Электронный счет-фактура

Электронный счет-фактура. Инструкция по применению

Счет-фактура – документ, дающий право покупателю принять НДС к вычету. Правила оформления и порядок работы с ним закреплены в Налоговом кодексе РФ (далее — Кодекс). Согласно п. 1 ст. 169 части второй Кодекса счет-фактуру можно составить и выставить в электронном виде.

Оригинал счета-фактуры в электронной форме. согласно требованиям действующего законодательства России, подписанный квалифицированной электронной подписью, признается юридически значимым документом.

Составление электронного счета-фактуры

Составление счетов-фактур в электронном виде осуществляется по взаимному согласию сторон сделки при наличии у них совместимых технических средств. Утвержденный Приказом ФНС от 05.03.2012 N ММВ-7-6/[email protected] xml-формат является обязательным.

Счет-фактуру (далее – счет-ф, фактура) вправе подписывать руководитель компании или иное уполномоченное на это лицо исключительно квалифицированной электронной подписью .

Создание в Synerdocs:

Обмен электронными счетами-фактурами

Порядок обмена регламентирован законодательством и утвержден Приказом Минфина России от 25.04.2011 N 50н (далее — Порядок).

Обмен счетами-фактурами возможен только через доверенного оператора ФНС России, другими словами, оператора ЭДО на основании п. 1.3 Порядка .

Оператор ЭДО – организация, оказывающая услуги по обмену электронными документами между компаниями.

Перечень операторов, включенных в Сеть доверия ФНС РФ, размещен на официальном сайте службы. Порядок присоединения к Сети определен Приказом ФНС РФ от 20.04.2012 N ММВ-7-6/[email protected] .

Даты выставления и получения

Согласно п. 1.10 Порядка датой выставления электронного счета-ф считается дата поступления файла фактуры от продавца к оператору, указанная в служебном документе оператора.

В соответствии с п. 1.11 Порядка датой получения признается дата направления покупателю файла счета-ф, также указанная в специальном служебном документе оператора ЭДО.

Оператор фиксирует все даты в обязательном порядке. При возникновении разногласий между контрагентами оператор может выступить третьей независимой стороной и всегда подтвердить факт и время передачи документа.

Просмотр даты выставления фактуры в Synerdocs:

Просмотр даты отправки через функциональность «Цепочка документооборота»:

Исправление электронных счетов-фактур

Исправить счет-ф можно с помощью корректировок и исправлений

Корректировочный счет-ф является дополнением к ранее выставленному документу. В нем указывают номер и дату корректируемого счета-фактуры, а также все числовые показатели и новые данные. Выставление корректировки происходит в случае, если изменились стоимость, цена или количество отгруженных товаров (выполненных работ, оказанных услуг) в соответствии с абз. 3 п. 3 ст. 168 Кодекса.

Исправленный счет-фактура оформляется в ситуациях, когда обнаружена техническая ошибка, в результате которой произошло искажение суммы, а также при допущении неточностей в адресе, наименовании сторон и любой другой опечатке. Исправленный счет-ф полностью заменяет документ с ошибками.

Нумерация электронных счетов-фактур

Существующие правила нумерации бумажных счетов-ф распространяются и на электронные документы. Нумеровать фактуры в том числе корректировочные следует в хронологическом порядке на основании пп. а п. 1 раздела 2 приложения 2 Постановления Правительства от 26.12.2011 N 1137. Например, после выставлении счат-ф под номером 1, компания отправила другим контрагентам счета-фактуры под номерами 2,3,4, выставляя корректировку к счету-фактуре под номером 1, документу следует присвоить номер 5.

Вместе с этим Постановление 1137 не оговаривает случаи прерывания нумерации. На практике компании начинают нумерацию ежеквартально, ежемесячно и даже ежедневно. Если долго не прерывать нумерацию, то спустя некоторое время числа станут большими и работа с такими документами усложнится. Несмотря на это, специалисты Минфина в письме от 11.10.2013 N 03-07-09/42466 поясняют, что ежедневная нумерация счетов-фактур законодательством РФ не предусмотрена.

Напоминаем, согласно п. 2 ст. 169 Налогового кодекса номер счета-ф не может повлечь отказ в вычете НДС.

Учет электронных счетов-фактур

Учет электронных фактур не имеет отличий от правил работы с бумагой. Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 утверждены формы журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур (далее — журнал), а также книг покупок и продаж.

В соответствии с Приложением 3 Постановления 1137 журнал счетов-ф необходимо вести за каждый налоговый период.

Возможность ведения книг покупок и продаж в электронном виде, а также правила к их оформлению закреплены в Приложениях 4 и 5 Постановления 1137. Руководитель организации подписывает данные документы ЭП при передаче их в контролирующие органы.

Хранение электронных счетов-фактур

Счет-фактура подлежит обязательному хранению в течение четырех лет на основании ст. 368 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 .

Организовать хранение можно двумя способами. Первый – локально. В этом случае файлы с документами хранятся на локальных дисках/серверах любых других подходящих носителях информации компании. Второй вариант – хранение в облаке – все вопросы по хранению берет на себя организация, специализирующаяся на создании архива электронных документов. В этом случае документы хранятся на серверах компании, с которой будет заключен договор на оказание соответствующих услуг. Все нюансы хранения закрепляются в договоре.

Услуги электронного архивирования также предлагают операторы ЭДО.

Представление электронных счетов-фактур в госорганы

На основании п. 2 ст. 93 Кодекса электронные счета-фактуры можно представить в налоговые органы.

Налоговой службой РФ регламентирован порядок истребования документов в электронном виде и порядок их представления, утвержденные Приказом ФНС РФ от 17.02.2011 N ММВ-7-2/[email protected] Данный порядок существует наравне с порядком истребования бумажных документов. В случае представления юридически значимого электронного документа, наличие бумажной копии не требуется.

Данный механизм представления счетов-ф в государственные органы происходит через специализированных операторов связи обязательно в утвержденных законодательством форматах. Несоблюдение требований влечет за собой обязанность представлять соответствующие документы на бумаге в виде заверенных копий с отметкой о подписании квалифицированной электронной подписью(Письмо Минфина России от 07.07.2011 № 03?03?06/1/409; Письмо Минфина России от 26.08.2011 № 03?03?06/1/521 ).

Согласно Приказу ФНС от 12.09.2012 N ММВ-7-6/[email protected] специализированный оператор связи – организация, оказывающая услуги по обмену информацией посредством сети интернет в рамках электронного взаимодействия налоговых органов и налогоплательщиков.

Карина Кассис. аналитик Synerdocs