Электронная библиотека сметчика, график документооборота в бухгалтерии образец.

«Строительство: налогообложение, бухучет», N 2, 2004

ГРАФИК ДОКУМЕНТООБОРОТА В ПОДРЯДНОЙ СТРОИТЕЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ: ПРАКТИЧЕСКИЙ ПОДХОД

Обязательность составления графика документооборота предусмотрена п.3 ст.6 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 30.06.2003). К сожалению, в реальной жизни главный бухгалтер не всегда может его предъявить. Причины этого явления различны, а последствия выражаются не столько в нарушении законодательства и возможности наказания, сколько в нежелании или неумении его разработать.

Наличие или отсутствие схемы документооборота является свидетельством компетентности главного бухгалтера, качества системы учета и внутреннего контроля и, как следствие, успешной работы строительной фирмы.

Составление графика документооборота полезно начинать с изучения нормативных документов. Согласно Положению о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденному Минфином СССР 29.07.1983 N 105, под документооборотом понимается создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка и передача в архив первичных документов. Движение же первичных документов (поступление от сторонних организаций и лиц, обработка, принятие к учету, сдача в архив) в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота. Такой порядок подтвержден и ст.6 Закона о бухгалтерском учете.

Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации», являясь документом второго уровня системы нормативного регулирования отечественного учета, предусматривает обязательное утверждение графика документооборота в приказе по учетной политике организации (п.5 ПБУ 1/98, утв. Приказом Минфина России от 09.12.1998 N 60н).

Важно помнить, что график документооборота должен соответствовать разработанным на предприятии должностным инструкциям (если они разработаны). Заметим, что эти внутренние документы взаимодополняют друг друга и также влияют на качество составления и сроки представления бухгалтерской отчетности.

Различают два вида графиков документооборота, каждый из которых используется для определенных целей:

в виде перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых структурными подразделениями организаций, с указанием сроков и ответственных исполнителей (статический);

в виде схемы (динамический).

Статические графики документооборота представляют собой порядок оборота каждого вида документа в коммерческой организации, начиная от его получения или создания, регистрации, утверждения, передачи, текущего хранения, постоянного хранения и заканчивая его уничтожением или сдачей в архив. В разных организациях эти графики отличаются друг от друга только составом документов, специфических для каждой коммерческой фирмы. Однако статические графики документооборота позволяют определять общую совокупность документов, используемых в организации. Статические графики документооборота могут составляться отдельно по каждому разделу и участку бухгалтерского учета.

В статическом графике документооборота можно выделить семь основных этапов обращения каждого документа:

1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции согласно требованиям, предъявляемым к его оформлению;

2) передача документа из соответствующего отдела в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;

3) проверка бухгалтером принятых документов по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов);

4) проверка принятых документов бухгалтером по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей);

5) арифметическая проверка первичного документа;

6) обработка документа в бухгалтерии осуществляется в три этапа:

таксировка (расценка) предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;

группировка подбор документов, однородных по экономическому содержанию (приход и расход товарно-материальных ценностей);

котировка — указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

7) сдача и оформление документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете приведен пример статического графика документооборота. График включает четыре раздела: создание документа, проверка документа, обработка документа, передача документа в архив. Каждый раздел содержит специфические рубрики: в первом указываются количество экземпляров, ответственный за выписку, ответственный за оформление, ответственный за исполнение, срок исполнения; во втором ответственный за проверку, кто представляет, порядок представления, срок представления; в третьем исполнитель и срок исполнения; в четвертом исполнитель и срок передачи.

Наиболее оптимальный, по мнению авторов, статистический график документооборота для подрядной строительной организации приведен в приложении.

Динамические графики документооборота представляют собой организационную структуру конкретной организации с наложенной на нее схемой обмена документами. Составление динамических графиков документооборота требует скрупулезного изучения движения документов от исполнителя к исполнителю и фиксации этого движения. Динамический график документооборота отличается от статического тем, что документы, формируемые специалистом одного подразделения и не использующиеся специалистами другого подразделения, в нем не указываются. Например, инвентарная карточка учета основных средств типовой унифицированной формы ОС-6 будет присутствовать в статическом графике документооборота, но не будет указана в динамическом графике.

Сущность динамического графика документооборота представлена в виде образца приказа условной подрядной строительной организации. В ее руководство входят:

генеральный директор, осуществляющий общее управление строительной фирмой;

заместитель генерального директора, ответственный непосредственно за организацию строительного процесса;

исполнительный директор, занимающийся организационной работой в подрядной строительной организации (кадры, снабжение и т.п.);

главный бухгалтер, ведущий бухгалтерский учет;

прорабы строительных участков, осуществляющие помимо основных обязанностей по руководству рабочими, учет материально-производственных запасов, поступающих на строительные объекты.

Образец приказа

Приказ N 05 от 31 декабря 2003 г.

Для нормальной работы фирмы и правильной организации документооборота всем ответственным лицам сдавать отчеты по своей деятельности согласно утвержденному графику.

1. Заместитель генерального директора:

до 5-го числа каждого месяца представляет для утверждения генеральным директором подрядные договоры с заказчиками и генподрядчиками, а также с субподрядчиками;

до 5-го числа каждого месяца сдает главному бухгалтеру подписанные Акты о приемке выполненных работ формы N КС-2 и Справки о стоимости выполненных работ и затрат формы N КС-3;

до 10-го числа каждого месяца сдает главному бухгалтеру утвержденные подрядные договора;

2. Исполнительный директор:

ежедневно сдает генеральному директору на визирование полученные счета по приобретению материально-производственных ресурсов; еженедельно сдает генеральному директору отчет о работе фирмы;

до 5-го числа каждого месяца представляет для утверждения генеральным директором договоры и контракты с поставщиками строительных материалов и оборудования, трудовые договоры с новыми сотрудниками, договоры о материальной ответственности и другие документы;

до 10-го числа каждого месяца сдает главному бухгалтеру документы на сотрудников, принятых на работу в течение последнего месяца.

3. Главный бухгалтер:

до 5-го числа каждого месяца сдает генеральному директору отчет об уплаченных налогах;

до 5-го числа каждого месяца сдает генеральному директору отчет о налоговых платежах, необходимых к уплате в следующем отчетном периоде;

до 5-го числа каждого месяца сдает генеральному директору отчет о выданных подотчетных суммах;

до 10-го числа каждого месяца сдает генеральному директору отчет о движении денежных средств в кассе фирмы;

до 10-го числа каждого месяца сдает генеральному директору отчет о движении денежных средств на расчетном счете.

ежедневно сдает исполнительному директору заявки на приобретение необходимых строительных материалов, инструментов, хозяйственного инвентаря;

еженедельно сдает генеральному директору отчет о результатах строительного процесса;

до 5-го числа каждого месяца сдает главному бухгалтеру табель рабочего времени;

до 5-го числа каждого месяца сдает в производственно-технический отдел форму N М-29, а в бухгалтерию — материальный отчет.

Исполнители (прорабы, мастера, табельщики, работники бухгалтерии, снабжения, кладовщики, подотчетные лица и др.), получив выписку из графика документооборота, создают и представляют документы, относящиеся к сфере их обязанностей. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.

Наличие графика документооборота не только способствует взаимодействию информационных систем строительной организации, но и является одним из доказательств наличия (отсутствия) системы внутреннего контроля. Кроме того, график рационального документооборота способствует оптимизации числа подразделений и числа исполнителей, влияющих на качество учетно-аналитической информации, и, как показывает практика, улучшает всю учетную и контрольную функции системы управления строительным бизнесом.

Статический график документооборота первичных учетных документов в подрядной строительной организации

Т.Ф.Пупшис
К. э. н. проф.
Международный университет
Северо-Западный филиал
г. Санкт-Петербург

Е.Б.Кузнецова
ООО «ВИРУ РИНГ»