Учет рабочего времени в 1с бухгалтерия, учет рабочего времени в 1с бухгалтерия.

В укреплении трудовой дисциплины и повышении производительности труда важную роль играет контроль своевременного выхода на работу, учет отработанного времени и времени оставления работы. Учет фактического использования рабочего времени работниками на всех предприятиях, в организациях, учреждениях (далее — предприятие) независимо от форм собственности и видов деятельности ведется в табеле учета использования рабочего времени (далее — Табель). Следовательно, с помощью Табеля работодатель ведет учет фактически отработанных дней/часов. В нем отображают рабочие и выходные дни, дни временной нетрудоспособности, а также дни ежегодного отпуска. Данные относительно отработанных часов из Табеля используют при расчете заработной платы за конкретный период и для контроля за соблюдением работниками установленного режима труда на предприятии. В предлагаемой статье читатели ознакомятся с практическими вопросами относительно учета рабочего времени, а также ведения и порядка заполнения Табеля.

Рабочее время и особенности его учета

В соответствии с частью второй статьи 45 Конституции Украины работникам гарантируется законодательное регулирование продолжительности рабочего времени, т. е. установление максимальной продолжительности рабочего времени, минимальной продолжительности отдыха и оплачиваемого ежегодного отпуска, а также выходные и праздничные дни.

Рабочее время — это время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка и условий трудового договора должен исполнять трудовые обязанности. В соответствии с трудовым законодательством в рабочее время могут включаться другие периоды времени (КЗоТ не содержит определения рабочего времени. Это понятие установлено в части 1 ст. 130 проекта Трудового кодекса Украины).

Согласно части первой статьи 50 КЗоТ нормальная продолжительность рабочего времени работников не может превышать 40 ч. в неделю.

В отдельных случаях, связанных в первую очередь с вредными и тяжелыми условиями труда, со специфической окружающей средой, работодатель обязан устанавливать предусмотренную законодательством сокращенную продолжительность рабочего времени (например, 36 ч. в неделю, ст. 51 КЗоТ).

Перечень производств, цехов, профессий и должностей с вредными условиями труда, работа в которых дает право на сокращенную продолжительность рабочей недели, утвержден постановлением Кабинета Министров Украины от 21 февраля 2001 года № 163. а порядок его применения — приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 23 марта 2001 года № 122.

Кроме того, законодательством устанавливается сокращенная продолжительность рабочего времени для отдельных категорий работников (учителей, врачей и прочих) (часть третья ст. 51 КЗоТ). Это обусловлено тем, что результаты труда этих категорий работников не имеют реализации в физическом измерении.

Иногда в бюджетных учреждениях учет количества и качества потраченного труда осуществляется установлением объема работ, который нужно выполнить в определенный отрезок времени. То есть на этих предприятиях есть работники, которые занимаются ремонтными работами или же такими, объем которых можно измерять и оплата труда которых зависит от объема выполненных работ. Это, в частности, слесари по ремонту автомобилей, работники молочных кухонь, зубопротезных отделений и т. д. Для этих категорий работников основным документом для начисления заработной платы является наряд на сдельную работу. Его выписывают на работника или на бригаду на одну смену или на более длительный период в зависимости от характера работы.

При 5-дневной рабочей неделе продолжительность ежедневной работы (смены) определяется правилами внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР) или графиком сменности, который утверждает работодатель по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации (профсоюзным представителем) (далее — профсоюз) с соблюдением установленной продолжительности рабочей недели (ст. 50 и 51 КЗоТ).

Если ПВТР или графиком сменности установлена продолжительность ежедневной работы 8 ч. от работника можно требовать исполнения трудовых обязанностей более длительное время только в порядке, установленном для привлечения к сверхурочным работам.

Следует учитывать, что на тех предприятиях, где по характеру производства и условиям работы введение 5-дневной рабочей недели является нецелесообразным, устанавливается 6-дневная рабочая неделя с одним выходным днем. При 6-дневной рабочей неделе продолжительность ежедневной работы не может превышать 7 ч. при недельной норме 40 ч. 6 ч. — при недельной норме 36 ч. и 4 ч. — при недельной норме 24 ч.

Нормами статей. 50, 51 и 61 КЗоТ определены следующие виды учета рабочего времени :

  • поденный учет рабочего времени. когда установленная законом норма рабочего дня является обязательной для каждого дня работы.

То есть поденный учет применяется, если работник имеет одинаковую продолжительность суточной работы.

При поденном учете работа сверх установленной продолжительности рабочего дня не может компенсироваться за счет других рабочих дней.

Поденный учет рабочего времени может быть организован:

  • по карточной системе;
  • по жетонной системе;
  • по пропускной системе;
  • по комбинированным системам учета.

Кроме того, учет прихода на работу работника и времени, когда он уходит с работы, ведется на предприятии в целом или в структурных подразделениях отдельно;

  • понедельный учет используется, если продолжительность ежедневной работы неодинакова, но за неделю работник реализует установленную норму рабочего времени — 24 или 36 ч. но не более 40 ч.;

Обратить внимание. Поденный и понедельный учеты рабочего времени применяются, когда четко соблюдается установленная ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени (общий режим учета рабочего времени).

  • суммированный учет применяется на непрерывно действующих предприятиях, а также в отдельных производствах, цехах, участках, отделениях и на некоторых видах работ, где по условиям производства не может соблюдаться установленная для определенной категории работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени (ст. 61 КЗоТ).

Расчет суммированного фонда рабочего времени за месяц, в отношении каждого работника, допускается по согласованию с профсоюзом. При этом фонд рабочего времени не может превышать нормальную его продолжительность (п. 1 Примечания к типовой форме № П-5. утвержденной Приказом № 489 ).

При суммированном учете рабочего времени работа работников регулируется графиком работы (сменности), которую разрабатывает работодатель и согласовывает с профсоюзом, а если он не создан — можно предусмотреть в коллективном договоре. Графики работы (сменности) разрабатываются так, чтобы продолжительность рабочего времени за учетный период не превышала нормальное количество рабочих часов, предусмотренное в статьях 50 и 51 КЗоТ.

Учитывая производственные потребности, работодатель по согласованию с профсоюзом или в коллективном договоре может устанавливать с учетом характера и условий труда продолжительность работы в течение дня по суммированному учету рабочего времени до 12 ч. рабочего времени в смену. Не рекомендуется устанавливать продленную продолжительность рабочего дня на работах с вредными и тяжелыми условиями труда (п. 4 Методических рекомендаций № 138 ).

Учетный период устанавливается в коллективном договоре предприятия и охватывает рабочее время и часы работы в выходные и праздничные дни, часы отдыха. Ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, установленная графиком, может колебаться в течение учетного периода, но общая сумма часов работы за учетный период должна равняться норме рабочего времени в учетном периоде.

Учетным периодом при суммированном учете рабочего времени обычно является месяц. В отдельных случаях применяются другие учетные периоды — декада (10 календарных дней месяца), квартал, полугодие, год и т. д.

Например, в сельском хозяйстве (в полеводстве) может применяться расчетный годовой период (от начала весенне-полевых до окончания осенне-полевых работ). Для отдельных категорий работников морского, речного и железнодорожного транспорта учетным периодом может быть тур (время с момента явки на работу для поездки до момента явки на работу для следующей поездки).

Время, отработанное сверх нормальной продолжительности рабочего времени, определяется как разница между фактически отработанным временем работы согласно Табелю и норме продолжительности рабочего времени за учетный период. Количество дополнительных свободных от работы дней определяется делением времени, отработанного сверх нормы продолжительности рабочего времени, на нормальную продолжительность рабочего дня (п. 8 Методических рекомендаций № 138).

При суммированном учете рабочего времени время, отработанное сверх нормы продолжительности рабочего времени за учетный период, считается сверхурочным и оплачивается согласно статье 106 КЗоТ.

Оплата за все часы сверхурочной работы осуществляется в конце учетного периода.

Работа сверх нормы рабочего времени, предусмотренного графиком в отдельные дни, недели, месяцы учетного периода, при сохранении нормы рабочего времени за учетный период, не является сверхурочной работой. Переработка нормы рабочего времени, которая возникает в отдельные дни при суммированном учете, может компенсироваться дополнительными днями отдыха или соответствующим уменьшением продолжительности работы в другие дни учетного периода.

При суммированном учете рабочего времени работа в праздничные и нерабочие дни (ст. 73 КЗоТ) по графику включается в норму рабочего времени за учетный период, установленную на предприятии. Часы работы, превышающие эту норму, считаются сверхурочными и оплачиваются в двойном размере. Поэтому во время подсчета сверхурочных часов в случае суммированного учета рабочего времени работа в праздничные и нерабочие дни, проведенная сверх установленной на предприятии нормы рабочего времени, за учетный период не учитывается, поскольку она уже оплачена в двойном размере.

Суммированный учет рабочего времени каждого работника осуществляется по Табелю и утвержденному графику работы (сменности) за учетный период. Учет рабочего времени в отношении каждого работника должен осуществляться нарастающим итогом с начала установленного учетного периода. Норма рабочего времени за учетный период определяется по календарю из расчета 6-дневной рабочей недели, 7-часового рабочего дня (или соответствующего сокращенного рабочего дня) с учетом сокращенного рабочего времени накануне выходных дней — до 5 ч. и накануне праздничных и нерабочих дней — на 1 ч.

В порядке, установленном в коллективном договоре, норма рабочего времени за учетный период может определяться по графику 5-дневной рабочей недели. Учитывая, что при 5-дневной рабочей неделе в КЗоТ не предусмотрено установление конкретной продолжительности ежедневной работы, норма рабочего времени за учетный период определяется умножением времени продолжительности рабочего дня на количество рабочих дней по календарю 5-дневной рабочей недели, что приходятся на этот период, с равной продолжительностью каждого рабочего дня, с учетом ее сокращения накануне праздничных и нерабочих дней и выходных дней в субботу и воскресенье.

Общее количество сверхурочных часов за учетный период определяется как разница между фактически отработанным временем и нормой часов за этот период. При подсчете нормального количества рабочих часов учетного периода исключаются дни, которые по графику или распорядку работы приходятся на время, в течение которого работник в соответствии с законодательством был освобожден от исполнения трудовых обязанностей (из-за отпуска, исполнения государственных или общественных обязанностей, временной нетрудоспособности и т. д.).

Таким образом, суммированный учет рабочего времени каждого работника осуществляется по Табелю и утвержденному графику работы (сменности) за учетный период. Эти два расчета нужны с целью выявления сверхурочных часов и часов, отработанных работниками в выходные дни или дополнительные по графику дни отдыха во время временного отсутствия работников в других сменах, для правильного начисления им заработной платы.

При этом может возникнуть следующая ситуация. Работник, которому установлен суммированный учет рабочего времени, увольняется до окончания учетного периода. Как определить для этого работника предельную продолжительность рабочего времени и соответственно норму рабочего времени? Считать ли, что учетный период прекратился с момента увольнения работника? Как определять при таких условиях количество часов сверхурочной работы?

Учетный период — это отрезок времени, определенный трудовым договором, коллективным договором, соглашением или локальными актами работодателя, в течение которого работник должен отработать установленную ему норму рабочего времени в соответствии с графиком сменности.

Стоит помнить, что при увольнении работника прекращаются взаимные обязательства сторон трудового договора.

Кроме того, в последний день работы или день увольнения работодатель должен провести с работником окончательный расчет. О начисленных суммах, причитающихся работнику при увольнении, собственник или уполномоченный им орган должен в письменном виде уведомить работника перед выплатой указанных сумм (ст. 116 КЗоТ).

То есть с окончанием действия трудового договора прекращаются все его условия, которые касаются продолжительности учетного периода, в частности установления суммированного учета. Таким образом, при увольнении работника учетный период прекращается для него в последний день его работы. При определении предельной продолжительности рабочего времени этого работника нет необходимости учитывать промежуток времени с момента увольнения до момента окончания учетного периода. В этом случае норма рабочего времени будет исчисляться на период времени с момента начала учетного периода и до момента увольнения. Если общее количество часов, отработанных работником с начала учетного периода до момента увольнения, превысит нормальную продолжительность рабочего времени в отмеченном периоде, то работа сверх нормального количества рабочих часов будет признаваться сверхурочной и оплачиваться в повышенном размере в соответствии с законодательством.

Суммированный учет рабочего времени применяется при:

  • использовании гибкого режима рабочего времени (далее — ГРРВ), т. е. разделении рабочего дня на части, что предусмотрено статьей 60 КЗоТ.

В соответствии с пунктом 3.2 Методических рекомендаций относительно установления гибкого режима рабочего времени, утвержденных приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 4 октября 2006 года № 359. при суммированном учете рабочего времени работник должен отработать установленное в соответствии с законодательством количество рабочих часов в учетном периоде, который принят для суммированного учета рабочего времени (неделя, месяц, квартал, год и т. д.). В этом случае в течение установленного учетного периода работник должен недоработанные в течение недели (месяца) часы работы отработать в другое время, а когда работник за неделю (месяц) отработал сверх нормальной продолжительности рабочего времени, ему должны предоставить соответствующее время отдыха.

При этом продолжительность работы в отдельные дни может быть как меньше, так и больше по сравнению с продолжительностью рабочего дня, установленной ПВТР предприятия.

В условиях ГРРВ продолжительность рабочего времени (смены) не может превышать 12 ч. в сутки.

Обратить внимание. Обязательным условием применения ГРРВ на предприятии является обеспечение учета отработанного рабочего времени.

Перевод на ГРРВ отдельных категорий работников, групп работников или целых подразделений оформляется приказом руководителя предприятия с указанием конкретных параметров режима и сроков его действия;

  • организации работ вахтовым методом. что регламентируется Положением № 794 и статьей 61 КЗоТ.

Следовательно, учет рабочего времени — это фиксация сведений о явке работников на работу и выполнение ими установленной продолжительности рабочего времени.

Для учета рабочего времени работников предприятий применяется Табель, который является основным источником информации по этому вопросу.

Форма табеля и его ведение

Согласно абзацу первому части 8 статьи 19 Хозяйственного кодекса Украины все субъекты хозяйствования, обособленные подразделения юридических лиц, выделенные на отдельный баланс, обязаны вести первичный (оперативный) учет результатов работы, составлять и подавать в соответствии с требованиями закона статистическую информацию.

В соответствии с пунктом 1.6 Инструкции № 286 формы государственных статистических наблюдений на предприятиях заполняют на основе типовых форм первичной учетной документации.

К первичной учетной документации для определения количественного состава работников относится в первую очередь Табель.

Например, основанием для составления отчета по форме № 1-ПВ (квартальная), утвержденного приказом Государственной службы статистики Украины от 7 августа 2013 года № 239, являются первичные учетные документы, в частности, Табель (п. 1.4 Инструкции по заполнению формы государственного статистического наблюдения № 1-ПВ (квартальная) «Отчет по труду» от 26 октября 2009 года № 404).

Ответственность за организацию подбора, расстановки, повышения квалификации (переподготовки) и учета кадров на предприятии возложена на работодателя, который осуществляет руководство предприятием (абзац четвертый Межотраслевых нормативов № 341).

Одной из основных задач работников, занятых отбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров, является ведение учета личного состава предприятия (абзац третий Межотраслевых нормативов № 341 ).

Кроме того, ведение табельного учета рабочего времени является обязательным, потому что в соответствии с абзацем четвертым подпункта 8.1 пункта 8 Методических рекомендаций относительно осуществления инспекции органами Государственной финансовой инспекции Украины от 14 декабря 2011 года № 90 ревизоры государственной финансовой инспекции, осуществляя ревизию операций по оплате труда, проверяют правильность оформления первичных документов, в частности Табелей.

Ведение на предприятиях Табеля по типовой форме № П-5, которая применяется с 1 января 2009 года, регламентируется Приказом № 489.

Табель используется для учета использования рабочего времени всех категорий работников, для контроля за соблюдением установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени и других показателей, необходимых для составления форм государственных статистических наблюдений по труду.

При этом типовая форма № П-5 Табеля предоставляется как рекомендованная для применения и используется в качестве формализованного набора показателей в составе первичного учета предприятия относительно использования рабочего времени, необходимого для заполнения форм государственных статистических наблюдений по труду. На практике Табель используется также для других целей, поэтому предприятие, при необходимости, имеет право применять и другую форму Табеля, но при этом обязательным для респондентов является наличие первичного учета показателей относительно использования рабочего времени, явок и неявок работников, которые определены формами государственных статистических наблюдений по труду (письмо Государственной службы статистики Украины от 12 января 2012 года № 9/4-10/9; далее — Письмо № 9/4-10/9).

Обратить внимание. Типовая форма № П-5 Табеля носит рекомендательный характер и состоит из минимального количества показателей, необходимых для заполнения форм государственных статистических наблюдений. При необходимости, форму можно дополнить другими показателями, необходимыми для учета на предприятии (п. 2 Примечания к типовой формой № П-5, утвержденной Приказом № 489).

В Табеле делают отметки о фактически отработанном времени, отработанных за месяц часах, в частности, вечерних, ночных часах работы и т. д. а также другие отклонения от нормальных условий работы.

Таким образом, вести Табель необходимо для:

  • учета количества отработанного рабочего времени работниками, в частности и для расчета заработной платы работникам, оплата труда которых зависит от отработанного времени;
  • контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени;
  • получения данных об отработанном времени для расчета выплат работникам. (Так, для расчета оплаты дней нетрудоспособности из-за болезни, отпуска по беременности и родам, отпусков, дней командировок и других выплат, расчет которых осуществляют в соответствии с Порядком исчисления средней заработной платы (дохода, денежного обеспечения) для расчета выплат по общеобязательному государственному социальному страхованию, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украиныот 26 сентября 2001 года № 1266 и Порядком исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 8 февраля 1995 года № 100. очень нужны данные об отработанном в расчетном периоде времени);
  • составления статистической отчетности по труду.

Учитывая вышеуказанное, ведение Табеля для предприятий с небольшой численностью также является обязательным (письмо Министерства труда и социальной политики Украины «О разъяснении некоторых вопросов законодательства» от 13 мая 2010 года № 140/13/116-10 ).

Обратить внимание. Если работники выполняют работы на основании гражданско-правового договора, тогда Табель не ведут (письмо Министерства труда и социальной политики Украины от 23 апреля 2010 года № 115/13/133-10). Разъясним это положение. По гражданско-правовому договору оплачивается не процесс труда, а его результат. Его определяют, как правило, по окончании работы и оформляют актами приема-сдачи выполненных работ (оказанных услуг), на основании которых осуществляется их оплата и т. д. Порядок заключения гражданско-правовых договоров регулируется главой 61 (договор подряда) и главой 63 (договор об оказании услуг) Гражданского кодекса Украины.

Согласно статье 336 Перечня № 578/5 указанный Табель принадлежит к первичной учетной документации и должен храниться на предприятии один год.

При этом сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 2013 году, начинается с 1 января 2014 года (п. 2.10 Перечня № 578/5).

Заметим, что на законодательном уровне не разработаны методические рекомендации относительно заполнения Табеля, т. е. не определена сама процедура и конкретный ответственный за ведение табельного учета. Однако в Национальном классификаторе УкраиныГК 003:2010 «Классификатор профессий» есть профессиональное название работы «Табельщик» (код КП 4190), которая принадлежит к профессиональной группе «Технические служащие» Раздела 1 «Профессии руководителей, профессионалов, специалистов и технических служащих» Выпуска 1 «Профессии работников, являющиеся общими для всех видов экономической деятельности» Справочника квалификационных характеристик профессий работников, утвержденного приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 29 декабря 2004 года № 336.

Как правило, на предприятиях с большим количеством работников штатным расписанием предусмотрена должность табельщика, которая функционально входит в кадровую службу.

Если в штатном расписании нет такой должности, есть смысл издать отдельный приказ по предприятию «О ведении табельного учета» (это может быть и другой локально-нормативный акт, в котором предприятие самостоятельно определит порядок ведения и оформления Табеля, например Положение об учете использования рабочего времени), в котором можно урегулировать все вопросы, связанные с табельным учетом, а именно:

  • утвердить форму Табеля (либо рекомендованную Приказом № 489, либо собственную (на основе типовой формы № П-5, но дополненную другими показателями, которые будут учитывать специфику деятельности конкретного предприятия. При этом должны сохраняться все предусмотренные утвержденной формой показатели), что будет удобнее как для табельщика, так и для бухгалтера по заработной плате);
  • установить метод регистрации учета явок.

На практике используют два способа учета явок на работу и использования рабочего времени в Табеле:

  • метод сплошной регистрации явок и неявок. При заполнении Табеля чаще всего используют именно этот метод. Отметки в Табеле о фактически отработанном времени, служебных командировках, временной утрате трудоспособности, отпусках, нерабочих днях, и т. д. осуществляются условными обозначениями. Перечень таких обозначений отмечен в бланке Табеля по типовой форме № П-5.

Не следует забывать, что применять условные обозначения возможно только при условии отсутствия у работника нарушений трудовой дисциплины. Но как быть тогда, когда работник опоздал на работу или оставил ее раньше?

Очевидно, что целесообразнее вместо условных обозначений в Табеле проставлять фактически отработанное время или время начала и окончания рабочего дня (смены). Это даст возможность ежедневно фиксировать в документе бухгалтерского учета не только фактически отработанное работником время, но и нарушение им трудовой дисциплины.

При этом целесообразно фактически отработанное время сверхурочно или в выходной день (в частности, время дежурства и пребывания в командировке) указывать в Табеле не условными обозначениями, а проставлять цифрой фактически отработанное время;

  • метод отклонений — регистрации лишь отклонений (неявок, опозданий и т. д.);

Обратить внимание. Применение метода отклонений может приводить к применению соответствующих мер к виновным лицам, поскольку в таком случае Табель сдают в бухгалтерию чистый, с пустыми графами, т. е. без отметок о явках и неявках по числам месяца (часам).
Дело в том, что ответственные лица, которым поручено вести Табель, и бухгалтера забывают о том, что в соответствии с пунктом 2.11 приказа Министерства финансов Украины «Об утверждении Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете» от 24 мая 1995 года № 88 (далее — Положение № 88) свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочеркиванию. В результате проверки Табеля по форме и содержанию оказывается отсутствие в нем обязательных реквизитов, что делает невозможным логическую увязку отдельных показателей и контроль за соблюдением трудового законодательства (п. 2.15 Положения № 88).
При выявлении несоответствия первичного документа требованиям законодательства в сфере бухгалтерского учета такие документы с письменным обоснованием передают руководителю предприятия. До отдельного письменного решения руководителя такие документы не принимают к исполнению (п. 2.16 Положения № 88).

  • установить процедуру составления и утверждения Табеля;
  • определить сроки предоставления Табеля в бухгалтерию, чтобы она вовремя насчитывала и выплачивала заработную плату за расчетный период в сроки, определенные коллективным договором;
  • назначить работника, ответственного за ведение Табеля, а также размер доплаты за это.

Следовательно, Табель — это поименный список всех работников отдела, службы или другого структурного подразделения или предприятия в целом с отметками об использовании рабочего времени в течение учетного периода.

Табель ведется на учетный состав работников всех категорий, принятых на постоянную, временную, сезонную работу, а также учащихся, принятых на период производственной практики или каникул с оплатой труда.

Обратить внимание. Каждому работнику присваивается табельный номер, который отмечается во всех документах по учету труда и оплаты. В случае увольнения (или перевода в другое структурное подразделение) работника его бывший табельный номер не может быть присвоен другому и должен оставаться свободным не менее трех лет.

Таким образом, Табель ведется отдельно по категориям, а в пределах категории работников — в порядке табельных номеров или алфавитном порядке.

В соответствии с пунктом 1.7 Инструкции № 286 отметки в Табеле о причинах отсутствия на работе, продолжительности рабочего дня, сверхурочной работе и другие отклонения от нормальных условий труда осуществляются лишь на основе документов, оформленных надлежащим образом (например, листки нетрудоспособности, листки простоев, справки об исполнении государственных или общественных обязанностей и т. д.).

Табель составляют (готовят) в одном экземпляре за два-три дня до начала расчетного периода на основании Табеля за предыдущий месяц.

Табель открывается на месяц. В него записывают фамилии, имена и отчества работников по данным табеля в прошлом месяце и на основании приказов о приеме на работу новых работников или увольнении, прилагают и изымают соответствующие сведения.

Порядок заполнения табеля

Порядок заполнения Табеля:

1. Табель по типовой форме № П-5 заполняет работник кадровой службы предприятия, ответственный за его ведение, ежедневно в течение месяца.

2. Для отображения использованного рабочего времени каждому работнику в Табеле отводится строка, разделенная на две части:

  • в первую часть ежедневно вносят сведения о количестве отработанных часов или неявке на работу;
  • вторая часть предназначена для написания условных обозначений (литерных и цифровых кодов) относительно характеристики отработанных часов (сверхурочные, ночные, часы работы в выходные и праздничные дни и т. д.) и причины неявок на работу — виды отпусков, временная нетрудоспособность, прогулы, простои, забастовки, переводы на неполный рабочий день (к сожалению, условные обозначения для отпусков для подготовки и участия в соревнованиях, отпуска в связи с усыновлением ребенка не установлены типовой формой П-5, потому предприятие может в своем локальном нормативном акте принять свои условные обозначения таких отпусков) (приложение 1 ).

Обратить внимание. Очень часто отработанное время кадровики отображают не соответствующим кодом, а проставляют фактически отработанное количество часов (допустим, 8 ч. или 6 ч. т. е. в строке ставят «8» или «6»).

3. В Табеле указывают общее количество часов. отработанных в конкретный день, и общее количество часов за отчетный период.

4. Рабочие дни пребывания работника в служебных командировках могут определяться так: в первой строке отмечают количество отработанных часов согласно режиму по основному месту работы, например, «8», а во второй строке — условные обозначения пребывания в командировке «ВД» (Письмо № 9/4-10/9).

Обратить внимание. В случае отсутствия работника на рабочем месте в связи с командировкой основным подтверждающим документом является приказ руководителя предприятия о командировке работника.

Образец условных обозначений,
которые применяются при ведении Табеля учета использования рабочего времени по типовой форме № П-5

Дни командировки входят в общий итог отработанных дней, и их отдельно не подсчитывают.

Обозначение в Табеле выходных (праздничных) дней, которые пришлись на период служебной командировки, осуществляется в соответствии с Инструкцией о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 13 марта 1998 года № 59. Положением о командировке, утвержденным на предприятии согласно действующему законодательству, и порядком, установленным коллективным договором. При этом в составе общего количества отработанных за месяц дней/часов в графе «Отработано за месяц» отображают лишь рабочие дни/часы, которые пришлись на период командировки.

Таким образом, учет времени пребывания работника в командировках для отображения в формах государственной статистической отчетности по труду осуществляется лишь в той части, которая приходится на рабочие дни, т. е. без учета выходных и праздничных дней.

Следовательно, если работник убывает в командировку или возвращается из нее в выходной день, в Табеле этот день не отображается, т. е. код «ВД» не проставляется.

Однако возможна ситуация, когда работника специально направляют в командировку в выходной или праздничный день, о чем указано в приказе о командировке, т. е. с обязанностью работать в эти дни. В этом случае в Табеле проставляются дни/часы командировки с соответствующей оплатой труда за фактически отработанное время. Например, работник согласно приказу о командировке специально направлен в командировку в выходной день. За месяц им отработано 22 рабочих дня, из них 4 — приходятся на время командировки в рабочие дни, а 1 день — на выходной. Тогда в Табеле отображается 4 рабочих дня как командировки и 1 выходной, в котором работник находился в командировке, фиксируется также как рабочий. За эти дни в Табеле проставляется код «ВД».

Отметим, что количество отработанных в течение месяца рабочих дней как непосредственно на рабочем месте работника, так и по месту его командировки, должно равняться плановой месячной норме рабочего времени, установленной на этом предприятии.

Следует учитывать, что работникам, направленным в служебную командировку, оплата труда за выполненную работу осуществляется в соответствии с условиями, определенными трудовым или коллективным договором, и размер такой оплаты труда не может быть ниже среднего заработка (часть четвертая ст. 121 КЗоТ).

5. Кадровая служба, в зависимости от конкретной ситуации. за период обучения работника на курсах повышения квалификации делает следующие отметки в Табеле:

  • по основному месту работы — «ВД» (командировка);
  • на работе по совместительству — «IН», т. е. другое неотработанное время, предусмотренное законодательством.

Рабочие дни пребывания работника на курсах повышения квалификации можно определять так:

  • в первой строке отмечают количество отработанных часов согласно режиму по основному месту работы, например — «8»;
  • во второй строке — условные обозначения пребывания в командировке «ВД».

6. В случае если неизвестно. по каким причинам отсутствует работник, графа Табеля «Отметки о явках и неявках по числам месяца» остается незаполненной, пока работник выйдет на работу и подаст подтверждающие документы.

Если до сдачи Табеля в бухгалтерию работник не появился, в строке проставляют код «НЗ» — неявки по невыясненным причинам. После предъявления необходимого документа (листка нетрудоспособности и т. д.) проставляют соответствующий код, например «ТН» (оплачиваемая временная нетрудоспособность) или «НН» (неоплачиваемая временная нетрудоспособность). В таком случае в конце месяца Табель нужно переоформить.

При этом возможен и такой вариант. Если фактические причины неявки работника на работу выяснены уже после оформления Табеля или в случае продолжения ежегодного отпуска в связи с временной нетрудоспособностью, составляют отдельный скорректированный Табель с указанием достоверной информации, на основе соответствующего подтверждающего документа, который предоставляют в бухгалтерию по окончании отчетного периода.

7. В конце месяца по Табелю подсчитывают общее количество сверхурочных и ночных часов, выходных и праздничных дней. Определяют общее количество дней и часов неявок на работу, которые расшифровывают по причинам;

8. По общим нормам делопроизводства даты в документах, в частности Табелях, проставляют в день их подписания.

9. В конце месяца Табель подписывает лицо. ответственное за его ведение, и руководитель структурного подразделения. Далее Табель сдают в отдел кадров (или работнику, ответственному за кадровые вопросы) или другое профильное структурное подразделение (например, в отдел труда и заработной платы, при наличии на предприятии) в назначенный для этого срок, обычно в последний рабочий день месяца.

10. Работник кадровой службы обязательно проверяет правильность заполнения Табеля, т. е. его соответствие приказам, распоряжениям и т. д. Потом подписывает его и передает в бухгалтерию для начисления заработной платы и анализа использования рабочего времени.

Обратить внимание. Исправления в Табеле запрещены.

Как свидетельствует практика, работники кадровой службы, которые ведут Табель, обязательно оставляют его копии со всеми подписями, а оригиналы со всеми подписями сдают в бухгалтерию под расписку на копии.