно — заборная карта служит для учета отпуска материалов со склада цехам в пределах установленного лимита. Ее выписывают в двух экземплярах (первый для цеха, второй для склада) сроком на месяц на один или несколько номенклатурных номеров материалов. Сверхлимитный отпуск материалов на производство оформляют отдельным требованием, при этом в лимитной карте уменьшают остаток лимита. Записи в сортовую карточку кладовщик делает, как правило, после каждой выдачи материала цеху, либо по мере закрытия лимитной карты, но не позднее 1 — го числа следующего месяца.

Требование (однострочное либо многострочное) применяют для учета отпуска материалов, потребность в которых возникает периодически, а также при выдаче цеху материалов сверх установленного лимита или при их замене. При сверхлимитном отпуске материалов в требовании указывают причины производственного перерасхода и лиц, виновных в нем.

Накладную применяют для учета движения материальных ценностей внутри предприятия, например при сдаче цехом на склад отходов, брака и т. п. Возврат из цеха на склад материалов, не использованных в производстве, оформляется накладной в тех случаях, когда эти материалы были отпущены не по лимитно — заборной карте (поскольку в этой карте предусмотрен учет возвращенных материалов). Выписывают накладную в двух экземплярах, один из которых служит основанием для списания ценностей, а другой —для их оприходования.

Накладная на.отпуск материалов на сторону применяется для учета отпуска материальных ценностей сторонним организациям или хозяйствам своего предприятия, расположенным вне его территории. Накладную выписывают в отделе снабжения в трех экземплярах, первый из которых поступает на склад и служит основанием для отпуска материалов, второй используется в качестве основания для вывоза (или выноса) ценностей с предприятия и поступает в бюро пропусков, третий передается получателю материалов. Если для вывоза грузов используется автотранспорт, то вместо этой накладной применяют товарно — транспортную накладную.

Операции по движению материальных ценностей оформляют либо отдельными документами на каждую номенклатурную позицию (однострочными, индивидуальными), либо в одном документе (многострочном) отражают операции с материалами нескольких номенклатурных номеров. Многострочные документы дают возможность сократить объем документооборота, и их применяют при механизации учета с помощью перфорационных машин, когда многострочный документ используется для пробивки перфокарт. Однострочные документы удобны для группировки данных, относящихся к отдельным номенклатурным номерам материалов. С целью такой группировки нередко и в многострочных документах при их печатании в копиях черной краской закрашивают отдельные строки. Это позволяет при заполнении бланков на первом экземпляре указывать несколько номенклатурных позиций материалов, а на копиях получать (под копирку) оттиски только одного номенклатурного номера.

Для получения необходимой информации о наличии, приходе и расходе материальных ценностей бухгалтерия группирует первичные документы по оприходованию материалов , отражающие операции с материалами, в следующих разрезах: по синтетическим счетам производственных запасов, по учетным группам и номенклатурным номерам материалов, по складам (материально ответственным лицам), по направлениям затрат и характеру использования материальных ценностей. Получаемые в результате группировки документов и подсчета содержащихся в них количественных и суммовых показателей данные должны обеспечить повседневный контроль снабженческих (заготовительных) операций, определение фактической себестоимости материалов, соблюдение норм запасов и проверку их сохранности, выявление рациональности использования материалов в производстве и соблюдение установленных норм их расходования по каждому виду вырабатываемой продукции.

Прежде чем группировать документы, в бухгалтерии обязаны их тщательно проверить. Поступающие со складов документы проверяют прежде всего в отношении правильности их оформления, наличия необходимых реквизитов и их точности, соответствия подписей материально ответственных лиц имеющимся образцам, правильности содержащихся в документах арифметических подсчетов. Наряду с формальной проверкой документы подвергаются контролю и по существу отражаемых операций с материальными ценностями с целью установить законность и целесообразность операций. При этом проверяют, соблюдаются ли при отпуске материалов установленные лимиты, соответствуют ли данные о расходе материалов на производство действующим нормативам, правильно ли указаны причины и виновники перерасходов, порчи и недостач материалов и т. п. При проверке используют способ сопоставления количественных показателей во взаимно связанных документах. Так, приходные ордера складов сопоставляют с относящимися к ним счетами поставщиков, транспортными документами на перевозку грузов, накладными на принятые материалы; экземпляры лимитных карт или требований, поступивших со склада, сличают с аналогичными экземплярами документов, полученными от цехов; накладные на отпуск материалов на сторону, поступившие со складов, сверяют с экземплярами тех же накладных, полученными из бюро пропусков, и т. д.

После проверки документов их таксируют, т. е. перемножают количественные показатели прихода и расхода материалов на твердые учетные цены, получая таким образом стоимостные данные. Для таксировки документов используют вычислительные машины. С целью проверки правильности полученных стоимостных показателей нередко применяют параллельную таксировку двух экземпляров предварительно сгруппированных документов. При обнаружении расхождений в суммовых итогах находят ошибку и исправляют ее.

На основе протаксированных складских документов бухгалтерия составляет ведомость движения материальных ценностей. Эта ведомость содержит показатели в денежном выражении и состоит из трех разделов: «Движение материалов на общезаводских складах по учетным ценам», «Поступление материалов на общезаводские склады и остатки их по предприятию на начало месяца по синтетическим счетам и учетным группам», «Расход и остаток материалов на конец месяца по синтетическим счетам и учетным группам».

Ведомость движения материальных ценностей ведут в разрезе складов и учетных групп материалов. При этом в ее первом разделе отражаются остатки и движение материалов по каждому складу в отдельности в твердых учетных ценах. Основанием для записей служат представляемые складами первичные документы по материалам при реестрах: Реестр сдачи документов содержит указание количества и порядковых номеров (складских) сдаваемых материально ответственным лицом в бухгалтерию первичных документов (отдельно по приходу и расходу). К нему прилагаются эти документы (счета — фактуры, требования, транспортные документы и т. п.).

После таксировки документов в каждом реестре записывают итоги по учетным группам материалов и по реестру в целом. Данные первого раздела ведомости используют для выявления наличия и контроля сохранности материалов, числящихся за отдельными лицами (заведующими складами). Во втором разделе ведомости показывается движение материалов по синтетическим счетам и учетным группам в двух оценках: по твердым учетным ценам и по фактической себестоимости. Остатки материалов на начало месяца во втором разделе приведены по предприятию в целом, т. е. наличие материалов не только на заводских, но и на цеховых складах, на производстве и в переработке. Данные второго раздела ведомости используют для составления расчета средних процентов отклонений фактической себестоимости материалов от плановой (или транспортно — заготовительных расходов) по отдельным синтетическим счетам и учетным группам материалов. Третий раздел ведомости содержит данные о расходе материалов и их остатках на конец месяца по всему предприятию в разрезе синтетических счетов и учетных групп. Определяя суммы окончательного расхода материалов по учетным ценам за отчетный месяц, из общей суммы документированного складского расхода исключают суммы внутризаводских оборотов и остатков материалов, не израсходованных в производстве на конец месяца, и прибавляют стоимость остатков материалов, находившихся в производстве на начало месяца. Фактическую себестоимость окончательного расхода материалов определяют, прибавляя к стоимости их по учетным ценам сумму транспортно — заготовительных расходов, исчисленную с помощью среднего процента за данный месяц.

Ведомость движения материальных ценностей служит для контроля правильности оприходования складами приобретенных материалов и определенных в сальдовой книге итогов складских остатков по учетным группам материалов, а также для проверки данных Главной книги, содержащей показатели синтетического учета материалов. С помощью этой ведомости достигается взаимная увязка показателей синтетического и аналитического учета материальных ценностей.