Как оформлять компенсацию за использование личного авто, купить документы за хозяйственные расходы.

Голосование:

Российская Федерация, Новосибирск

ЗА ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АВТОМОБИЛЯ

<1> Статья 188 ТК РФ.

— компенсацию за использование и износ (амортизацию) транспорта;

Вы можете установить в соглашении, что выплачиваемая вами компенсация также состоит из двух частей: компенсации за износ транспортного средства и возмещения расходов по его эксплуатации в служебных целях.

Никаких требований к размеру компенсации и ее расчету в трудовом законодательстве нет. Поэтому вы можете установить любую разумную сумму компенсации и не обязаны приводить ее расчет.

— степень его износа и срок полезного использования <2>;

Поэтому лучше все-таки привести в соглашении об использовании личного автомобиля работника хоть какую-нибудь методику расчета компенсации, например:

(или) установить расценки за 1 км "служебного" пробега автомобиля. Их можно позаимствовать у такси.

<3> Письмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 N 16-15/[email protected]

Но чтобы доказать, что это именно компенсация, а не доход работника, вам нужно запастись документами. Это:

1) соглашение между работодателем и работником об использовании личного транспорта работника, оформленное как дополнение или приложение к трудовому договору. Если вы договариваетесь о компенсации при приеме работника на работу, то эти условия можно прописать в самом трудовом договоре;

2) копия свидетельства о регистрации транспортного средства, так как компенсация положена лишь за использование личного имущества работника. А вот можно ли выплачивать компенсацию работнику, который управляет автомобилем на основании доверенности, вопрос спорный. Есть письма контролирующих органов, как разрешающие <6>, так и запрещающие это делать <7>;

(если) вы выплачиваете компенсацию исходя из километража служебных поездок, то оформляйте путевые листы <8>. Кстати, километраж можно считать не только на основании показаний одометра автомобиля, но и на основании данных иных приборов учета перемещения транспортного средства (в частности, показаний GPS-навигатора <9>);

(если) вы платите компенсацию, не учитывая "служебный" пробег (например, в фиксированном размере), то можете составлять любые документы. Это может быть журнал учета служебных поездок, маршрутные листы и т.п.

Не забывайте, что, когда вы используете для учета служебных поездок свои формы документов, они должны содержать все реквизиты первичного документа и быть утверждены в составе учетной политики организации <10>;

(или) норм расхода ГСМ, указанных в технической документации автомобиля;

5) расчет компенсации. Порядок расчета может содержаться в соглашении об использовании автомобиля (трудовом договоре) или в разработанной и утвержденной организацией методике. А конкретный размер компенсации — в приказе, в расчетном листке (расчете, калькуляции) или опять же в соглашении (трудовом договоре), если компенсация установлена в фиксированной сумме.

Уделите особое внимание правильному составлению документов для выплаты компенсации. Ведь нечеткие формулировки или ошибки в них могут обернуться доначислениями НДФЛ и страховых взносов.

Однако это не означает, что от обложения "зарплатными налогами" освобождены любые возмещаемые работнику расходы, связанные с использованием им личного транспорта для служебных поездок.

"Возмещаемые работнику в связи с использованием автомобиля в служебных целях расходы на ГСМ, мойку и парковку (в рабочее время) не будут облагаться НДФЛ при наличии документов, подтверждающих:

— фактическое использование автомобиля в интересах работодателя (путевые листы);

Возмещаемые же работнику расходы на запчасти, ремонт, техобслуживание, страхование, уплату транспортного налога и прохождение обязательного техосмотра будут являться его доходом в натуральной форме <13>. Ведь эти расходы работник несет независимо от использования автомобиля для работы".

<5> Статья 188 ТК РФ; п. 3 ст. 217 НК РФ; пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах. "; пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний".

<7> Письмо Минфина России от 18.03.2010 N 03-03-06/1/150.

<9> Письмо Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354.

<11> Пункты 7.1, 7.2 Методических рекомендаций "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте", введенных в действие Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р.

<12> Пункт 3 ст. 217 НК РФ; пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ; пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ; Письма Минфина России от 31.12.2010 N 03-04-06/6-327, от 20.05.2010 N 03-04-06/6-98.

— по легковым автомобилям:

— при рабочем объеме двигателя свыше 2000 куб. см — 1500 руб.;

При этом вам нужно помнить несколько правил налогового учета этих сумм:

— для их учета нужно иметь тот же пакет подтверждающих документов, что и для целей НДФЛ, в том числе путевые листы или заменяющие их документы <15>. Кстати, суды считают, что оформлять путевые листы не обязательно <16>. Но проверяющие, как правило, придерживаются иного мнения. Поэтому если спорить с ними вы не хотите, то лучше все-таки вести учет служебных поездок;

— суммы возмещения транспортных расходов работнику для целей налога на прибыль не учитываются. Поскольку, как считают контролирующие органы и суды, компенсация включает в себя возмещение абсолютно всех расходов работника, в том числе и затрат на ГСМ <17>;

— по мнению Минфина, дни, когда транспорт не использовался из-за его неисправности и когда работник отсутствовал на работе (например, болел или был в отпуске), оплачивать не нужно <18>.

По грузовым автомобилям норм не установлено. Поэтому затраты на выплату компенсации (как за износ, так и в возмещение расходов) вы можете списать в налоговые расходы полностью <19>. Согласен с этим и Минфин <20>.

<14> Подпункт 11 п. 1 ст. 264, п. 38 ст. 270, пп. 4 п. 7 ст. 272 НК РФ; п. 1 Постановления Правительства РФ от 08.02.2002 N 92; Письмо Минфина России от 09.08.2011 N 03-03-06/1/465.

<16> Постановления ФАС ЦО от 25.05.2009 по делу N А62-5333/2008; Семнадцатого ААС от 31.01.2008 N 17АП-218/2008-АК.

<17> Письмо УФНС России по г. Москве от 04.03.2011 N 16-15/[email protected]; Письмо Минфина России от 16.11.2006 N 03-03-02/275; п. 4 Обзора практики рассмотрения споров, связанных с применением главы 25 НК РФ (одобрен Президиумом ФАС УО 29.05.2009).

<19> Подпункт 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

<21> Подпункт 12 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Чтобы минимизировать применение ПБУ 18/02, старайтесь выплачивать компенсацию работнику в месяце ее начисления.

работнику 73 "Расчеты

отражена в расходах 44 "Расходы

служебных поездок" 5000

и убытки", субсчет

<22> Пункты 5, 6, 6.1, 18 ПБУ 10/99 "Расходы организации", утв. Приказом Минфина России от 06.05.1999 N 33н.

<24> Пункты 4, 7 ПБУ 18/02.

"Суммы компенсаций за использование работником при выполнении своих трудовых обязанностей личного автомобиля, включая компенсацию расходов, возмещаются при наличии указанных выше документов, в том числе путевых листов. Поэтому за время, когда личный транспорт работника фактически не использовался в указанных целях — поездки не подтверждены путевыми листами, компенсация должна рассчитываться пропорционально количеству дней фактического использования автомобиля. Например, если работнику установлена компенсация в размере 2000 руб. в месяц, в месяце было 20 рабочих дней, путевые листы составлены только на 18 дней, то сумма компенсации, не облагаемая НДФЛ, составит 1800 руб. (2000 руб. / 20 дн. x 18 дн.)".

"Если работнику за использование им в служебных целях личного автомобиля компенсация установлена в фиксированном размере, она выплачивается вне зависимости от количества дней, когда личный автомобиль фактически использовался для выполнения служебных поручений. То есть, к примеру, если работнику установлена компенсация в размере 2000 руб. в месяц, в месяце было 20 рабочих дней, а путевые листы составлены только на 18 дней, то сумма компенсации будет все равно 2000 руб. А при расчете налога на прибыль можно учесть максимальную сумму компенсации за этот месяц (1500 руб. в месяц для легковых автомобилей с объемом двигателя свыше 2000 куб. см или 1200 — для автомобилей с объемом двигателя 2000 куб. см и менее). И ее не надо никак корректировать".

Некоторые организации вместо соглашения оформляют приказ о выплате компенсации работнику. И суды признают такой приказ с подписью работника, подтверждающей, что он с ним ознакомлен, письменным соглашением <26>. Но лучше не провоцировать споры и составить двустороннее письменное соглашение к трудовому договору.

— размер компенсации, ее расчет и порядок выплаты (в том числе в части возмещения расходов на ГСМ).

1. Работник с 1 сентября 2011 г. при исполнении своих трудовых обязанностей использует в служебных целях принадлежащий ему автомобиль "Форд Фокус" с объемом двигателя 1800 куб. см, 2008 г. выпуска, государственный номер А777ОЕ177 (далее — автомобиль).

2. За использование автомобиля работодатель выплачивает работнику компенсацию в размере 3,50 руб. за 1 км пробега в служебных целях и возмещает расходы на ГСМ (бензин марки АИ-92).

3. Расходы на бензин возмещаются работнику исходя из указанного в руководстве по эксплуатации автомобиля норматива расхода топлива — 10 л/100 км и километража, пройденного в служебных целях.

— вести учет служебных поездок в путевых листах;

5. Компенсация выплачивается по окончании месяца, не позднее дня выдачи заработной платы, установленного правилами внутреннего трудового распорядка.

2. Копия руководства по эксплуатации автомобиля "Форд Фокус".

Романов "Альянс" Старостин

<26> Постановление ФАС ЗСО от 24.12.2008 N Ф04-5698/2008(11737-А81-41); Определение Нижегородского областного суда от 05.04.2011 N 33-3213.

<28> Подпункт 4 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 226 НК РФ.

"Финансовый вестник: финансы, налоги, страхование, бухгалтерский учет", 2011, N 2

При расчете размера такой компенсации нужно учитывать следующие моменты. Износ автомобиля — это часть расчета суммы всей компенсации. Оставшаяся сумма, т.е. арендная плата в чистом виде, согласовывается сторонами по их разумному усмотрению. Это может быть, конечно, не любая, а именно разумная сумма. Таким образом, чтобы у проверяющих не было претензий, размер компенсации должен быть разумным.

Рассчитанный размер компенсации и размер возмещения расходов, связанных с использованием личного автомобиля, определяется соглашением сторон трудового договора в письменной форме. Например, это можно установить в трудовом договоре или в дополнительном соглашении к нему. В этом документе необходимо указать:

— документально подтвержденные права работника в отношении автомобиля (документы о собственности);

— порядок и сроки использования автомобиля;

— порядок возмещения расходов, связанных с использованием автомобиля (виды возмещаемых расходов, порядок их подтверждения работником и т.д.).

Общество с ограниченной ответственностью "Стандарт", именуемое в дальнейшем "Работодатель", в лице генерального директора Ю.М. Симонова, действующего на основании Устава, с одной стороны, и менеджер по продажам С.А. Панов, именуемый в дальнейшем "Работник", с другой стороны, вместе именуемые "Стороны", заключили настоящее Дополнительное соглашение к трудовому договору от 06.06.2004 N 23 о нижеследующем:

"Пункт 6.4. Работник с 1 декабря 2010 г. при исполнении своих трудовых обязанностей, связанных со служебными разъездами, использует принадлежащий ему автомобиль Audi 80 2.8E Quattro, год выпуска 2009, рабочий объем двигателя 2771 куб. см, государственный регистрационный знак _________, идентификационный номер (VIN) _________, цвет — серебристый металлик.

Пункт 6.5. Работнику с 1 декабря 2010 г. выплачивается ежемесячная компенсация в размере 1500 руб. при использовании личного автомобиля для служебных целей, а также полное возмещение фактических расходов согласно представленным первичным документам (ежемесячные путевые листы, чеки АЗС, акты о выполнении ремонтных работ и т.д.).

Пункт 6.6. Выплата компенсации и возмещение фактических расходов, связанных с использованием личного автомобиля для служебных целей, производятся по окончании месяца не позднее 5 рабочих дней следующего месяца".

3. Настоящее Дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу, по одному экземпляру для каждой из Сторон.

Дополнительное соглашение на руки получил:

Кроме того, работнику согласно ст. 235 ТК РФ при утрате же или повреждении этого имущества по вине работодателя должен быть возмещен понесенный работником материальный ущерб.

Изменить условие трудового договора об использовании работником в служебных целях личного имущества и соответствующей компенсации можно путем соглашения сторон, а если работник отказывается, то работодатель вправе действовать в соответствии со ст. 74 ТК РФ. Очевидно, причиной для одностороннего изменения работодателем условий трудового договора с работником о компенсации за использование личного имущества могут служить организационные или технологические изменения, вследствие которых изменяются или устраняются обстоятельства, требующие от работника использования этого личного имущества.

Если же выплата компенсации закреплена не в трудовом договоре, а в отдельном соглашении (не в рамках трудового договора), то в таком случае речь идет о заключении обычного гражданско-правового договора аренды имущества и положения ТК РФ не применяются. Сумма арендной платы подлежит налогообложению НДФЛ у источника ее выплаты.

Минздравсоцразвития России Письмом от 18.09.2009 N 22-2-3644 сообщило, что поскольку в действующем законодательстве понятие "разъездной характер работы" отсутствует, то решение вопроса об отнесении той или иной работы к работе, подпадающей под действие ст. 168.1 ТК РФ, принимается в организации. При этом необходимо иметь в виду следующие обстоятельства:

— перечень работ, профессий, должностей работников, постоянная работа которых имеет разъездной характер, должен быть установлен коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом;

— размеры и порядок возмещения расходов, связанных со служебными поездками этих работников (указанных в ст. 168.1 ТК РФ), также должны быть установлены коллективным договором, соглашением или локальным нормативным актом либо трудовым договором.

В должностной инструкции работника необходимо указать, что его работа связана с постоянными служебными поездками.

К работам, имеющим разъездной характер, могут быть отнесены, например, работы курьера, страхового консультанта, водителя, постоянно занимающегося международными перевозками грузов (Письмо Минфина России от 27.08.2007 N 03-03-06/3/14, Письмо ФНС России от 01.02.2006 N 04-1-02/[email protected]).

Выплата компенсаций производится на основании приказа руководителя организации — работодателя в случаях, когда должностные обязанности работника связаны со служебными разъездами.

Юридический адрес: 138654, Москва, Радужная ул., д. 11

личного автомобиля в служебных целях

1. Установить С.А. Панову, менеджеру по продажам отдела электротехнической продукции, ежемесячную компенсацию за использование его личного автомобиля Audi 80 2.8E Quattro, год выпуска 2009, в служебных целях в размере 1500 (одна тысяча пятьсот) руб.

Выплату компенсации и возмещения фактических расходов, связанных с использованием личного автомобиля для служебных целей, производить по окончании месяца не позднее 5 рабочих дней следующего месяца.

Ежемесячная компенсация не начисляется и не выплачивается за время нахождения данного работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется. Если работник использовал личный автомобиль для служебных поездок не полный месяц, производить расчет размера компенсации пропорционально количеству отработанных дней в месяце.

— должностная инструкция менеджера по продажам;

Документами, подтверждающими фактические расходы, связанные с эксплуатацией личного автомобиля в служебных целях, являются квитанции и чеки на оплату топлива, ремонта, приобретение запчастей и т.п.

Как было отмечено выше, размер возмещения расходов при использовании работником личного автомобиля с согласия или ведома работодателя определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).

Нормы расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организацией такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, установлены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. Эти нормы не могут применяться по аналогии к другим налогам.

Однако документов, устанавливающих нормы на выплату компенсаций за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей в целях определения налоговой базы по НДФЛ, в законодательстве нет.

Поэтому компенсация, выплачиваемая организацией своему работнику за использование им личного автомобиля для выполнения служебных обязанностей, не подлежит налогообложению НДФЛ в размере, который установлен письменным соглашением между ними. При этом нормы, установленные Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92, для целей налогообложения НДФЛ не учитываются (см. также Постановление Президиума ВАС РФ от 30.01.2007 N 10627/06 по делу N А32-35519/2005-58/731, Письма Минфина России от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47, от 23.12.2009 N 03-04-07-01/387, доведенное до налоговых органов Письмом ФНС России от 27.01.2010 N МН-17-3/[email protected]).

— 1500 руб. в месяц — для легкового автомобиля с рабочим объемом двигателя свыше 2000 куб. см.

Эти нормы включают нормативные суммы затрат на эксплуатацию используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумму износа, затрат на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт), так считает Минфин России в Письме от 21.07.1992 N 57.

В случае если трудовым договором с работником (дополнительным соглашением к нему) предусмотрена выплата компенсации в размере, превышающем нормы, установленные Правительством РФ, то суммы превышения не должны учитываться в составе расходов, учитываемых при расчете налога на прибыль.

Из пп. "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования" (далее — Закон N 212-ФЗ) следует, что все виды установленных законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, не подлежат обложению страховыми взносами. Исключение составляют лишь:

— выплаты в денежной форме за работу с тяжелыми, вредными и (или) опасными условиями труда, кроме компенсационных выплат в размере, эквивалентном стоимости молока или других равноценных пищевых продуктов;

— выплаты в иностранной валюте взамен суточных, производимые в соответствии с законодательством РФ российскими судоходными компаниями членам экипажей судов заграничного плавания, а также выплаты в иностранной валюте личному составу экипажей российских воздушных судов, выполняющих международные рейсы.

Таким образом, исчерпывающего перечня компенсационных выплат, связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, которые не включаются в базу для начисления страховых взносов, Закон N 212-ФЗ не содержит.

Следовательно, выплаты в виде компенсации за использование работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного автотранспорта, а также расходы, связанные с таким использованием, признаются компенсационными выплатами, связанными с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, которые объектом обложения страховыми взносами не являются.

Таким образом, компенсация, выплачиваемая работнику за использование личного транспорта в служебных целях, и расходы, связанные с его использованием, не облагаются страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее работником, в соответствии со ст. 188 ТК РФ, причем без каких-либо ограничений (см. Письма Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19, от 12.03.2010 N 550-19). При этом сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику организации за использование личного автомобиля, облагается страховыми взносами, только если это использование не связано с исполнением его трудовых обязанностей.

Поскольку рассмотренные выплаты относятся к выплатам, которые включаются в объект обложения страховыми взносами, но не облагаются ими, эти выплаты надо отразить в отчетности по страховым взносам дважды: как в составе общей суммы выплат, начисленных в пользу физических лиц, так и в составе сумм, не подлежащих обложению взносами.

Если организация использует автомобиль работника, необходимо учитывать, что компенсация положена работнику за использование только личного транспорта. Поэтому если организация выплачивает компенсацию за использование автомобиля работнику, который управляет им по доверенности, то проверяющие могут посчитать, что такая выплата не является компенсацией и должна облагаться страховыми взносами (ст. 188 ТК РФ, ч. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ, Письмо Минздравсоцразвития России от 12.03.2010 N 550-19).

По указанным выше причинам не облагается такая компенсация и страховыми взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 10 Перечня выплат, на которые не начисляются страховые взносы в Фонд социального страхования РФ, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 07.07.1999 N 765).

Подписано в печать

Для того чтобы ответить в этой теме Вам необходимо зарегистрироваться.

Воспроизведение, последующее распространение, сообщение в эфир или по кабелю, доведение до всеобщего сведения материалов с сайта разрешается правообладателем только с указанием гиперссылки на данный сайт, если не указано иное.