Процесс организации делопроизводства, график документооборота в бухгалтерии образец.

Документооборот секретной корреспонденции

Делопроизво́дство (документационное обеспечение управления) — это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования, и организации работы с документами.

В Российской Федерации данная деятельность регламентирована ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и Архивное дело. Термины и определения. (Дата введения 2014-03-01)

Делопроизводство подразделяется на три стадии:

  • Создание документов (документирование);
  • Организация движения и учёта документов (документооборот);
  • Хранение документов (архивное дело).

Состав организационно-распорядительных документов определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (). Общие рекомендации по документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в России установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов»

Документооборо́т — деятельность по организации движения документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки из организации и (или) направления в архив.

Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:

  1. документы, поступающие из других организаций (входящие);
  2. документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
  3. документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Документы, поступающие в организацию, проходят:

  1. первичную обработку;
  2. предварительное рассмотрение;
  3. регистрацию;
  4. рассмотрение руководством;
  5. передачу на исполнение.

В существует пять основных этапов документооборота [ ] :

  1. Составление документа в момент совершения хозяйственной операции;
  2. Передача документа в бухгалтерию;
  3. Проверка принятых документов бухгалтером по форме, по содержанию и арифметическая проверка;
  4. Обработка документов в бухгалтерии, которая включает:
    1. (расчёт стоимости хозяйственной операции);
    2. группировку;
    3. (указание в первичном документе корреспонденции счетов);
  5. Сдача документов на хранение в .

Все секретные документы проходят через специальные подразделения предприятий или ведомств. Учет и документооборот ведется по специальным правилам, в России регламентируется законом о гос. тайне

Автоматизация секретного документооборота и делопроизводства в Режимно-Секретных подразделениях осуществляется с помощью программы Автоматизированной системы секретного делопроизводства АС СДП.

В отдельных организациях введена система электронной обработки документов и обмена документами между подразделениями (внутренними получателями).

Для организации электронного документооборота на организации создается. где хранятся все созданные документы. Доступ к базе данных осуществляется через (как правило, поддержку браузера определяет разработчик созданного ). Возможен доступ как по (внутренней), так и через (внешний).

Документы сохраняются или загружаются в определённые выделенные папки организации. Папки распределены в соответствии с иерархической структурой подразделения организации.

Создавать, модифицировать, удалять созданные документы имеет право лицо, наделённое соответствующими правами.

Управление информацией компании требует четкой регламентации и структурирования. Контроль как бизнес-процессов в целом, так и документов и сообщений в частности может осуществляться с помощью различных систем управления корпоративной информацией (ЕСМ-системы).

При этом задачи, которые стоят перед системами такого класса делятся на две группы:

  • организация делопроизводства и построение электронных архивов;
  • управление непосредственно бизнес-процессами.

Документы и сообщения, поступающие в компанию, должны проходить определенные стадии разработки, принятые регламентом организации. Кроме того, работа с любыми видами документов должна быть настроена в контексте общих бизнес-процессов, связана и консолидирована с ними. Принимая во внимание эти условия, ведение делопроизводства с помощью систем электронного документооборота должно отвечать следующим параметрам:

  • возможность работы с различными носителями (бумажные, электронные и цифровые документы);
  • наличие настроек, позволяющих объединять документы в контекстно связанные структуры;
  • возможность определять связи между документами, например, находить связь между разными версиями одного документа;
  • достаточная производительность для обработки большого потока бумажных документов с применением функций распознавания их реквизитов или содержания;
  • возможность группировать документы по различным критериям запросов для их удобного поиска.

При использовании автоматизированных систем для ведения делопроизводства процедура работы с документами не меняется кардинальным образом. К примеру, в первую очередь, входящие документы направляются на рассмотрение должностным лицам компании, которые уже накладывают резолюцию, согласно которой определяется маршрут документа. Система помогает отслеживать документ на всех этапах его обработки, которые могут изменяться в зависимости от условий.

Безусловно, документооборот на всех стадиях обработки должен быть защищен, поэтому управление делопроизводством должно выстраиваться таким образом, чтобы гарантировать конфиденциальность информации, а также невозможность ее копирования и несанкционированного изменения. Необходимо также обеспечивать разграничение прав доступа различных категорий сотрудников к тем или иным документам. Такого рода защита обеспечивается как системными настройками, так и средствами шифрования и криптографии.

Требования к системам, обеспечивающим автоматизированное ведение делопроизводства:

  • наличие справочника сотрудников, участвующих в процессах обработки документов с обозначением их роли в процессе, уровнем доступа к информации различного рода;
  • автоматическая идентификация документов по различным критериям для дальнейшей маршрутизации;
  • возможность определять маршрут документа в зависимости от обстоятельств, использовать типовые маршруты, создавать новые, при этом не нарушая настроек, предусмотренных корпоративной безопасностью;
  • возможность контролировать выполнение заданий и поручений независимо от исполнителя;
  • предоставление отчетов о состоянии бизнес-процессов и контроля общего документооборота;
  • использование таких средств защиты, как шифрование, криптография, возможность использование электронной подписи;
  • гарантия производительности всех операций.

Одной из важнейших задач делопроизводства является учет и контроль входящей и исходящей документации. Грамотная организация делопроизводства с помощью систем документооборота позволяет автоматизировать эти процессы, а также обеспечивать контроль исполнения заданий по ним. Кроме того, на протяжении всего жизненного цикла документа должен быть предоставлен доступ как к последним версиям документа, так и к его промежуточным версиям, что позволяет отслеживать изменение состояния документа.

Внутренний документооборот, который в некоторых компаниях бывает достаточно объемным, также может быть автоматизирован. Приказы, распоряжение, служебные записки, нормативные акты – современные системы позволяют настроить типовые и единичные сценарии их обработки. Автоматизированное ведение делопроизводства внутренних документов, также, как и внешних, может предоставлять возможности отслеживания маршрутов, изменений, позволяет организовать их хранение.

Система Docsvision позволяет в короткие сроки организовать эффективное управление делопроизводством в организации любого масштаба и отраслевой специфики: обеспечить полный цикл обработки документов и их последующее хранение, настроить функционал контроля исполнения заданий.

Получить более подробную информацию вы можете .

Делопроизводство и документооборот — понятия, которые многие считают синонимами, однако это не так. Делопроизводство — это все, что касается работы с документами, начиная от их создания и заканчивая передачей в архив. Здесь имеется в виду обеспечение создания документов, передачи их из отдела в отдел и хранения после выполнения своей задачи.

Под документооборотом же подразумевают движение документов, т. е. фактически это этап, который находится между созданием документа и его уничтожением или передачей в архив. находятся в тесной связи, поскольку последний является частью первого.

Делопроизводство и документооборот: важность для организации

Неспециалистам, которые не сталкиваются с организацией работы в комплексе, может казаться, что правильное делопроизводство и документооборот на предприятии — одна из наименее важных задач. Ведь это «всего лишь бумажки», а самое главное — наладить продажи, производство или предоставление услуг. И действительно, если ваше предприятие представляет собой руководителя и 3 сотрудников, то, возможно, это справедливо. Однако чем сложнее становятся ваши бизнес-процессы, и чем больше людей вовлекаются в каждый из них, тем меньше будет эффективность без налаженного. Вы вольны выбирать форму: электронную или бумажную, однако совсем без них обойтись нельзя. Ведь вам нужно:

  • организовать эффективный бухгалтерский, налоговый, управленческий учет.
  • Обеспечить с помощью делопроизводства и документооборота оперативное реагирование на входящие сообщения: письма из гос.органов, жалобы клиентов, коммерческие предложения и так далее. Необходимо назначить ответственного, организовать взаимодействие различных отделов по обсуждению вопросов, которые находятся в компетенции нескольких подразделений одновременно, и контролировать скорость обработки информации.
  • Обеспечить эффективную обратную связь «снизу»: обсуждение и внедрение предложений по улучшению работы, претензии подразделений друг к другу, сообщения об изменениях в процессах и тому подобное.
  • Организовать с помощью делопроизводства и документооборота взаимодействие кадровой службы с бухгалтерией, хозяйственной частью, службой защиты информации на предприятии: своевременную смену кодов доступа при увольнении сотрудника, блокировки/приостановки учетной записи, обеспечение нового сотрудника оборудованным рабочим местом и необходимыми инструментами и материалами для работы.
  • Организовать эффективную систему учета показателей работы и выплаты премий по их результатам.
  • Организовать автоматизацию рутинных операций, ускорить обработку заявок клиентов.

И это только небольшая часть задач, которые можно решить с помощью эффективного делопроизводства и документооборота на предприятии. Кроме того, в зависимости от вида деятельности организации и размера штата задачи могут сильно отличаться и дробиться.

Делопроизводство и документооборот на предприятии: общая схема организации

Однако вне зависимости от указанных выше факторов, есть общая схема организации делопроизводства и документооборота на предприятии, этапы и задачи, которые будут присутствовать даже в самой маленькой компании.

Организация входящих потоков документов

Это документация, которая создается в других организациях и учреждениях и поступает на предприятие в бумажном или электронном виде: письма, претензии, коммерческие предложения, счета на оплату и тому подобное. В их отношении для эффективного делопроизводства и документооборота необходимо обеспечить:

  • регистрацию документа, т. е. отметку даты поступления и присвоение ему входящего номера (опционально);
  • передачу входящего документа в установленные графиком документооборота сроки в подразделение, которое занимается этим вопросом, или в несколько подразделений;
  • регистрация принятия документа ответственными лицами в работу;
  • отметка об исполнении/ ответе/ принятых мерах по документу;
  • передача обработанного документа на хранение.

Организация исходящих потоков документов

Путь таких документов в делопроизводстве и документообороте предприятия обычно начинается в самом «низу» организационной структуры предприятия. После создания они проходят путь согласования и визирования в нескольких структурных подразделениях (в последнюю очередь — у руководства) и отправляются во внешние инстанции: торговым партнерам, поставщикам и покупателям, в контролирующие органы и так далее. Для исходящих документов необходимо разработать:

  • назначение ответственных лиц по созданию, проверке и доработке исходящих документов в каждом подразделении;
  • эффективный порядок согласования документа в различных отделах, с соблюдением определенных сроков;
  • регистрацию документа при его отправке адресату.

Организация внутренних потоков документов.

Это самый обширный участок делопроизводства и документооборота на крупных предприятиях. При этом часто именно их движение является наиболее неупорядоченным. Внутренние документы могут объединять в себе черты входящих и исходящих. К примеру, путь какого-то документа может начинаться от специалиста или отдела в качестве проекта, пройти согласование и визирование в вышестоящих подразделениях, поступить на подпись к руководству и уже с его разрешительной резолюцией отправиться обратно вниз — к исполнению сотрудникам определенного отдела или всего предприятия.

Поэтому для результативного делопроизводства и документооборота необходимо разработать наименее затратные по времени пути движения документов как от исполнителей «наверх» при разработке проекта документа, так и «вниз», к исполнению уже готового, а также контроль их исполнения. Нужно избегать повторной регистрации одного и того же документа, поскольку это означает потери времени и непродуктивную нагрузку на исполнителей.

Организация делопроизводства на предприятии необходима, чтобы обеспечить эффективность управленческих процессов. Документооборот должен подчиняться утвержденному порядку, рационально распределяющему ресурсы и не отвлекающему сотрудников от главных производственных целей. О том, каким правилам организации делопроизводства нужно следовать, расскажем в данной статье.

Из этой статьи вы узнаете:

  • какие нормативные документы лежат в основе организации делопроизводства
  • какие этапы можно выделить в организации делопроизводства на предприятии
  • какие правила организации делопроизводства помогут структурировать документооборот
  • как выбрать подходящую форму организации делопроизводства

Организация делопроизводства на предприятии

Если рассматривать делопроизводство как деятельность, обеспечивающую документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов. ( «СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»), станет очевидно, что для организации делопроизводства на предприятии требуется провести полный анализ потоков документов, с которыми работает организация, и разработать внутренние регламенты и инструкции, выполняющие роль нормативных документов по делопроизводству.

Организация делопроизводства на предприятии. как правило, начинается с создания отдела или назначения сотрудника, который будет отвечать за документооборот компании. Если объем формальной документации таков, что одного человека для ведения делопроизводства будет недостаточно, необходимо создать полноценную службу делопроизводства.

При составлении нормативных документов в области делопроизводства важен анализ фактической ситуации в компании. Необходимо определить виды документных потоков, их направления и объем, разобраться в структуре и режиме потоков. Понимание этих критериев обеспечит системный подход к организации делопроизводства на предприятии и поможет структурировать потоки входящих, исходящих и внутренних документов компании.

Характеристики документопотока являются ключевой информацией для организации делопроизводства:

  • Направление потока определяется пунктами отправления и назначения документа
  • Объем потока характеризуется количеством документов, проходящих через его сечение в единицу времени
  • Структура потока зависит от разновидности документов, их авторства и других признаков классификационного деления
  • Режим потока определяется периодичностью движения документов через пункты обработки

Располагая информацией о характеристиках документопотоков можно приступать непосредственно к организации делопроизводства на предприятии. Как правило, в ней можно выделить следующие этапы:

  • Разработка и утверждение положения об отделе делопроизводства и должностных инструкций сотрудников отдела
  • Назначение ответственных за делопроизводство сотрудников во всех структурных подразделениях компании
  • Разработка и утверждение инструкции по делопроизводству организации
  • Разработка номенклатуры дел для систематизации документов

Организуя делопроизводство, необходимо использовать существующие государственные нормативные документы: классификаторы, ГОСТы, правила и методические рекомендации. К основным документам, лежащим в основе организации делопроизводства на предприятии можно отнести:

Основы организации делопроизводства

В основе организации делопроизводства на предприятии лежат локальные нормативные документы компании. Именно они регламентируют порядок делопроизводства в организации: его структуру и состав информации.

Устав организации

Данный правовой акт влияет на конкретные задачи делопроизводства, которые определяют направление и специфику деятельности компании, порядок утверждения ее структуры, штат руководства и создают организационную основу документооборота.

Административная структура предприятия, заложенная в уставе, дает возможность определить комплексы документов, использующихся в управленческой деятельности. Устав дает представления о распорядительной документации, издаваемой руководством, влияет на систематизацию процессов документообразования, определяет параметры информационных потоков и документооборота.

Положение о структурных подразделениях

Разграничение функций структурных подразделений способствует выявлению основных видов документальных связей: все основные типы документов, создаваемых в структурных подразделениях, их содержание (вопросы), сроки подготовки.

Положение о службе делопроизводства

Документ определяет правовое положение данного подразделения компании и является основой организации делопроизводства. В нем фиксируют задачи, функции, права, ответственность и характер взаимодействий службы делопроизводства с другими отделами.

Документ является правовым актом, издаваемым в целях регламентации организационно-правового положения сотрудников, их обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для эффективной работы.

Инструкция по делопроизводству

Нормативный акт, который регламентирует технологию работы с документами, правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними.

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям

Данный перечень содержит все необходимые и достаточные документы для реализации управленческой деятельности компании. Табель является способом нормативного закрепления состава применяющихся в аппарате документов и процедуры их подготовки. В него включаются только документы, создание которых необходимо и периодически повторяется.

Нормативные акты, регламентирующие основы организации делопроизводства на предприятии сами по себе являются частью документопотока компании. Они должны быть составлены таким образом, чтобы упростить управление этим потоком и способствовать созданию эффективной системы делопроизводства.

Формы организации делопроизводства

Организация делопроизводства на предприятии может проводиться с учетом существующих и проверенных на практике форм работы с документами. Формы организации делопроизводства различаются, в первую очередь, по критерию степени их централизации.

Централизованная форма

Данный вид организации делопроизводства возникает, когда все технологические операции по работе с документов сосредоточены в одном специализированном структурном подразделении (канцелярии, службы делопроизводства) или находятся в ведении ответственного сотрудника, как правило, секретаря организации. Данная форма организации делопроизводства позволяет выполнить весь цикл операций по обработке документов внутри одного отдела и является одним из наиболее рациональных подходов, т.к. снижает затраты и улучшает организацию труда за счет специализации и взаимозаменяемости специалистов службы делопроизводства.

Кроме того, при централизованной форме организации делопроизводства достигается единство организационного и методического руководства документационным обеспечением. Тем не менее, организовать такой подход к работе с документами можно лишь в небольших компаниях со сравнительно малым объемом документооборота.

Децентрализованная форма

Этот вид организации документационного обслуживания подразумевает создание службы для работы с документами внутри каждого отдела компании. Цикл операций с документами выполняется автономно для каждого структурного подразделения. Децентрализованная форма организации делопроизводства. как правило, используется в тех организациях, структура которых территориально разобщена. Кроме того, такой подход к делопроизводству может быть обусловлен специфическими особенностями документирования деятельности, например, необходимостью защиты информации или сравнительной автономностью подразделений компании.

Смешанная форма

Смешанная форма организации делопроизводства — это самый распространенный подход к обработке документов. Часть операций выполняется централизованно службой делопроизводства, а операции по созданию, систематизации и хранению документов делегируются структурным подразделениям компании. Возможна ситуация, когда одна и та же технологическая операция проводится централизованно для одних массивов документов и децентрализовано — для других. Подобное разделение массивов базируется на адресовании документов. Например, внутренние документы подразделения регистрируются по месту их создания.

Выбор формы организации делопроизводства. пожалуй, является одной из самых сложных задач при создании в компании соответствующей службы. Как правило, решение таких вопросов при организации делопроизводства на предприятии находится в ведении руководства учреждения. Степень централизации со временем может меняться, и эти перемены зависят от преобразований самой компании. Документом, регламентирующим выбранную форму организации делопроизводства. является инструкция по делопроизводству.

Правила организации делопроизводства

Организация делопроизводства на предприятии подчиняется ряду правил, которые нужно соблюдать для создания эффективной системы документооборота. Главным правилом является оперативное прохождение документа по кратчайшему и максимально прямому маршруту с наименьшими временными затратами. Существуют и другие правила организации делопроизводства, обеспечивающие систематизацию документооборота в компании:

  • Любой документ должен проходить минимальное количество инстанций. Этого можно достичь с помощью исключения избыточных технологических операций по обработке документов. Кроме того можно опустить прохождение документом управленческих звеньев, не обусловленных деловой необходимостью.
  • В основе организации делопроизводства, которое способно ускорить деловые процессы организации, лежит исключение или максимально возможное ограничение возвратных движений документов. Примером может служить регистрация и доставка документов при их обработке, визирование и согласование — при подготовке. Именно на этих этапах документооборота чаще всего встречаются избыточные возвратные движения.
  • Правила организации делопроизводства на предприятии требуют максимального единообразия в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов. Каждое перемещение документа должно быть оправдано реальной необходимостью.

Соблюдение приведенных правил организации делопроизводства способствует реализации основного организационного принципа службы делопроизводства: служба должна быть специализирована, иметь возможность централизованного выполнения однородных технологических операций и эффективно использовать технические и кадровые ресурсы компании.

Следование данным рекомендациям при организации делопроизводства на предприятии позволит компании улучшить документационное обеспечение управленческого аппарата за счет решения следующих задач:

  • достижение прямоточности направления документопотоков
  • исключение операций, дублирующих друг друга, и повторных операций по подготовке и обработке документов
  • обеспечение ритмичности движения документов и, как следствие, их равномерного поступления. Ритмичность документопотоков помогает достичь пропорциональной загрузки специалистов административного аппарата и сотрудников службы делопроизводства.

Организация делопроизводства на предприятии требует системного подхода и тщательного анализа документооборота компании. В основе организации делопроизводства лежит соблюдение требований нормативных документов, регламентирующих документооборот компании, и следование проверенным правилам и рекомендациям. Более подробно о том, как выбрать подходящую форму организации делопроизводства, какие этапы можно выделить в организации делопроизводства на предприятии, какие правила организации делопроизводства помогут структурировать документооборот и какие нормативные документы лежат в основе организации делопроизводства, читайте в других материалах “Справочника секретаря и офис-менеджера”:

или документационное обеспечение управления (ДОУ) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами – является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и организации в целом.

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” делопроизводство или документационное обеспечение управления – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Термины “делопроизводство” и “документационное обеспечение управления” (ДОУ) в соответствии с ГОСТом Р 51141-98 употребляются как синонимы, однако между ними все-таки существуют некоторые различия. Первый из них, делопроизводство, преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами. Второй – “документационное обеспечение управления” подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 делопроизводство (или ДОУ) предполагает, прежде всего, создание документов или документирование. т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.

Делопроизводство (или ДОУ) однако предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения.

Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Наряду с организацией документооборота в понятие “ работы с документами” входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности.

Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства (или ДОУ):

  • документирование деятельности;
  • организация работы с официальными документами.

Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме.

Три источника и три составные части ДОУ

Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку; анализ, подготовку и принятие решения.

Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается. поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ).

  1. Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).
  2. Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
  3. Систематизация архива документов.

This entry was posted in and tagged. Bookmark the.

Документационное обеспечение управления () – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения включает в себя получение информации; ее переработку;. подготовку и принятие решения.

Эти составные части самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления. Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то, как результат, ухудшается управление, поскольку оно зависит от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ):

  1. Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).
  2. Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
  3. Систематизация архива документов.

Документационное обеспечение управления выполняет специальная служба, действующая на правах самостоятельного структурного подразделения. Это может быть: управление делами, общий отдел, канцелярия или секретариат.

Служба ДОУ решает три основных комплекса задач:

  1. обеспечение документирования управленческой деятельности;
  2. организация работы с документами в учреждении;
  3. совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции.

  • разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;
  • обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;
  • контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и и удостоверение документов.

Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:

  • Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);
  • Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;
  • Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;
  • Контроль за исполнением документов;
  • Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан;
  • Обеспечение защиты информации.

Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:

  • разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;
  • методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;
  • повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;
  • упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;
  • разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;
  • постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

В ситуации роста масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так:

  1. Руководство теряет целостную картину происходящего.
  2. Структурные подразделения, не имея информации о деятельности друга, перестают осуществлять свою деятельность слаженно. Падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты.
  3. Следствием этого становится падение производительности труда; возникает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических, коммуникационных и т. д.
  4. Расширяется штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение сотрудников.
  5. Для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций.
  6. В ситуации неоправданного роста штата, падения производительности, необходимости инвестиций в производство появляется потребность в увеличении оборотного капитала, что, в свою очередь, приводит к уменьшению прибыли.

Осознав важность совершенствования ДОУ, организации нередко делают массу ошибок, пытаясь его автоматизировать, и определяющей в этой ситуации является проблема выбора методов автоматизации.

Наиболее распространенное решение – это автоматизация отдельных рабочих мест (АРМ): секретаря-референта, менеджера, бухгалтера или руководителя. Основными недостатками такого подхода являются: отсутствие способов организации электронного информационного обмена между сотрудниками и подразделениями предприятий; отсутствие функциональной связи автоматизации прикладных процедур с автоматизацией делопроизводственных.

Основные функциональные части (компоненты) системы автоматизации делопроизводства в управлении предприятиями и организациями:

  • средства и правила создания документов,
  • ведения их электронного архива,
  • поддержки документооборота и при этом базироваться на программно-технических платформах предприятия.

Чтобы обеспечить эффективное использование информации, все остальные компоненты управления должны опираться на систему ведения делопроизводства, лишь в этом случае можно решить задачи, стоящие перед организацией. С точки зрения комплексной автоматизации деятельности предприятий их прикладные информационные системы должны опираться на программно-технические платформы и систему автоматизации делопроизводства.

Таким образом, перед предприятием, стремящимся создать эффективную среду по обработке информации и совершенствования качества управления, стоят следующие задачи:

  1. Совершенствование всей работы по подготовке и обработке документной информации путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ).
  2. Выбор правильной стратегии автоматизации, включая верный выбор программных продуктов.

Для автоматизации такого, казалось бы, простого предмета, как работа с документами, приходится использовать последние технологические достижения:

  1. системы управления базами данных;
  2. системы поиска документов и анализа текстов;
  3. системы сканирования и распознавания документов (печатных и рукописных);
  4. среду клиент-сервер;
  5. Internet/intranet.

Вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:

  • организационные документы предприятия (устав, положения, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);
  • распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);
  • документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);
  • финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);
  • информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, объяснительные записки, протоколы и др.).

От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т. п.). Эти документы составляют отдельную группу – нормативные документы вышестоящих органов .

В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.

Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.

В РФ, если оценивать сложившуюся за прошедший период российскую государственную практику делопроизводства, отсутствует единый орган, несущий всестороннюю юридическую ответственность за создаваемую и используемую обществом документацию. Следовательно, нет единого подхода к вопросам делопроизводства. В некоторых случаях вопросы работы с документами регламентируются высшими органами государственной власти и управления. Но главное на регламентацию делопроизводства оказывают министерства и ведомства, в частности, наибольшая роль отводится Государственной архивной службе России. Государственная архивная служба России (Росархив) и ее органы занимаются сбором и хранением документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое или культурное значение.

Основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации

Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ.

Должностная инструкция – это основной документ, регламентирующий разграничения обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.

Источниками для разработки должностных инструкций являются:

  1. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.
  2. Унифицированная система ОРД (УСОРД), Государственная система ДОУ (ГСДОУ) и другие нормативные документы, в которых закреплены формуляр и структура текста должностной инструкции.
  3. Типовые должностные инструкции. Они разработаны для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений. Типовые инструкции не могут заменить индивидуальные.
  4. Положение о структурном подразделении организации. Положение и должностные инструкции – это взаимосвязанные и взаимозаменяемые документы, т. к. обязанности каждого работника устанавливаются исходя из всего комплекса функций, выполняемых службой ДОУ.

Инструкция по делопроизводству – это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.

Источниками для составления инструкции по делопроизводству организации служат:

  • Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. М. Росархив, 2004;
  • ГСДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М. Главархив СССР, 1991;

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Табель – это перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.

Использование Табеля в работе делопроизводственных служб позволяет установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами. Это, в свою очередь, позволяет исключить возможность неоправданного создания новых форм документов. И, наконец, с помощью Табеля имеется возможность учесть количество видов и форм документов.

Структура Табеля должна отражать наиболее удобную для дальнейшего использования систематизацию форм документов.

Альбом форм документов организации. Наряду с Табелем форм документов, любая организация должна иметь Альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель.

Унифицированные формы документов располагаются в Альбоме в порядке, предусмотренном Табелем.

Альбом согласовывается и утверждается аналогично Табелю. Подписывает его также руководитель службы ДОУ. Как правило, Альбом создается в виде подлинника, на бумаге, а также в электронном виде.

Основные организационные структуры службы ДОУ :

  1. Секретариат – это структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его состав входят: приемная; секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя; секретариат коллегии; протокольное бюро.

В функции секретариата входит: предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов; подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;

организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем, документирование деятельности коллегиальных органов управления.

  • Отдел рационализации ДОУ – это центр совершенствования ДОУ, методический центр.

    К его функциям относятся: разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства; разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табеля унифицированных форм и др.); разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения).

  • Канцелярия, которая, в свою очередь, подразделяется на экспедицию; бюро переписки; бюро учета и регистрации документов; компьютерный центр обработки и размножения текстов документов.
  • Канцелярия создается на предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В структуре канцелярии обычно работают следующие подразделения (отделы, секторы, группы):

    1. Экспедиция – специализированный участок, осуществляющий прием и отправку по почте и курьерской связи документации и корреспонденции.
    2. Подразделение по учету и регистрации документов, в задачи которого входит регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, контроль соответствия принятым правилам оформления документов, формирование и ведение справочно-информационного массива.
    3. Группа контроля (бюро, инспекция, отдел) осуществляет контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя, анализ исполнительской дисциплины, информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.
    4. Группа писем (обращений граждан) занимается приемом и учетом предложений, заявлений и жалоб граждан. Ее функции следующие:
      • подготовка обращений к рассмотрению руководством;
      • контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях организации;
      • извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;
      • организация приема граждан по личным вопросам руководством организации.
    5. Группа подготовки документов осуществляет перепечатку документов с черновиков, считку и правку текстов документов, учет выполняемой работы.
    6. Копировально-множительное бюро, как правило, имеет место в тех организациях, деятельность которых связана с рассылкой большого количества нормативной или распорядительной документации. Задачи бюро сводятся к копированию документов, тиражированию текстов документов, подготовке рекламной продукции, буклетов, брошюр.
    7. Архив организации – осуществляет прием от структурных подразделений отработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи, ведет учет и хранение документов, контролирует соблюдение правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях, готовит дела к передаче на государственное хранение.

    Общий отдел является службой по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрия, префектура, муниципалитет) местного самоуправления.

    В общих отделах обычно создаются те же участки, которые характерны для канцелярии, однако сюда подключаются такие подразделения, как протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структур объясняется спецификой деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.

    Протокольная группа создается в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет функции:

    • подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск), писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;
    • анализ документов, подготовленных структурными подразделениями; подготовка заключений по документам, подготовленным структурными подразделениями; организация и проведение заседаний коллегиального органа, документирование их деятельности.

    Секретарь учреждения выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

    Таким образом, действующие нормативно-методические документы регламентируют наименование и примерную структуру службы ДОУ государственных предприятий, учреждений, организаций. Что касается негосударственных структур, то решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных обществах – учредительная конференция, в кооперативных структурах – общее собрание членов кооператива.

    Тема 5 – Организация делопроизводства, документирование операций и документооборота

    1. Понятия делопроизводства и документирования;

    2. Организация документирования хозяйственных операций;

    3. Организация документооборота и хранения документов.

    Нормативная база: Порядок документального отражения хозяйственных операций и требования к документам, утвержденный Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете от 24.05.95 г. приказом Министерством Финансов Украины №88

    1. Делопроизводством называется установленный на предприятии порядок принятия, регистрации, обработки, отправки, а также контроль исполнения документов.

    Организацией делопроизводства на предприятии занимается канцелярия, которая и разрабатывает его номенклатуру.

    С целью организации делопроизводства канцелярия формирует номенклатуру дел, которая представляет собой систематизированный перечень направлений движения документов внутри предприятия (отделов предприятия) с указанием их номеров (буквы, цифры, буквы и цифры и т. д.).

    Номенклатура дел утверждается приказом руководителя предприятия.

    Документ — это безусловное письменное свидетельство осуществления факта хозяйственной деятельности предприятия, включая и распоряжение на осуществление такого факта.

    1. По месту составления документы бывают:

    распорядительные (приказ, распоряжение и др.);

    оправдательные (авансовый отчет и др.);

    комбинированные (накладная и др.);

    документы бухгалтерского составления (бухгалтерская справка и др.)

    3. По охвату фактов хозяйственной деятельности:

    разовые (акты, накладные и др.):

    а) первичные, содержат информацию об одном факте хозяйственной деятельности;

    б) сводные, составляются на основании нескольких первичных документов (кассовая книга, отчет о движении скота и птицы и др.)

    накопительные, содержат информацию об аналогичных хозяйственных операциях (ЛЗК, ведомость расхода кормов и др.)

    4. По содержанию хозяйственных операций:

    5. По способу составления:

    Процесс составления документов называется документированием, а ответственность за его осуществление и за правильность информации, отраженной в документе несут лица, подписавшие документ. Любая запись в документе после его составления должна быть подтверждена подписью лица, производившую такую запись с указанием даты внесенных изменений.

    Первый этап процесса документирования – составление первичных документов.

    Единицей информации является реквизит.

    Обязательные реквизиты любого первичного документа: наименование документа, наименование предприятия, содержание операции, подпись, дата, № документа.

    Дополнительные документы уточняют содержание операции, отраженной в первичном документе: официальный бланк предприятия, который представляет собой документ с указанием на нем таких обязательных реквизитов, как наименование предприятия, его юридически адрес и телефон.

    Бланк составляется на государственном языке и может быть дополнен по необходимости другими языками.

    Бланки строгой отчетности изготавливают государственные предприятия.

    Отдельные документы могут быть составлены на бланках строгой отчетности. Он содержит серийный №, нанесенный типографским способом. Предприятия должны учитывать бланки строгой отчетности по таким номерам на забалансовом учете (счет 08).

    Второй этап – приемка и проверка документа. Проверка осуществляется: 1) формальная – проверка правильности заполнения документов; 2) экономическая – проверка по содержанию операций в этом документе; 3) логическая — проверка взаимосвязи показателей; 4) юридическая – проверка законности проведения операций; 5) арифметическая – проверка правильности расчета отдельных показателей.

    Третий этап – обработка документов. В процессе обработки осуществляют такие операции:

    1) Группировка, осуществляется в соответствии с показателями учета, отчетности или в соответствии с плановыми показателями.

    Время от составления до обработки первичных документов должно быть минимальным, а также минимальным должно быть время, затраченное на обработку документов.

    2) Оценка – указание цены;

    3) Расценка – установление цены;

    4) Таксировка – определение итоговых стоимостных показателей в документе;

    5) Контировка – проставление корреспонденции счетов.

    3. Документооборот – это организационная система движения документов в бухгалтерском учете от момента создания до передачи в архив документа.

    Документы проходят 3 стадии:

    3. Передача документа на хранение в архив

    Для организации документооборота на предприятии составляют и утверждают график документооборота (приказом руководителя предприятия).

    График документооборота содержит информацию по составлению и обработке всех первичных документов, используемых на предприятии. Документы должны храниться, как в центральной бухгалтерии, так и в подразделениях предприятия. Обычно в подразделения передают выписки.

    Заключительным этапом движения документа на предприятии является его передача в архив.

    Документы могут храниться на предприятии в текущем или постоянном архиве.

    В текущем архиве хранят документы составления текущего года или прошлых лет, но достаточно часто используемые в деятельности предприятия, а в постоянном документы длительного хранения.

    Для организации текущего архива не требуется специального помещения, его организовывают в бухгалтерии при этом номенклатуру дел для такого архива не утверждают и ответственного за его ведение не назначают. Однако для удобства работы с ними необходимо установить принцип хранения дел в таком архиве, это может быть один из следующих принципов :

    1. Корреспондентский – хранение документов по организациям и лицам;

    2. Пообъектный – по объектам, к которым относятся документы;

    Отдельных требований по формированию дел (папок) для текущего архива нет, однако обычно на обложке и корешке дела указывает его наименование или номенклатурный номер.

    Для организации работы постоянного архива составляется бухгалтерией и утвержденный руководством предприятия номенклатура дел, а также вводится должность архивариуса. его обязанности может выполнять по совместительству бухгалтер или это может быть отдельная должность.

    При передаче дел в постоянный архив составляется акт, который подписывают лицо, передающее документы и лицо, принимающее.

    Для отражения движения дел архивариус составляет архивную книгу. там фиксируется поступление и списание дел.

    В постоянном архиве дела формируют в соответствии со следующими требованиями:

    1. Первичные документы хранят отдельно от учредительных регистров и отчетности;

    2. Каждая партия документов группируется я в хронологическом порядке, независимо от выбранного метода хранения и сопровождается справкой, в которой указывают дату формирования дела, количество документов в нем, номера документов и количество листов;

    3. Каждое дело должно иметь краткий и точный заголовок в соответствии с утвержденной номенклатурой;

    4. Документы формируют в папки с твердой обложкой, толщиной не менее 2,5 см. дела в папке прошивают, а на последней странице указывают количество документов, количество листов, номера первого и последнего документа, страницы в деле нумеруют цветным карандашом (кроме красного, синего, черного).

    Для работы с документами, хранящиеся в архиве допускаются работники предприятия только на основании заявления, подписанного руководителем или работники правоохранительных органов на основании специализированного разрешения, они имеют право изымать дела из архива, при этом составляют протокол об изъятии дела, который подписывают обе стороны, а его копию оставляют на месте изъятого дела.

    В случае, если на момент изъятия оформление дела или документа в архиве не завершено, архивариус имеет право его дооформить.

    При возврате изъятых дел составляют Акт, а копия протокола изъятия хранится вместе с возвращенным делом.

    По окончанию срока хранения дела в архиве, дело изымают из архива и уничтожают. Изъятие оформляют Актом, который составляют в присутствии работника районного архива, а изъятые документы в дальнейшем уничтожают или утилизируют, что подтверждают соответствующим документом, который прилагают к акту.

    В случае, если предприятие реорганизуется, то архив переходит к правопреемнику.

    В случае, если предприятие ликвидируется, то архив предприятия на основании акта передается в районный архив.

    В случае, если архив утерян в связи с чрезвычайным событием, то в присутствии районного работника, специально утверждается на предприятии комиссия, составляет акт о чрезвычайном событии. в котором указывается размер ущерба, то есть наименование утерянных дел.

    Организация делопроизводства, документирование операций и документооборота — 5.0 out of 5 based on 2 votes