СКЛАД ЗАКОНОВ Организация документооборота в бухгалтерском учете предприятия, график документооборота в бухгалтерии образец.

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете все хозяйственные операции в бухгалтерском учете должны оформляться оправдательными первичными документами. При этом существует определенный порядок движения таких документов, который может быть установлен как законодательными или нормативными актами (например, бухгалтерским и налоговым законодательством в части сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности, постановлениями Госкомстата РФ, Центробанка России (касательно кассовых и банковских операций, подотчетных сумм) и др.), так и внутренним распорядительным документом.

Подобного рода внутренняя организация движения документов и называется документооборотом предприятия.

Правила документооборота утверждаются в составе учетной политики организации по бухгалтерскому учету ( пункт 5 ПБУ 1/98).

Обращаем внимание, что каких-либо нормативных положений о порядке организации документооборота и о том, в каком виде этот порядок отражать в учетной политике, не существует. В качестве рекомендательного материала можно использовать Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете. утвержденное Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 по согласованию с ЦСУ СССР (далее по тексту — Положение о документах и документообороте), имея при этом в виду, что данный документ применяется в части, не противоречащей действующему законодательству и нормативным актам. Соответственно каждое предприятие самостоятельно определяет правила своего документооборота.

Общая схема документооборота включает в себя следующие позиции:

1) первичные документы;

2) учетные регистры;

3) бухгалтерская и налоговая отчетность;

4) график документооборота;

5) хранение документов.

Рассмотрим их подробнее.

Приказ Росжелдора от 11 июня 2008 г. N 183 Об утверждении учетной политики Федерального агентства железнодорожного транспорта

Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете Утверждено Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 по согласованию с ЦСУ СССР

Как уже говорилось выше, все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными первичными документами. Причем, такие документы принимаются к учету только в том случае, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Подобные унифицированные формы первичных документов принимаются соответствующими постановлениями Госкомстата РФ. К примеру:

постановление Госкомстата РФ от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации";

постановление Госкомстата РФ от 21 января 2003 г. N 7 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств";

постановление Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. N 132 " Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций ";

В учетной политике необязательно указывать тот факт, что предприятие применяет унифицированные формы первичной документации. При этом порядок и сроки представления многих типовых документов также определен на законодательном или нормативном уровне (например, в части расчетов с подотчетными лицами).

Однако при формировании учетной политики и документооборота организации необходимо определить, для каких финансово-хозяйственных операций унифицированные формы не утверждены.

В этих целях для подтверждения совершенных в учете операций, по которым унифицированные формы первичных документов отсутствуют, предприятия вправе самостоятельно разработать такую документацию и утвердить их руководителем организации в форме приказа или распоряжения.

При этом необходимо соблюдать требования законодательства в части принятия к учету первичных документов, которые должны иметь следующие обязательные реквизиты ( пункт 2 статьи 9 Закона о бухгалтерском учете):

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д ) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Разработанные организацией внутренние формы первичной документации должны быть в обязательном порядке зафиксированы в его учетной политике по бухгалтерскому учету. Обычно для этого составляется альбом неунифицированных форм, который утверждается в составе учетной политики в качестве ее приложения.

В соответствии с пунктом 4 статьи 8 Закона о бухгалтерском учете все организации обязаны вести бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета, включенных в рабочий план счетов бухгалтерского учета.

Чтобы систематизировать и накапливать информацию, содержащуюся в принятых к учету первичных документах, и отражать ее на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности, предприятиями должны вестись регистры бухгалтерского учета.

Подобные регистры ведутся в специальных книгах (журналах, журналах-ордерах, ведомостях), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм. полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях. Такая форма счетоводства называется журнально-ордерной и применяется большинством организаций. В основу построения журналов-ордеров и вспомогательных ведомостей положен кредитовый или дебетовый признак регистрации хозяйственных операций по синтетическим счетам. Показатели синтетического учета регистрируются по данным первичных документов только по кредиту (по дебету) соответствующих счетов, в корреспонденции с дебетуемыми (кредитуемыми) счетами.

Инструкция по применению единой журнально-ордерной формы счетоводства утверждена еще Минфином СССР от 8 марта 1960 г. N 63. Однако с учетом произошедших в бухгалтерском учете изменений она является только рекомендательным документом для применения такого рода формы учета на предприятиях и применяться она должна с учетом письма Минфина РФ от 24 июля 1992 г. N 59 "О рекомендациях по применению учетных регистров бухгалтерского учета на предприятиях".

Значительно реже организациями применяется мемориально-ордерная форма учета, при которой на основании данных первичных или накопительных документов составляются мемориальные ордера, отражающиеся в регистрационном журнале (журнале хозяйственных операций), а затем в главной книге.

Предприятиями могут применяться машинно-ориентированные (автоматизированные) формы учета на основе журнально-ордерной или (значительно реже) мемориально-ордерной формы.

Используемая организацией форма учета должна быть отражена в ее учетной политике по бухгалтерскому учету. Кроме того, если предприятием разработаны собственные формы учетных регистров, то они должны быть также отражены в альбоме неунифицированных форм документов.

Обращаем внимание, что организации, являющиеся субъектами малого предпринимательства, могут выбирать, в каком порядке им отражать учетную информацию:

аналогично другим организациям с применением установленных форм счетоводства для малых предприятий;

по форме счетоводства, установленной для малых предприятий (сокращенной). Типовые рекомендации по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства утверждены приказом Минфина РФ от 21 декабря 1998 г. N 64н;

по упрощенной системе налогообложения (согласно главе 26.2 части второй НК РФ и пункту 3 статьи 4 Закона о бухгалтерском учете).

Указанные выше обстоятельства также должны быть зафиксированы в учетной политике малого предприятия.

С введением в действие с 1 января 2002 г. главы 25 части второй НК РФ организациям вменено в обязанность вести помимо бухгалтерского еще и налоговый учет.

При этом данные налогового учета должны отражать порядок формирования суммы доходов и расходов, порядок определения доли расходов, учитываемых для целей налогообложения в текущем налоговом (отчетном) периоде, сумму остатка расходов (убытков), подлежащую отнесению на расходы в следующих налоговых периодах, порядок формирования сумм создаваемых резервов, а также сумму задолженности по расчетам с бюджетом по налогу.

Подтверждением данных налогового учета являются:

1) первичные учетные документы (включая справки бухгалтера);

2) аналитические регистры налогового учета;

3) расчет налоговой базы.

Первичные учетные документы в данном случае применяются те же, что и в бухгалтерском учете. Непосредственный расчет налоговой базы происходит в налоговых декларациях. А вот аналитические регистры налогового учета каждое предприятие должно определить для себя самостоятельно, исходя из требований налогового законодательства и необходимости ведения налогового учета по тем или иным позициям.

В целом под аналитическими регистрами налогового учета понимаются сводные формы систематизации данных налогового учета за отчетный (налоговый) период, сгруппированных в соответствии с требованиями налогового законодательства, без распределения (отражения) по счетам бухгалтерского учета.

Формы таких регистров налогового учета организации также могут самостоятельно разрабатывать, учитывая однако, что они в обязательном порядке должны содержать следующие реквизиты ( статья 314 части второй НК РФ):

период (дату) составления;

измерители операции в натуральном (если это возможно) и в денежном выражении;

наименование хозяйственных операций;

подпись (расшифровку подписи) лица, ответственного за составление указанных регистров.

Регистры налогового учета могут вестись в виде специальных форм: на бумажных носителях, в электронном виде и (или) любых машинных носителях.

Необходимо также отметить, что Информационным сообщением МНС РФ от 19 декабря 2001 г. "Система налогового учета, рекомендуемая МНС России для исчисления прибыли в соответствии с нормами главы 25 Налогового Кодекса Российской Федерации" доведены до сведения налогоплательщиков рекомендуемые образцы форм таких регистров.

При этом еще раз обращаем внимание, что организация может такие регистры разработать самостоятельно или взять за основу предлагаемые МНС РФ. Однако в любом случае в учетной политике для целей налогообложения необходимо предусмотреть состав этих форм (либо в виде перечня, если они из числа рекомендованных налоговыми органами, либо в виде приложения (альбома форм налоговых регистров)).

В зависимости от типа и структурной организации предприятия могут существовать некоторые различия и в составляемой ими бухгалтерской отчетности.

Все предприятия и организации обязаны представлять бухгалтерскую отчетность в составе и в порядке, предусмотренных статьей 13 Закона о бухгалтерском учете, ПБУ 4/99 и приказом Минфина РФ от 22 июля 2003 г. N 67н "О формах бухгалтерской отчетности организаций".

Однако, например, субъекты малого предпринимательства могут представлять сокращенный перечень бухгалтерской отчетности ( пункт 85 Положения по ведению бухгалтерского учета).

Организации, имеющие в своем составе структурные подразделения, выделенные на отдельные балансы, либо территориально обособленные подразделения (представительства, филиалы и др.), должны отразить в учетной политике порядок составления консолидированной отчетности в целом по организации (сроки и объемы представления внутренней отчетности структурными подразделениями, состав этой внутренней отчетности, распределение самого процесса учета между бухгалтериями подразделений и главной (централизованной) бухгалтерией и т.п.).

Кроме того, в соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета ( пункт 91 ) в случае налич ия у о рганизаций дочерних и зависимых обществ они помимо собственного бухгалтерского отчета составляют сводную бухгалтерскую отчетность, включающую показатели отчетов таких обществ. Методические рекомендации по составлению и представлению сводной бухгалтерской отчетности определены приказом Минфина РФ от 30 декабря 1996 г. N 112 (с изменениями от 12 мая 1999 г.).

Такого рода особенности составления бухгалтерской отчетности и представления ее заинтересованным лицам должны быть отражены в учетной политике предприятия по бухгалтерскому учету.

Помимо бухгалтерской организации обязаны сдавать в налоговые органы и налоговую отчетность (налоговые декларации), сроки представления которой определены законодательством о налогах и сборах РФ.

Как видно из рассмотренного выше, некоторые позиции, касающиеся документооборота на предприятии, отражаются в отдельных разделах учетной политики по бухгалтерскому учету или для целей налогообложения (состав неунифицированных форм документов, учетных регистров по бухгалтерскому и налоговому учету, а также порядок и сроки представления внутренней отчетности в организациях).

В тоже время в целях четкого разграничения обязанностей по созданию, проверке и обработке первичных документов, а также сроков их представления, на предприятии должны оформляться правила документооборота, утверждаемые в составе его учетной политики по бухгалтерскому учету.

Под документооборотом понимается создание или получение от других предприятий, принятие к учету, обработка и передача в архив первичных документов. Движение же первичных документов в бухгалтерском (налоговом) учете регламентируется графиком документооборота, который может быть оформлен в виде схемы, таблицы или иным способом как приложение к учетной политике предприятия по бухгалтерскому учету.

Графиком устанавливается рациональный документооборот, т.е. предусматривается оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определяется минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота может содержать перечень работ по созданию, проверке и обработке документов в каждом подразделении предприятия, а также конкретных исполнителей с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие их и подписавшие. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет, как правило, главный бухгалтер организации.

Для составления графика документооборота применяются различные методики. Наиболее распространенные заключаются в описании процесса учета по рабочим местам учетных служб. По итогам такого описания составляются перечни входящих и исходящих документов по каждому рабочему месту учетных работников. Затем происходит группировка документооборота по подразделениям, объединяемая затем в общую схему (график) документооборота по организации в целом.

Положением о документах и документообороте в качестве рекомендации приводится следующая форма графика документооборота:

Пример графика документооборота ЗАО "Перспектива" (приложение N 2

к учетной политике по бухгалтерскому учету на 2004 год, утвержденной

приказом N 233 от 28.12.2003 г.)

| | Создание документа | Проверка документа | Обработка |Передача в |

| | Ко л- |Отв. за|Отв. за|Отв. |Срок |Отв. за|Кто |Поря- |Срок |Кто |Срок |Кто |Срок |

| |во | выписку|офор м — |за | испол-|провер-|предс-|док | предс-|испол-|ис — | испол-|пере-|

| | экз.| | ление | исп о- |нения | ку | тавля-|предс-|тавле-|няет |пол- | няет |дачи |

| | | | |по л- | | | ет | тавле-|ния | | нения| | |

| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 |

| Требо-| 2 |Цех |Отдел | склад|Еже д — |Бухгал-|1-й |При | Ежед — | Бухга-|Ежед-|Бухга-|По |

| вани е- | |(или | снабже-| | невно | терия |экз. — |отчете|невно | лтерия|невно|лтерия|исте-|

| нак — | |иное | ния | |до 16| |цех |П ри |до 18| | | | чению|

| ладная| | подра з- | (ОМТС),| |часов | |2-й | реест-|часов | | | | квар-|

|ф. N| |дел е- | бухгал-| | | |экз. — |ре | | | | |тала |

|М-11 | | ние ) | терия | | | |склад | | | | | | |