7 1 основные возможности программы «1с бухгалтерия», 1с бухгалтерия описание.

7.1. Основные возможности программы «1С: Бухгалтерия»

У программы «1С: Бухгалтерия» множество достоинств. Прежде всего, универсальность: если большинство программ-конкурентов ориентировано на работу либо только в рамках офиса, либо в качестве исключительно «домашнего» продукта, то «1С: Бухгалтерия» пригодна и для того, и для другого.

Для овладения программой «1С: Бухгалтерия» опыт бухгалтерской работы обязателен, ведь программа оперирует десятками видов специфических платежных документов и может выполнять громадное количество профессиональных операций. Счета и субконто, проводки и ведомости, отчеты и константы — все это может программа «1С: Бухгалтерия».

С другой стороны, универсальность «1С: Бухгалтерии» может сыграть и отрицательную роль, ведь бухгалтерам некоторых специализированных предприятий, имеющим дело с громадным количеством специфических статей прихода и расхода средств, возможностей программы может не хватить. Для таких целей существуют другие, более мощные программы, которые и создаются в большинстве случаев индивидуально под клиента, на заказ. Для бухгалтера среднего, малого или индивидуального частного предприятия программа «1С: Бухгалтерия» будет оптимальным решением.

Профессионализм программы не означает, что работать с ней трудно. Даже бухгалтер, не имеющий большого опыта работы на компьютере, освоит ее довольно быстро.

Отличительные черты этой программы — понятный интерфейс и подробная исчерпывающая документация.

Не менее важна другая особенность программы «1С: Бухгалтерия» — ее небольшая цена. Стоимость базовой версии программы довольно низкая — 30. 70 долларов. Нечасто можно встретить аналогичный профессиональный и качественный программный продукт по такой низкой цене.

Программа имеет большую и долгую историю начиная с первых версий для операционной системы DOS. Она достаточно удобна, универсальна и проста в пользовании. Бухгалтеру требуется совсем немного времени, чтобы освоить простые, но весьма эффективные приемы работы, позволяющие решить основные проблемы ведения учета.

«1С: Бухгалтерия» представляет собой программный продукт, относящийся к системе программ «1С: Предприятие», и фактически представляет собой систему «1С: Предприятие» с компонентой бухгалтерский учет.

Программы «1С: Предприятие» строятся по модульному принципу, позволяющему выбрать наиболее подходящий комплект. Различные компоненты, выполняемые с использованием единой программы-оболочки и специальным образом настроенные, составляют конфигурацию системы. Программа «1С: Предприятие» с конфигурацией бухгалтерский учет и называется программой «1С: Бухгалтерия».

Комплексная конфигурация программы «1С: Предприятие» использует при работе кроме компоненты бухгалтерского учета компоненты оперативного учета и расчетов, но в области бухгалтерского учета принципы работы в ней остаются теми же, что и в программе «1С: Бухгалтерия». Обратим внимание на то, что в программе «1С: Бухгалтерия» можно выполнять расчеты по зарплате, а программа «1С: Зарплата и кадры» предназначена для ведения сложного учета кадров на средних и крупных предприятиях со сложной структурой штатного расписания и большой численностью работников.

Фирма «1С» предлагает следующие версии программы «1С: Бухгалтерия»: базовая, стандартная и версия ПРОФ.

Базовая версия программы запрещает изменение конфигурации и позволяет работать исключительно с типовой конфигурацией системы.

В стандартной версии ограничены возможности аналитического учета, запрещены проводки, имеющие один счет дебета и несколько счетов кредита или наоборот. Кроме того, нельзя вести параллельный учет нескольких предприятий в одной информационной базе. Для ведения учета по нескольким предприятиям в стандартной версии следует создать несколько информационных баз. Небольшие и средние предприятия обычно используют стандартную версию программы «1С: Бухгалтерия».

Версия ПРОФ предоставляет больше возможностей для аналитического учета, использования нескольких планов счетов и учета по нескольким предприятиям с возможностью как раздельного, так и совместного учета. Также в версии ПРОФ и в стандартной версии можно произвольно настраивать систему на специфические потребности любого предприятия, хотя для этого потребуется специалист. Для одновременной работы нескольких бухгалтеров с одной информационной базой следует приобрести сетевую версию системы. Имеются файл-серверные и клиент-серверные варианты системы. Последний вариант удобен для работы на больших предприятиях с повышенными требованиями к надежности и производительности системы, но стоит он дороже.

Подобрать версию системы для нужд каждой организации помогут представители фирмы, продающей систему. Одним из основных достоинств продуктов «1С» является широкая дилерская сеть по всей стране, обеспечивающая качественное обслуживание всей номенклатуры продуктов фирмы.

По классификации компьютерных бухгалтерских систем программа «1С: Бухгалтерия» относится к категории бухгалтерских конструкторов, а также комплексных бухгалтерских систем. Установка системы на компьютер производится при помощи специальной программы установки, включенной в комплект поставки.

«1С: Бухгалтерия» позволяет поддерживать разные системы учета и вести учет по нескольким предприятиям в одной информационной базе. Она может использоваться как наглядный инструмент бухгалтера, а также как средство полной автоматизации учета от ввода первичной документации до формирования отчетности.

Система «1С: Бухгалтерия» может использоваться для ведения практически любых разделов бухгалтерского учета:

• операций по кассе и банку;

• основных средств и нематериальных активов;

• материалов, товаров, услуг и производства продукции;

• взаиморасчетов с дебиторами, кредиторами, организациями и подотчетными лицами;

• расчетов по заработной плате;

• расчет с бюджетом;

• другие разделы учета.

Программа имеет гибкие возможности по организации учета разного вида:

• синтетический по многоуровневому плану счетов;

• по нескольким планам счетов;

• валютный учет и учет покрытия валют;

• многомерный аналитический (в том числе и по каждому измерению);

Ввод информации может быть организован с разной степенью автоматизации в виде режима ручного ввода, типовых операций и автоматического формирования операций по документам .

7.2. Начало работы в программе «1С: Бухгалтерия»

Программа «1С: Бухгалтерия» может работать в двух основных режимах:КонфигураториПользователь.

РежимКонфигураторпозволяет настраивать компоненты системы автоматизации и запоминать их в специальной базе данных.

РежимПользователь(«1С: Бухгалтерия») предназначен для непосредственного использования созданной настройки в работе в целях ввода, обработки, хранения и выдачи сводной информации о деятельности предприятия.

При запуске программы «1С: Бухгалтерия» на экране появляется окно, позволяющее выбрать вариант работы с программой и рабочую информационную базу. В комплект поставки входит демонстрационная база, на которой можно опробовать приемы работы. Имеется также одна пустая база, предназначенная для ведения учета вашего предприятия.

Для ведения учета по нескольким предприятиям в нескольких информационных базах следует создать копию папки с рабочей базой данных, после чего нажать в диалоге кнопку Добавить и в появившемся окне указать название новой базы и адрес копии информационной базы. В дальнейшем вы можете выбирать для работы базу, в которой ведется учет конкретной фирмы.

Выбрав вариант «1С: Предприятие» и требуемую информационную базу, нажмите кнопку ОК, чтобы начать работу. Загрузка системы может занять несколько минут в зависимости от выбранной конфигурации и мощности вашего компьютера. Если у вас на компьютере не установлен ключ защиты программы, то на экране появится соответствующее сообщение и программа не будет загружена. При правильной установке ключа после запуска программы на экране появится главное окно программы.

Оно похоже на окна других программ, работающих под управлением Windows. В верхней части расположены заголовок, меню и панели инструментов, а в нижней части окна находится строка состояния. Рабочая область в центре окна предназначена для отображения окон документов, с которыми вы будете работать.

Верхняя строка окна называется заголовком окна. В ней выдается название программы, а также имя активного окна, открытого в программе.

Под строкой заголовка окна расположено главное меню программы. Главное меню служит для выполнения команд, необходимых для работы с программой. Команды объединены в группы, названия групп и составляют строку главного меню программы. Выбор мышью какого-либо из пунктов главного меню открывает список команд, входящих в это меню.

При работе в одном из режимов в строке главного меню появляется пункт Действия. Выбор этого пункта открывает список всех действий, которые можно выполнить в текущем режиме работы.

Под строкой главного меню программы располагаются панели инструментов. Они служат для быстрого вызова часто используемых команд. Панели можно «прижать» к любой стороне главного окна программы или свободно разместить в любом месте экрана.

Нижняя строка окна носит название «Строка состояния» и используется для выдачи различной информации в процессе работы с программой.

Пространство между строкой меню и строкой состояния называется Рабочим столом.

Перед началом работы следует немного остановиться на основных понятиях, используемых в программе «1С: Бухгалтерия», а также просмотреть и настроить некоторые исходные данные.

Структура бухгалтерского учета в организации определяется гоШном счетов, на основе которого в дальнейшем будет вестись бухгалтерский учет. Вместе с типовой конфигурацией предлагается стандартный план счетов.

Обычно план счетов открывается в главном меню Операции командой План счетов и представляет собой таблицу, каждая строка которой определяет счет или субсчет бухгалтерского учета (рис. 2.2). Просмотреть его можно с помощью полосы прокрутки, расположенной в правой части окна.

В связи с принятой учетной политикой предприятия можно самостоятельно выбрать необходимые счета. В большинстве случаев используется имеющийся стандартный план. Для того чтобы убрать план счетов с экрана, следует нажать кнопку Закрыть окно, расположенную в его заголовке, или кнопку Закрыть, расположенную в нижней части окна.

Хозяйственная деятельность предприятия может быть описана данными следующих видов.

Константы— постоянные (условно-постоянные) величины. Константы хранят информацию, которая не изменяется или изменяется достаточно редко: название организации, ее почтовый адрес и т.д.

Справочники— списки однородных элементов данных. Используются для хранения нормативно-справочной информации.

Документы— служат для ввода информации о совершенных хозяйственных операциях.

Журналы— списки объектов данных типа «Документ». Они служат для работы с документами.

Перечисления— списки значений, задаваемые на этапе конфигурирования.

Отчеты— средство получения выходной информации. Источником данных для построения отчетов служат документы, справочники и регистры, также используется информация, хранящаяся в константах.

Обработка —используется для выполнения различных действий над информационной базой.

Регистры— средство накопления оперативной информации о наличии и движении средств.

Журналы расчетов— средство проведения периодических расчетов и хранения результатов расчета прошлых периодов. Каждый журнал связан с одним из справочников, который называется справочником объектов расчета. Каждая строка журнала — единичный акт расчета, который производится для определенного объекта по определенному алгоритму, имеет протяженность во времени и результат.

Виды расчетов— алгоритмы, по которым могут проводиться расчеты записей журналов расчета.

Группы расчетов— средство логического объединения видов расчета по тем или иным признакам.

Календари —средство построения графиков работы предприятия, внешних организаций или отдельных категорий работников.

Создание структуры данных производится в окнеКонфигурация — Метаданные.Окно вызывается на экран выбором пунктаКонфигурацияв менюОперацииглавного менюКонфигуратора.

Структура данных представлена в виде дерева и позволяет просматривать и редактировать характеристики всех типов данных.

7.3. Константы и справочники

Константы. Константы служат для хранения информации, которая либо совсем не меняется в процессе работы с системой, либо меняется достаточно редко (например, название организации, фамилии руководителя и главного бухгалтера). Список констант содержит все константы, определенные и используемые в программе.

Для каждой константы из списка определяются три параметра:

• код константы, позволяющий ссылаться на нее из других мест программы;

• наименование константы, являющееся комментарием к константе;

• значение константы фиксированного типа (строка, число,

Для констант с установленным признаком «Периодический» поддерживается история изменений значения константы. При работе со списком пользователь может отредактировать значение константы с автоматическим обновлением истории изменений, просмотреть истории изменений констант или перейти к описанию константы.

Параметры констант отображаются в следующем порядке: код, наименование, значение. Редактирование значения константы можно производить непосредственно в списке. •ооСправочники.Различная информация, используемая программой во время работы, хранится в справочниках. Некоторая информация, например ставки налога, уже введена и не требует исправления. Во многих справочниках информацию следует ввести при начале работы с программой.

Справочники служат для хранения условно-постоянной информации. Они позволяют пользователю вводить, хранить и получать информацию, структурируя ее в виде дерева. Справочник представляется списком древовидной структуры, в узлах которого хранится информация о различных объектах.

Принципы работы с любым списком в программе «1С: Бухгалтерия» одинаковы: нажав кнопку Новая запись , можно добавить новую запись в список, а нажав кнопку Редактировать можно изменить текущую запись. Для того чтобы сделать запись текущей, по ней следует щелкнуть мышью. Для просмотра текущей записи требуется нажать кнопку с изображением лупы. Нажав кнопку Копировать И, вы создадите еще одну запись, скопировав в нее информацию из текущей, а нажатием кнопки Пометить на удаление. вы пометите запись для удаления. Нажав кнопку с изображением вопроса, вы сможете прочитать небольшую справку о редактируемом списке. Все эти кнопки следует использовать при работе с любым справочником.

7.4. Документы и журналы

Журнал предназначен для хранения и работы с документами. Количество журналов, их внешний вид и виды хранящихся в них документов определяются вКонфигураторе.Кроме пользовательских в системе «1С: Предприятие» существуют два системных журнала.

Полный журнал позволяет работать со всеми документами любых видов, существующих в системе (в пределах назначенных пользователю прав доступа). Его внешний вид задается системой и не может быть изменен.

Журнал «Прочие» используется для работы с документами, для которых в процессе описания конфигурации не указан конкретный пользовательский журнал. Его внешний вид также задается системой и не может быть изменен.

Для вызова журнала выберите в менюЖурналысоответствующий вид или в менюОперацииглавного меню программы командуЖурналы,указав имя журнала в списке.

При этом некоторые документы создаются в программе, после чего распечатываются на принтере, а некоторые вводятся на основе имеющихся оригинальных документов.

Основным понятием для ведения бухгалтерского учета является операция, содержащая одну или несколько проводок. Операции создаются автоматически на основе документов или вводятся вручную. Также имеется возможность описать некоторые типовые операции, например ввод начальных остатков. Все введенные операции хранятся в журнале операций, на основе которого строится также журнал проводок.

Интервал видимости.Интервал видимости определяет, за какой период времени будет видны документы при просмотре журнала. Текущий интервал видимости выводится в заголовке окна журнала в скобках после названия журнала.

Интервал видимости устанавливается двумя способами: автоматически и вручную. При просмотре журнала будут видны только те документы, даты которых попадают в установленный интервал.

При настройке конфигурации производится настойка документов и создаются необходимые журналы для их хранения. Настройку конфигурации, как правило, производит системный программист или специалист фирмы «1С».

Пользователю доступны следующие действия:

• изменение вводимых данных документа;

• добавление, удаление и копирование строк в табличной части документа;

• переход к описанию документа;

• получение краткой справки по элементам формы документа.

Элементы формы документа позволяют пользователю управлять вводимыми данными, изменяя параметры обработки данных алгоритмом документа. Возможности управления данными полностью зависят от документа и для разных документов могут быть различны.

7.5. Работа с первичными документами

Практически вся информация в программу «1С: Бухгалтерия» поступает из первичных бухгалтерских документов. Когда вводится или создается документ, программа автоматически вводит соответствующие записи в книгу операций. После ввода данных в журнал документ можно сохранить для дальнейшего контроля. При необходимости пользователь может просмотреть движение регистров.

Для того чтобы открыть ранее введенный документ для просмотра и редактирования, следует выбрать его в журнале и нажать клавишу [Enter] или выполнить двойной щелчок мышью. По окончании просмотра и редактирования следует нажать кнопкуОК длясохранения сделанных изменений или кнопкуОтменадля отказа от сохранения .

Ввод документа.Для того чтобы ввести новый документ, выберите в менюДействияглавного меню программы командуВвестиили нажмите клавиши [Shift] + [F9]. (Далее из списка документов

выберите вид документа и нажмите кнопкуОК,заполните выданный на экран диалог ввода документа, для ввода документа в журнал нажмите кнопкуОК.

Выбор вида документа также можно производить из менюДокументы.

Копирование документа.При копировании документа выберите в журнале документ, который необходимо скопировать, выберите в менюДействияглавного меню программы командуКопировать.выданном на экран диалоге исправьте необходимые реквизиты документа и для ввода документа в журнал нажмите кнопкуОК.

Удаление документа.Для удаления документа выберите в журнале документ, который необходимо удалить, выберите в менюДействияглавного меню программы командуПометить на удаление,в выданном на экран запросе подтвердите пометку на удаление документа, нажав кнопкуОК.

Создание документа. Для создания документа используют команду меню Документы.

Печать документа. При нажатии на кнопку Печать будет открыто окно с подготовленным для печати документом. Для того чтобы распечатать его на принтере, следует нажать на панели инструментов кнопку |печатать|. При этом на экране появится окно выбора принтера и настройки печати, нажав в котором кнопку ОК, запустим процедуру печати.

Проведение документа. При нажатии в окне формы документа на кнопку ОК на экране появится диалог с вопросом, нужно ли провести данный документ. Нажмите кнопку Да, и информация о выданных из кассы деньгах будет добавлена в журнал операций. Можно открыть этот журнал и найти соответствующую запись.

Изменение документа. При необходимости можно изменить созданный документ, для этого следует найти его в соответствующем журнале документов.

Для ввода и хранения документов используются различные справочники, документы и журналы документов.

7.6. Работа с журналами операций и проводок

Данные о хозяйственных операциях предприятия в системе «1С: Бухгалтерия» хранятся в виде операций. Каждая операция содержит одну или несколько проводок, полностью отражающих хозяйственную операцию в бухгалтерском учете. Каждая из проводок, в свою очередь, может состоять из одной или нескольких корреспонденции.

Операция включает в себя не только проводки, но и некоторую общую часть, характеризующую ее в целом: содержание операции, общая сумма, дата, номер и некоторые другие реквизиты.

Для просмотра операций предусмотрено два вида журналов: журнал операций и журнал проводок.

Журнал операций позволяет просмотреть список всех операций, при этом каждая операция отображается одной строкой, содержащей наиболее важную информацию об операции.

Журнал проводок отображает список проводок, принадлежащих различным операциям в общей последовательности.

Главными документами, отражающими всю хозяйственную деятельность предприятия, являются журнал операций и создаваемый на его основе журнал проводок. В большинстве случаев операции в журнал заносятся автоматически при вводе соответствующих документов. Однако иногда возникает необходимость ручного ввода или исправления операций.

Проведение документа. Проведением документа называется действие, которое выполняет изменения других данных системы на основании информации документа. Запрос на необходимость проведения документа выдается на экран при нажатии кнопкиФормы документа,для которой определено проведение документов.

2.7. Регламентные работы и начисление зарплаты

Кроме ввода документов и ведения журнала операций технология работы с программой «1С: Бухгалтерия» подразумевает проведение некоторых периодических регламентных работ, например начисление заработной платы, начисление амортизации, определение незавершенного производства, переоценка валютыинекоторые другие операции. Все они объединяются в журнале, который можно открыть, выбрав командуЖурналы/Регламентные документы.Любой из регламентных документов можно создать командойДокументы/Регламентные.

Удаление объектов. Вразличных журналах и справочниках документы не удаляются, а только помечаются на удаление. Для удаления всех помеченных документов следует закрыть все открытые окна справочников, документов и журналов и выбрать командуОперации/Удаление помеченныхобъектов.

Архивирование данных.Рекомендуется периодически сохранять информационные базы в архиве, чтобы при возможном сбое компьютера не потерять важную информацию. Для сохранения и восстановления информации следует при запуске программы в первом появляющемся диалоге выбрать режимКонфигуратор.В режимеКонфигураторв меню будут расположены совсем другие команды, чем при работе в обычном режиме. Выберите команду менюАдминистрирование/ Сохранить данные,и на экране появится диалог выбора файлов для сохранения.

Восстановление из архива.Для восстановления информации из архива следует в режимеКонфигураторвыбрать команду менюАдминистрирование/Восстановить данные.В появившемся окне следует указать файл архива и нажать кнопкуВосстановить.На экране появится диалог, в котором вам будет предложено подтвердить восстановление. Нажмите кнопкуДадля подтверждения, а после восстановления нажмите кнопкуЗавершить.

Обратите особое внимание, что при восстановлении информации из старого архива все документы и операции, выполненные после создания этого архива, будут утеряны и восстановлению не подлежат.

Похожие документы: