Приказ на возмещение расходов на сотовую связь образец — Издание приказа — Каталог образцов — Бланки и образцы документов, купить подтверждающие расходы документы.

Купить подтверждающие расходы документы

С 1 января текущего года изменился порядок привлечения на работу иностранных граждан. В нововведениях поможет разобраться Яна Метелева . юрист и консультант по вопросам трудового законодательства.

Новости и аналитика Правовые консультации (практика) Налоги и налогообложение Организация находится на общей системе налогообложения. Сотрудники пользуются услугами корпоративной сотовой связи, им выдаются сим-карты. Для каждой сим-карты приказом организации установлен лимит на использование корпоративной сотовой связи (в денежной форме). Можно ли учесть в расходах при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль: — полную стоимость услуг корпоративной сотовой связи руководителя и главного бухгалтера без установления для них какого-либо лимита;- стоимость услуг корпоративной сотовой связи генерального директора (заместителя генерального директора) за период их отпуска?

В силу ч. 1 ст. 8 ТК РФ работодатели-организации принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

Так, локальным нормативным актом организации может быть определен порядок использования корпоративной связи с учетом специфики Вашей организации. При этом организация может указать, что период использования сотрудниками мобильной связи определяется производственной необходимостью и в этот период включается очередной отпуск.

Локальным нормативным актом (или отдельным приказом) определяется круг работников, которым в связи с их должностными обязанностями предоставляется мобильная связь, а также указываются пределы сумм, в рамках которых предоставляется мобильная связь для осуществления трудовой функции.

Налог на прибыль

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ). Исходя из положений данной статьи налогоплательщик может признать расходами любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. При этом понесенные налогоплательщиком расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

В зависимости от характера расходов, а также условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика они подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы (п. 2 ст. 252 НК РФ).

Ограничения затрат на сотовую связь

Отметим, НК РФ не ограничивает каким-либо пределом сумму затрат на оплату сотовой связи, которую можно признать расходом в целях главы 25 НК РФ, а также не содержит конкретного перечня документов, подлежащих оформлению при осуществлении данных расходов.

В письме от 13.10. N 03-03-06/2/178 Минфин России отметил, что для работников может быть установлен лимит расходов на использование сотовой связи, превышение которого подлежит возмещению организации работником за счет собственных средств. В этом случае сумма превышения работником установленного лимита будет учитываться в составе прочих расходов для целей налогообложения только после возмещения работником организации указанных затрат. При этом сумма возмещения, уплачиваемая работником, будет учитываться для целей налогообложения в доходах.

А ранее (письмо Минфина России от 13.10.2006 N 03-03-04/2/217) работники финансового ведомства прямо указывали на необходимость установления приказом руководителя лимита расходов на пользование услуг сотовой связи, и подчеркивали, что расходы организации на оплату услуг сотовой связи принимаются в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль в пределах лимитов, установленных приказом руководителя организации.

В письме УФНС России по г. Москве от 05.10. N 16-15/[email protected] налоговый орган обращает внимание, что, приняв решение о заключении договора с оператором сотовой связи, руководитель организации должен издать приказ, утверждающий, в частности, предельный размер расходов на каждого работника в месяц в соответствии с занимаемой им должностью (если предельный размер расходов указан в трудовых договорах, то в приказе должна иметь место отсылка к трудовым договорам).

Учитывая наличие указанного выше мнения, мы не исключаем, что признание в расходах затрат на оплату сотовой связи руководителя и главного бухгалтера без ограничений может привести к налоговому спору.

Так, в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 27.10.2009 N А32-246/2008-12/27 судьи пришли к выводу об обоснованности затрат общества, понесенных в связи с оплатой услуг безлимитной телефонной связи, предоставленных директору общества. При этом было учтено, что в служебные обязанности директора входило ведение переговоров с партнерами, для чего и была предоставлена безлимитная сотовая связь. В качестве доказательства оправданности затрат организацией представила распечатки к сводным страницам счетов с указанием даты, времени, продолжительности телефонного разговора, номера телефона и стоимости услуги, которые суд оценил как необходимые и достаточные доказательства экономической обоснованности и производственной направленности затрат общества, понесенных в связи с оплатой услуг безлимитной связи, предоставленных директору.

На наш взгляд, если организация не готова к судебным разбирательствам, безопаснее все же оставить лимиты по сотовой связи для директора и главного бухгалтера. Установить величину лимита для таких работников, организация может с учетом занимаемой должности, должностных обязанностей, командировок и т.п.

Вместе с тем, по нашему мнению, установление лимита на связь не освобождает организацию от необходимости контролировать производственную направленность разговоров, даже если работник и уложился в лимит. Превышение установленного лимита, а также личные разговоры должны возмещаться работниками за счет собственных средств. В противном случае у работников образуется доход в натуральной форме, подлежащий включению в налоговую базу по НДФЛ (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ).

Считаем, что оплаченные организацией, но используемые работниками организации в личных целях услуги связи не могут быть признаны экономически обоснованными и учтены в целях налогообложения, поэтому необходимо разделение объема и стоимости оказанных услуг на служебные и личные. Такое разделение можно произвести только при наличии детализация счета.

Представителями Минфина России в письмах от 23.06. N 03-03-06/1/378, от 13.10. N 03-03-06/2/178 указано, что для признания произведенных затрат на оплату услуг сотовой связи расходами для целей налогообложения необходимо иметь:

— договор с оператором на оказание услуг связи;

Из приведенных разъяснений финансового ведомства можно понять, что для подтверждения расходов на сотовую связь не нужна детализация звонков, достаточно обычных (общих) счетов сотовой компании. Поэтому формально при наличии указанных документов организация вправе признать в целях налогообложения расходы на оплату услуг сотовой связи без каких-либо ограничений по размеру.

Вместе с тем в более ранних письмах Минфин России указывал на необходимость подтверждать произведенные для обеспечения работников сотовой связью расходы именно детализированными счетами оператора связи (смотрите, например, письма Минфина России от 19.01.2009 N 03-03-07/2, от 05.06.2008 N 03-03-06/1/350 ). Аналогичной точки зрения придерживались представители налоговых органов (письма УФНС России по г. Москве от 05.10. N 16-15/[email protected], от 25.06. N 16-15/066760. от 30.06.2008 N 20-12/061156 ).

Арбитражная практика по данному вопросу неоднозначна. Некоторые суды считают, что подтвердить экономическую обоснованность расходов на сотовую связь возможно только при наличии детализированного счета оператора. Они отмечают, что встречаются случаи использования работниками служебной связи не в рабочих целях, поэтому для признания расходов на оплату услуг оператора связи общих счетов на оплату и счетов-фактур недостаточно. Детализация звонков, полученная от оператора связи, в такой ситуации служит экономическим обоснованием расходов в целях налогообложения прибыли (постановления Седьмого арбитражного апелляционного суда от 24.05. N 07АП-3261/11, ФАС Волго-Вятского округа от 10.06.2008 N А29-2210/2007. ФАС Северо-Кавказского округа от 23.04.2007 N Ф08-2044/07-840А, ФАС Дальневосточного округа от 18.04.2007 N Ф03-А59/07-2/380, ФАС Уральского округа от 26.12.2005 N Ф09-2102/05-С2).

В других случаях судьи обращают внимание на то, что НК РФ не содержит требования о наличии в целях подтверждения произведенных работниками затрат на телефонную связь документов, содержащих расшифровки услуг связи, поэтому наличие детализированных счетов операторов связи необязательно (смотрите, например, постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 01.09. N 09АП-19146/, ФАС Московского округа от 29.01. N КА-А40/14759-09-2. от 24.12.2009 N КА-А40/12845-09-П. ФАС Центрального округа от 06.03.2009 N А35-4080/07-С8 ).

Использование корпоративной сотовой связи в отпуске

Исходя из разъяснений, данных в письме Минфина России от 07.12.2005 N 03-03-04/1/418, финансовое ведомство допускает возможность учета в целях налогообложения прибыли затрат на оплату услуг сотовой связи, возникших в связи с ведением телефонных переговоров в производственных целях в период нахождения сотрудника в отпуске, а также в официально установленные выходные и праздничные дни.

Такой же позиции придерживаются и некоторые арбитражные судьи (постановления ФАС Московского округа от 19.01.2009 N КА-А40/12732-08, от 31.05.2006 N КА-А41/4511-06. ФАС Северо-Западного округа от 20.07.2007 N А05-692/2007 ). Производственная направленность таких переговоров подтверждается в общем порядке.

Таким образом, считаем, что организация вправе признать расходы генерального директора (его заместителя) на сотовую связь во время их нахождения в отпуске, если эти расходы подтверждены документально и имеется доказательство их производственной направленности.

аудитор Овчинникова Светлана

Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ

Юлия Помякшева. заместитель генерального директора, директор по аудиту ЗАО АФ «Учет»

Больше всего трудностей у организаций возникает с доказательством производственного характера расходов на «мобильную» связь. Не удастся его доказать – налоговики не только исключат данные затраты из состава расходов на оплату услуг связи, но и потребуют начислить на суммы оплаты НДФЛ лицу, непосредственно общающемуся по телефону. Как показывает практика, в отдельных случаях требованиям налоговиков, касающимся данных расходов, надо безоговорочно следовать, в других – есть смысл поспорить. Об этом – наш разговор сегодня.

Затраты на оплату услуг мобильной радиотелефонной (сотовой) связи могут быть отнесены в состав расходов по оплате услуг связи, которые учитываются для целей налогообложения прибыли в соответствии с подпунктом 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. При этом расходы на оплату услуг сотовой связи обязательно должны соответствовать критериям, установленным пунктом 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ. Это означает, что расходы должны быть обусловлены деятельностью, направленной на получение дохода, иметь экономическое обоснование и документальное подтверждение.

Но проблема заключается в том, что конкретного перечня документов, подтверждающих производственный характер расходов, связанных с оплатой телефонных переговоров, в действующем налоговом законодательстве нет. Поэтому такой перечень определил Минфин РФ в письме от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15.

Приказ руководителя организации

Должностная инструкция работника

По мнению налоговиков, в должностной инструкции работника, пользующегося мобильной связью, должно быть обоснована необходимость ведения им переговоров по сотовому телефону в служебных целях. Так, необходимость использования сотовой связи может быть обусловлена разъездным характером работы сотрудника (водители, экспедиторы, курьеры) либо какими-то иными причинами.

Однако, если в силу своих должностных обязанностей работник целый день находится в офисе, где имеется стационарная телефонная связь (например, секретарь), то доказать экономическую обоснованность затрат на сотовую связь такого работника будет трудно.

— Я бы не стал так однозначно утверждать, что обосновать необходимость сотовой связи для секретаря организации будет трудно. Секретарю чаще других работников приходится передавать разного рода информацию, используя для этого все возможные способы – и электронную почту, и факс, и телефонную связь (как проводную, так и сотовую). Кроме того, ни для кого не секрет, что тарифы на сотовую связь (особенно корпоративные) зачастую намного дешевле, чем тарифы стационарной сети.

А вот если организация включает в список лиц, пользующихся сотовым телефоном в служебных целях бухгалтера, занимающегося исключительно начислением заработной платы, то у проверяющих есть все основания усомниться в целесообразности отнесения на расходы затрат на оплату этих звонков.

В данном случае возможны следующие варианты.

В этом случае нелишним будет рассмотреть вопрос о наличии (отсутствии) на балансе организации телефонных аппаратов. Так, если организация приобретает телефонные аппараты и затем передает их работникам для служебного пользования, то, как правило, проблем с учетом для целей налогообложения прибыли расходов на сотовую связь не возникает (конечно, при наличии всех необходимых документов).

А вот если на балансе организации мобильные телефонные аппараты (или за балансом в случае их аренды) не числятся, налоговые органы единодушно считают расходы на оплату услуг мобильной связи экономически не обоснованными.

Однако арбитражная практика по этому вопросу в настоящее время складывается в пользу налогоплательщика. Суды указывают, что расходы на оплату услуг связи относятся к расходам, связанным с производством и реализацией в силу положений подпункта 25 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Арбитры также отмечают, что в главе 25 Налогового кодекса РФ не сказано о том, что учет данных расходов зависит от того, есть ли на балансе организации имущество, использование которого обеспечивает доступ к соответствующему виду услуг (постановления ФАС Северо-Западного округа от 24 апреля 2007 г. № А56-33529/2006, ФАС Дальневосточного округа от 18 апреля 2007 г. № Ф03-А59/07-2/380, ФАС Московского округа от 21 июля 2005 г. № КА-А41/6715-05).

Работник, используя личный телефон в служебных целях, сам оплачивает счета операторов связи. В этом случае ему выплачивается компенсация или возмещение фактических затрат на оплату служебных разговоров в порядке, установленном организацией.

При этом если отсутствуют документы, подтверждающие производственный характер переговоров, проведенных сотрудниками по их личным мобильным телефонам, то такие переговоры рассматриваются как звонки частного характера. Соответственно, выплаченная сотрудникам компенсация не учитывается в расходах, принимаемых при налогообложении прибыли, и подлежит обложению НДФЛ (письмо УФНС по г. Москве от 20 сентября 2006 г. № 20-12/83834.2).

Вопрос о том, нужно ли для подтверждения расходов на услуги сотовой связи представлять детализированный счет, остается на сегодняшний день неурегулированным.

• детализация общей суммы платежа за предоставленные услуги сотовой связи в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком абонентскому номеру, в том числе номера телефонов всех абонентов, даты и время переговоров;

Такую позицию поддерживают и отдельные окружные арбитражные суды (постановление ФАС Уральского округа от 26 декабря 2005 г. № Ф09-2102/05-С2).

В то же время существует достаточная арбитражная практика (особо отметим, что этого мнения придерживается ФАС Поволжского округа), свидетельствующая о том, что для обоснования расходов на сотовую связь детализированные счета не нужны.

Например, в постановлении ФАС Поволжского округа от 22 ноября 2006 г. по делу № А65-36698/05 содержится вывод о том, что требование налогового органа представить детализированный счет оператора для подтверждения экономической обоснованности расходов не основано на законе.

В постановлении ФАС Поволжского округа от 9 ноября 2006 по делу № А65-29284/2005-СА2-8 указано, что детализированный счет оператора связи не подтверждает экономическую обоснованность расходов, поскольку не раскрывает их содержание, поэтому представление такого счета для подтверждения расходов не нужно. К таким же выводам пришли и другие окружные суды (постановления ФАС Северо-Западного округа от 10 февраля 2006 г. № А42-2490/2005-29, ФАС Северо-Кавказского округа от 1 марта 2006 г. № Ф08-504/2006-240А).

Лимит утверждает сама организация. Например, руководитель организации может издать приказ, в котором будут указаны:

• порядок оплаты (возмещения) работником расходов, осуществленных сверх лимита (например, сумма сверх лимита вносится работником в кассу или удерживается из его зарплаты).

По мнению Минфина РФ, полученное организацией возмещение сверхлимитных расходов от работника должно включаться в состав доходов от реализации. Расходы на сотовую связь в пределах лимита учитываются для налогообложения по мере их осуществления (при условии оформления всех необходимых документов), а расходы сверх лимита – только после того, как работник возместит организации указанные затраты (письмо Минфина РФ от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15).

Во-первых, сумма возмещения сверхлимитных затрат на сотовую связь, получаемая от работников, по сути, является компенсацией. Доходом от реализации она не является, как, впрочем, не является и расходом, связанным с производством и реализацией в контексте главы 25 Налогового кодекса РФ. Поэтому такая компенсация ни в налоговом, ни в бухгалтерском учетах не должна учитываться ни в доходах, ни в расходах. В бухгалтерском учете используется счет 73 «Расчеты с работниками по прочим операциям» или счет 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами».

Например, перерасход может произойти из-за того, что оператор связи повысил расценки. В этом случае приходится пересматривать максимальный размер расходов на мобильную связь.

Или менеджер, находясь в командировке, созванивался с руководством, чтобы согласовать условия заключаемого договора, и осуществил перерасход лимита. В таком случае затраты, превышающие лимит, тоже можно считать производственной необходимостью и признать их в расходах, не требуя возмещения от работников. Для этого необходимо обосновать и зафиксировать такой факт, например, в бухгалтерской справке, составленной на основании служебной записки лица, ответственного в организации за оформление документов по услугам связи.

Обратите внимание на важный момент: установление организацией лимитов на служебные переговоры не освобождает ее от необходимости контролировать производственную направленность расходов, даже если работник уложился в лимит. В противном случае спор с налоговыми органами неизбежен.

К таким доказательствам можно отнести следующие:

• перечень абонентов, с которыми велись переговоры по служебному мобильному телефону, и цель этих переговоров;

• распорядительные документы, указывающие на закрепление за конкретными сотрудниками организации служебных обязанностей по осуществлению телефонных переговоров с организациями — потенциальными заказчиками товаров (работ, услуг).

— Ни в одном документе не написано, что именно налоговый инспектор вправе затребовать от организации в качестве дополнительных доказательств «служебного» характера мобильных звонков. Поэтому все решается исходя из конкретной ситуации. Для одного инспектора достаточным окажется расшифровка оператора связи. Если цифра затрат на мобильную связь покажется инспектору слишком высокой, то ничто не мешает ему сделать несколько контрольных звонков и установить, куда именно звонили из организации и есть ли хозяйственные связи между абонентами.

Иногда организации изначально пытаются завуалировать частные звонки следующим образом: в расшифровке делаются соответствующие пометки, что отдельные звонки (как правило, их очень немного) относится к личным и потому соответствующая часть не относится на расходы. Для одного инспектора этого окажется достаточным, а более дотошный все равно перепроверит предоставленную информацию.

При таком способе расчетов за услуги связи необходимо учитывать следующее. По Правилам оказания услуг местной, внутризоновой, междугородней и международной телефонной связи, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 18 мая 2005 г. № 310, карта оплаты услуг телефонной связи – средство, позволяющее абоненту и (или) пользователю услугами телефонной связи инициировать вызов, идентифицировав абонента и (или) пользователя перед оператором связи как плательщика.

Иначе говоря, карта экспресс-оплаты – это авансовый платеж за еще не оказанные телефонные услуги. Поэтому сама по себе карта не является первичным документом, которым можно подтвердить понесенный расход. Кроме того, карта экспресс-оплаты позволяет определить только размер понесенных затрат, но не доказать производственную направленность фактически произведенных телефонных разговоров. Расход у организации-налогоплательщика появится, когда сотрудник по активированной карте начнет осуществлять звонки. При этом необходимым условием учета расходов будет наличие вышеперечисленных документов.

В отношении карт экспресс-оплаты позиция Минфина РФ несколько смягчилась. Если раньше финансовое ведомство однозначно считало, что такие расходы в целях налогообложения учитываться не могут, то теперь чиновники такую возможность дают, правда, в исключительном случае. Например, работник был в командировке, у него закончились деньги, а ему нужно было срочно позвонить, и он приобрел карту экспресс-оплаты. В отчете о командировке этот работник должен подробно описать сложившуюся ситуацию (письмо Минфина РФ от 31 мая 2007 года № 03-03-06/1/348). Материал на эту тему читайте в журнале «Главбух» (2007 г. № 13, стр. 33).

Существует множество причин сделать служебный звонок во внерабочее время: необходимость в телефонных переговорах для производственных нужд не ограничивается режимом работы организации, например, с 9 до 18 часов. Организация функционирует как до, так и после этого времени. Ее сотрудники могут приходить на работу раньше и уходить позже, некоторые выходят на работу в выходные и праздничные дни, другие выполняют трудовые обязанности после рабочего дня. Звонок может быть необходим, когда работник находится в отпуске или на больничном и т. д.

Налоговики, как правило, отказывают налогоплательщикам в учете таких затрат, не признавая их экономически обоснованными. Их подход основан на временном критерии: для производственных нужд звонки могут осуществляться только в рабочее время.

Однако критерий времени не может быть положен в основу определения цели и содержания телефонного разговора: служебный звонок может быть произведен в нерабочее время, равно как и телефонный разговор личного содержания может быть сделан в пределах установленной трудовым законодательством продолжительности рабочего дня.

По мнению Минфина РФ, для подтверждения служебного характера разговоров по сотовому телефону разделение времени на рабочее и нерабочее не является главным. Так, в случае ведения телефонных переговоров по сотовой связи в производственных целях во время нахождения сотрудника на отдыхе, в том числе в официально установленные выходные и праздничные дни и в период отпуска, затраты на оплату услуг сотовой связи также могут признаваться расходами. При этом такие расходы должны подтверждаться указанными выше документами. Критерием их экономической обоснованности для целей налогообложения будет являться то, что в должностной инструкции данного работника установлена обязанность использования сотового телефона в служебных целях (письмо Минфина РФ от 7 декабря 2005 № 03-03-04/1/418).

Вячеслав Анатольевич Антропов . начальник отдела налогообложения прибыли УФНС России по Самарской области.

— Конечно, нельзя «привязывать» служебные звонки к рабочему времени организации (особенно учитывая размеры России). Всем нам приходится решать служебные вопросы и за пределами рабочего времени.

Так что главным остается установление списка сотрудников, которым необходима сотовая связь для выполнения служебных обязанностей, и расшифровка звонков, предоставляемая оператором связи. При наличии документального подтверждения и экономической целесообразности таких затрат проблем с отнесением их на расходы быть не должно.

Наталья Юрьевна Попова . главный бухгалтер ООО «ХимДомСтандарт»

Бочкова Татьяна Федоровна . главный бухгалтер ООО «Таврида Электрик Самара»:

— Сколько бы нас ни проверяли налоговики, разногласий по поводу признания расходов на мобильную связь у нас не возникало ни разу. Дело в том, что приказом по предприятию мы установили список работников, которым необходим сотовый телефон для выполнения служебных обязанностей, и индивидуальный лимит для каждого из них. В этот список включены практически все работники предприятия. Налоговики ни разу не требовали от нас даже распечатку от оператора связи. В любом случае у нас есть веское экономическое обоснование использования мобильной связи: у нас действует специальные корпоративные тарифы, которые более выгодны, чем тарифы стационарной телефонной связи.

— Обычное требование налоговиков – показать приказ со списком работников, пользующихся сотовой связью, и расшифровку звонков. Чтобы избежать претензий налоговиков, мы сами обрабатываем расшифровку, сразу исключая из расходов оплату тех звонков, которые были произведены за пределами рабочего времени. Такие действия наших налоговых инспекторов вполне устраивают.

— Мы сами обрабатываем расшифровку звонков, исключая из расходов личные звонки работников. Работа кропотливая, но она себя оправдывает. Проблем с признанием этих расходов у нас не было.

Как мы видим, мнения специалистов по вопросу признания расходов на сотовую связь расходятся. Кто-то из бухгалтеров вообще предпочитает не включать данные затраты в расходы, чтобы избежать потенциальных претензий налоговиков. Но совершенно очевидно, что в тех организациях, где сотовая связь необходима многим работникам и потому затраты на ее оплату весьма существенны, надо стремиться к тому, чтобы эти затраты были учтены в расходах. Реальные возможности для этого, как показывает практика, есть. Главное – запастись необходимыми подтверждающими документами, установить адекватные лимиты и, обрабатывая расшифровку оператора связи, на всякий случай самостоятельно исключить из расходов оплату наиболее «подозрительных» (с точки зрения налоговиков) звонков.

Татьяна Ильинова зам. руководителя аудиторско-правового департамента, АКГ «Градиент Альфа»

Сейчас вряд ли хотя бы одна организация обходится без сотовой связи. Ее использование определенной категорией сотрудников делает их работу более мобильной, что способствует привлечению новых партнеров, заключению новых выгодных контрактов и в конечном итоге влияет положительно на финансовый результат организации в целом.

В налоговом учете расходы на оплату услуг сотовой связи согласно п.п. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. В соответствии с указанной нормой налогового законодательства в составе прочих расходов налогоплательщика могут быть учтены расходы на приобретение услуг сотовой связи при условии, что такие расходы соответствуют критериям, установленным п. 1 ст. 252 НК РФ. Данные критерии применимы ко всем расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль, и каких-либо исключений в отношении расходов на связь в НК РФ не предусмотрено.

произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода;

Для подтверждения расходов на оплату сотовой связи в целях исчисления налога на прибыль организация должна иметь список работников, которые в силу исполняемых ими должностных обязанностей и разъездного характера работы пользуются сотовой связью. Как правило, этот список утверждается руководителем организации на основании приказа, в котором указываются номера мобильных телефонов, закрепленных за конкретными сотрудниками. В этом документе работодатель также может установить список базовых телефонных номеров абонентов, связь с которыми осуществляется в рамках производственной деятельности.

Для признания произведенных затрат на оплату услуг сотовой связи необходимо иметь договор с оператором сотовой связи на обслуживание соответствующих телефонных номеров и детализированные счета, полученные от оператора сотовой связи (расшифровки переговоров). На таком документальном подтверждении настаивает Минфин России в разъяснениях (письма от 13.10.10 г. № 03-03-06/2/178, от 23.06.11 г. № 03-03-06/1/378).

Детализированные счета содержат информацию о том, с какого телефонного номера и на какой был произведен звонок, его дату продолжительность и стоимость согласно действующему тарифу. Даже если организация получит от оператора связи распечатку, она не позволит идентифицировать, какие переговоры являются личными, а какие — служебными. Разбираться с этим организации придется самостоятельно. Работнику придется помнить и учитывать все номера телефонов, по которым он звонил. Безусловно, они должны соответствовать списку из распоряжения руководителя. На таком неудобном способе учета расходов на сотовую связь долгое время настаивали контролирующие органы.

Хотя последние разъяснения официальных органов подтверждают мнение о том, что для работников может быть установлен лимит расходов на использование сотовой связи, превышение которого подлежит возмещению работником за счет его собственных средств (письма УФНС России по г. Москве от 5.10.10 г. № 16-15/[email protected], Минфина России от 19.01.09 г. № 03-03-07). В этом случае сумма превышения работником установленного лимита учитывается в составе прочих расходов для целей налогообложения только после возмещения работником организации указанных затрат. При этом сумма возмещения, уплачиваемая работником, будет включена для целей налогообложения в доходы от реализации.

Преимущество такого способа учета состоит в том, что достаточно один раз на основании среднестатистического и обоснованного расчета установить лимит стоимости разговоров сотрудников по телефону, и в дальнейшем только сравнивать фактически произведенные расходы с установленным лимитом. При этом документооборот увеличивается на бухгалтерскую справку, в которой, как правило, указывается:

фактически произведенные расходы в соответствии с распечаткой оператора связи;

бухгалтерские записи по расходам в пределах лимита и сверхлимитным возмещаемым сотрудниками переговорам.

Лимит расходов на сотовую связь Иванова И.И. на г. по приказу от 13.01.12 г. № 11 равнялся 1000 руб.

Для обоснования расчета сверхлимитных расходов на сотовую связь составляется бухгалтерская справка.

Д-т 60, К-т 51 – 1180 руб. (в том числе НДС – 180 руб.) – перечислены средства оператору связи на основании выписки банка, счета оператора услуг связи;

Д-т 19, К-т 60 – 153 руб. – отражен НДС по услугам связи, использованным в производстве;

Д-т 73, К-т 60 – 180 руб. – отражена задолженность сотрудника за личные телефонные переговоры (с долей НДС, относящегося к стоимости личных переговоров), на основании детализированного счета за услуги, бухгалтерской справки-расчета;

Д-т 68, К-т 19 – 153 руб. – принят к вычету НДС по услугам в доле, относящейся к переговорам сотрудника производственного характера, на основании бухгалтерской справки-расчета, счета-фактуры, выписки банка;

Налог на доходы физических лиц

Пунктом 1 ст. 210 НК РФ предусмотрено, что при определении налоговой базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной формах, или право на распоряжение которыми у него возникло.

Согласно п.п. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относится оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в его интересах. При использовании сотрудником мобильной связи, оплаченной организацией, дохода, предусмотренного указанной статьей, у сотрудника не возникает, поскольку услуги по предоставлению мобильной связи в таких случаях оказываются в интересах организации, а не налогоплательщика – физического лица.

В качестве стоимости служебных переговоров, освобождаемой от обложения налогом на доходы физических лиц, используется тот же установленный организацией экономически обоснованный лимит. При этом Минфин России настаивает на том, что для освобождения от обложения НДФЛ сумм оплаты мобильной связи в организации должен проводиться анализ проведенных переговоров в части использования установленного лимита разговоров в служебных целях (письмо от 13.10.10 г. № 03-03-06/2/178). Такой анализ становится возможным только при наличии детализированного отчета оператора мобильной связи о проведенных переговорах.

В случае использования мобильной связи в личных интересах у сотрудника возникает доход в натуральной форме в виде оплаты организацией услуг мобильной связи, подлежащий обложению налогом на доходы физических лиц в соответствии с положениями ст. 211 НК РФ.

Налоговое законодательство разрешает признавать в качестве прочих расходов затраты на телефонные услуги и не ставит каких-либо условий для признания таких затрат (п.п. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Тем не менее производственная необходимость налоговых расходов – это источник разногласий с налоговыми органами в случае, когда разговоры осуществляются в нерабочее время, отпуске, праздничные и выходные дни.

Арбитражная практика подтверждает, что затраты на телефонные переговоры, осуществленные в производственных целях во время нахождения сотрудника на отдыхе, в том числе в официально установленные выходные и праздничные дни и в период отпуска, могут учитываться в расходах.

В постановлении ФАС Московского округа от 19.01.09 г. № КА-А40/12732-08 суд указал на то, что использование налогоплательщиком сотовой связи вне рабочего времени не свидетельствует об отсутствии производственной направленности таких расходов. Налогоплательщик представил должностные инструкции, приказы об использовании мобильной связи отдельными должностными лицами во внерабочее время.

К аналогичному мнению пришли арбитры в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 20.07.07 г. № А05-692/2007, указав, что осуществление телефонных переговоров по окончании рабочего времени само по себе не свидетельствует о непроизводственном характере данных переговоров и не препятствует учету данных затрат в качестве прочих расходов, связанных с реализацией.

На практике вопросы проверяющих нередко связаны с междугородными и международными разговорами, проведенными сотрудником по мобильному телефону. Их наличие наглядно представлено в детализированных счетах оператора связи. В этом случае налоговые органы поинтересуются, есть ли у организации иностранные или региональные контрагенты.

Отсутствие иностранных и иногородних партнеров или клиентов не позволит налогоплательщику доказать свою позицию даже в суде (постановления ФАС Московского округа от 19.01.09 г. № КА-А40/12732-08, ФАС Северо-Западного округа от 22.03.07 г. № А56-46376/2005). В этом случае затраты не могут быть признаны экономически обоснованными, а это означает невыполнение необходимых условий признания затрат в налоговом учете (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Тем не менее производственный характер переговоров возможно доказать и иными аргументами. Организация может проводить маркетинговые исследования с целью освоения новых рынков сбыта, искать потенциальных клиентов, интересоваться условиями международных выставок, посещение которых напрямую может быть связано с развитием деятельности организации. Причин может быть множество, основным здесь является обоснованность затрат. Если организация аргументирует свое мнение, разногласия можно будет уладить на этапе проверки, если же налоговая служба не прислушается к доводам организации, свою позицию придется отстоять в суде. Наличие положительной арбитражной практики по этому вопросу, с одной стороны, свидетельствует о его противоречивости, с другой стороны, позволяет рассчитывать на положительное решение арбитров (постановления ФАС Московского округа от 30.12.08 г. № КА-А40/12225-08, ФАС Поволжского округа от 26.09.06 г. № А65-25083/05, ФАС Северо-Западного округа от 14.04.08 г. № А56-50466/2006).

За красоту, как известно, приходится платить. Распространяется это утверждение и на «красивые» номера, которые организация может купить и отдать в распоряжение сотруднику. Операторы связи предусматривают за такой номер дополнительную оплату. Как в этом случае учесть понесенные расходы, можно ли признать их экономически обоснованными?

В письме от 11.11.11 г. № 03-11-06/2/159 Минфин России ответил на этот вопрос утвердительно, разъяснив, что можно учесть в расходах затраты на легко запоминающийся номер телефона, приобретенный для производственных целей.

Вывод чиновников понятен. «Красивый» номер привлекает больше внимания и легко запоминается, а, значит, его приобретение позволит увеличить число клиентов, что, несомненно, направлено на рост продаж и положительно повлияет на развитие бизнеса в целом.

Развитие технологий в сфере сотовой связи может повлечь за собой возникновение и других вопросов о возможности учета расходов на оплату мобильной связи. Если новые услуги связи повлияют на увеличение клиентуры, расширение бизнеса и рост конкурентоспособности, их налоговый и бухгалтерский учет будет безопасен для организации.

(подпись, должность, Ф.И.О.)

Положение об использовании корпоративной сотовой связи

1.1. Положение об использовании корпоративной сотовой связи работниками ____ «______________» (далее — Работодатель и Положение) определяет порядок использования и предоставления работникам права пользования номерами и всеми услугами корпоративной сотовой связи.

1.2. Право пользования номерами корпоративной сотовой связи предоставляется работникам за счет Работодателя в целях более эффективного использования имеющихся ресурсов для оперативного решения вопросов производственной деятельности.

1.4. Настоящее Положение обязательно для работников, использующих номера корпоративной сотовой связи. Каждый такой работник подлежит ознакомлению с Положением под роспись в журнале учета пользователей сотовой связи.

1.5. Локальные нормативные акты Работодателя и условия трудовых договоров с работниками, регламентирующие предоставление права пользования корпоративной сотовой связью, в обязательном порядке согласовываются с бухгалтерией и юридическим отделом.

В настоящем Положении применяются следующие основные понятия и сокращения:

номер корпоративной сотовой связи — телефонная карта (SIM-карта) с закрепленным за ней абонентским номером, пользование которой осуществляется в рамках корпоративной сети Работодателя;

пользователь корпоративной сотовой связи — штатный работник или привлекаемый по договору сотрудник Работодателя, которому предоставлено право пользования номером корпоративной сотовой связи;

координатор — заместитель директора по общим вопросам (или иное лицо, уполномоченное директором, координирующее предоставление корпоративной сотовой связи пользователям Работодателя);

структурные подразделения — подразделения Работодателя, имеющие свою лицевую карточку и оплачивающие с нее услуги сотовой связи за работников соответствующих подразделений.

3.1. Пользователями корпоративной сотовой связи Работодателя являются лица, занимающие должности:

— специалиста отдела связи и Интернета;

Указанный список не является исчерпывающим и может быть дополнен распоряжением Работодателя.

4. Выделение номера корпоративной сотовой связи

4.1. Работникам, указанным в п. 3.1 Положения, номер корпоративной сотовой связи выделяется или возвращается ими на основании служебной записки непосредственного руководителя работника.

4.3. Служебные записки о выделении номера корпоративной сотовой связи (Приложение N 1) представляются координатору.

5.1. Получение номера корпоративной сотовой связи осуществляется по распоряжению координатора у начальника отдела связи и Интернета (кладовщика и т.д.).

5.2. При получении номера сотовой связи работник обязан оформить заявление (Приложение N 2) об ознакомлении с установленным ему лимитом и обязательстве возмещения суммы, превышающей установленный лимит, в кассу Работодателя.

5.3. Лимит пользования корпоративной сотовой связью устанавливается на квартал (полугодие, год) приказом директора. Неиспользованный в течение месяца (квартала, года) остаток лимита аннулируется.

5.4. При превышении пользователями корпоративной сотовой связи установленного лимита разница возмещается из личных средств пользователя. Возмещение перерасходованных средств за использование сотовой связи осуществляется пользователем в кассу Работодателя на основании данных отдела связи и Интернета.

5.5. С момента выделения и до прекращения использования номера пользователь корпоративной сотовой связи обязан находиться на связи в рабочее время или во время выполнения задания Работодателя.

6.1. Учет расходования средств за использование сотовой связи ведет отдел связи и Интернета.

6.2. Каждый пользователь сотовой связи в конце текущего месяца самостоятельно осведомляется об использовании лимита. Отдел связи и Интернета ежемесячно сообщает индивидуальные данные о превышении лимитов пользования сотовой связи пользователям посредством рассылки информационных уведомлений. Неполучение данных уведомлений пользователями корпоративной сотовой связи не освобождает их от возмещения перерасхода.

6.3. В случае возникновения у пользователей вопросов, связанных с размером сумм расходования средств за использование корпоративной сотовой связи, они в течение __ календарных дней с даты проведения рассылки имеют право письменно (в виде служебной записки) обратиться к координатору за получением разъяснений. Отсутствие обращения свидетельствует о согласии пользователя с размером расходов за использование сотовой связи.

6.4. По согласованию с Работодателем пользователь либо руководитель структурного подразделения имеет право обратиться к координатору за детализацией разговоров за предыдущий месяц. Срок предоставления детализации — __ рабочих дней со дня обращения.

6.5. Сумма перерасхода лимита подлежит внесению пользователем в кассу Работодателя или перечислению на счет, указанный бухгалтерией, в течение ___ дней с момента окончания месяца.

7. Возврат номеров корпоративной сотовой связи

7.1. В случае увольнения пользователя корпоративной сотовой связи, его перевода на должность, не включенную в утвержденный перечень пользователей, исключения из списка пользователей он обязан в течение __ часов сдать выделенный ему корпоративный номер сотовой связи. По истечении указанного срока номер сотовой связи Работодателя блокируется.

8. Другие операции с номерами сотовой связи

8.1. В случае если работник, увольняясь от Работодателя или лишившись права использования корпоративного номера сотовой связи, желает оставить в личное пользование выделенный ему номер сотовой связи, возможен по заявлению работника перевод номера сотовой связи из корпоративного тарифа на частное физическое лицо.

2. Форма заявления об ознакомлении работника с установленным ему лимитом и о его обязательстве возместить сумму, превышающую установленный лимит.

Август 13th, admin

В процессе деятельности работники пользуются телефонами. И многие компании оплачивают расходы на мобильную связь. Но при расчете налога на прибыль возникает вопрос: в какой сумме списывать расходы на телефонные переговоры. Отделять ли личные звонки от служебных, и как это правильно сделать? Как отразить в учете расходы на телефонные аппараты и сим-карты?

Существует два способа для определения затрат на услуги связи для работников.