Пример графика документооборота в бухгалтерии, график документооборота в бухгалтерии образец.

Для чего необходим график документооборота бухгалтерской отчетности?

Ни одно предприятие не обходится без ведения первичной документации, которая и является базой для налоговой и учетной политики. Сведения о хозяйственных операциях должны поступать к бухгалтеру своевременно, любые задержки грозят нарушением отображения деятельности организации, которое влечет за собой неприятные последствия в виде начисления к уплате административных штрафов и пени.

Поэтому процедура выписки бумаг и оборота их от подразделения к подразделению компании должна быть налажена до автоматизма. Справиться с достаточно емким процессом позволит внутриорганизационный порядок и управление выпиской документов, который принимает формат графика документооборота.

Следует сказать, что ответственности за то, что графика на предприятии не существует, нет. Но, как указывают опытные предприниматели, владеющие большими корпорациями, он необходим им самим – график позволяет справиться с хаосом бумаг, которые каждый месяц только пребывают. К примеру, трудно представить себе заполнение баланса (Форма № 1) без контроля выписки отчетности.

Преимущество графика особенно оценят те компании, где первичные документы приносят в бухгалтерию сразу из множества отделов.

Правила грамотного составления графика документооборота в 2016 году

Итак, кто именно будет формировать, а после следовать графику вращения отчетности в организации, определяет главный бухгалтер. Конечно если бухгалтерия состоит всего из 2 человек – главбуха и экономиста, первому придется решать, доверить ли график другому сотруднику, или лучше сделать все самостоятельно. Но, как показывает практика, с этим заданием может справиться даже секретарь или любой кадровый работник, который умеет обращаться с компьютером и ознакомлен с поставленной задачей.

Единого формата графика не существует, ведь он не обязателен для составления. Для удобства мы разместили несколько примеров графиков чуть ниже, если возникают дополнительные вопросы и примечания, образцы можно откорректировать своими руками.

Чтобы график получился удобным для использования и наиболее полным, следует обозначить в нем такие пункты сведений:

  • кто и когда обязан выписать конкретную бумагу;
  • когда этот человек должен предоставить документ в бухгалтерию;
  • ответственное лицо за формирование и передачу бумаги;
  • кто из сотрудников и в каком промежутке времени занимается обработкой бумаги;
  • срок хранения отчетности в архивах предприятия.

Не забывайте о том, что отчетность сдают не только непосредственные работники компании, но и контрагенты, поэтому последних тоже следует внести в график и конечно уведомить их об этом. Избежать путаницы поможет отдельный график, но можно ограничиться и одним, общим.

График будет наиболее полным если все бумаги распределить и объединить между собой в группы, сформированные по определенным признакам. С нашей стороны мы предлагаем 2 наиболее удобных варианта оформления графика документооборота:

1. Определите в группы бумаги, исходя из хозяйственных операций. Этот формат графика станет прекрасным подспорьем для контроля за поступлением первичной отчетности в небольших предприятиях. Первый столбец содержит названия хозяйственных операций, для каждой из которых устанавливаются бумаги, необходимые для выписки.

Ниже представлен график, соответствующий описанному способу.

2. Документы распределяются в зависимости от отделов, которые содержатся в структуре предприятия. Такой график в идеале устроит крупные организации, состоящие из множества разных отделов, график может быть одним структурным или делиться на несколько небольших графиков.

Пример составления графика документооборота, действующий для подразделения оптовых продаж.

Пример графика вращения документов на предприятии можно скачать здесь.

Бланки, размещенные ниже, тоже можно скачать и применять на свое усмотрение.

Скачать график документооборота относительно 2016 года.

Когда график документооборота уже сформирован, начальство должно зафиксировать этот факт выдачей соответствующего приказа, собственноручно подписанного.

Предлагаем скачать образец приказа о фиксации графика документооборота здесь.

» » График документооборота в бухгалтерии

Для обеспечения эффективного управления бухгалтерской документацией, на предприятии создается график документооборота, согласно которому устанавливается строгий порядок обработки документов, учитывающий требуемые объемы, виды, сроки и очередность выполнения.

Функциональное назначение графика движения документов заключается в:

  • оптимизации использования рабочего времени и материальных затрат на обработку и документирование информации;
  • создании всех условий для быстрой, четкой и корректной обработке документов сотрудниками бухгалтерской службы;
  • повышении эффективности хозяйственной деятельности в целом на предприятии.

Корректно составленный график документооборота в бухгалтерии имеет огромное значение для эффективности работы предприятия. Его создание проводится согласно Положению о документообороте в бухгалтерском учете, и возлагается на главного бухгалтера, который имеет полномочия привлекать к процессу отдельных сотрудников, а также назначить основного разработчика документа.

В соответствии с распоряжением главного бухгалтера, все сотрудники бухгалтерского отдела обязаны принимать к учету только те документы, которые оформлены надлежащим образом. В ином случае предусматривается персональная ответственность работника за нарушение данного правила. Проект графика документооборота подается на рассмотрение руководителю предприятия и утверждается приказом по организации.

Цель создания графика бухгалтерского документооборота – разработка и контроль маршрутов движения каждого документа. Оптимизация процесса документооборота состоит в том, чтобы наладить четкую отслеживаемую связь между сотрудниками отделов и служб при следовании каждого документа, и исключить его неверный путь.

В этой связи основными принципами графика движения документов является:

  • соблюдение строгой организации движения каждого документа, для исключения возвратов, повторов или утери;
  • пребывание документа в определенном отделе или службе должно быть однократным;
  • быстрота и четкость обработки поступившей информации;
  • оперативное согласование документов до момента его подписания руководителем.

Для каждого отдельного документа разрабатывается свой путь, что отражается в соответствующей инструкции.

Общими этапами движения для всех документов учета являются:

  • создание, формирование документа при проведении хозяйственных и финансовых операций;
  • перемещение документа в бухгалтерскую службу, для контроля своевременности, правильности и полноты составления;
  • проверка бухгалтером законности проведенной операции, корректности заполнения форм, достоверности отраженных сведений, их взаимосвязь, логичность, а также отсутствие арифметических неточностей;
  • трехэтапная обработка документа: таксировка показателей, которая заключается в переводе натуральных, трудовых измерителей в денежное выражение, подбор (группировка) экономически однородных документов, котировка (или указание) корреспондирующих счетов по осуществленным операциям;
  • архивирование и хранение документов после внесения сведений в учетные регистры.

Результатом организованного в соответствии с графиком документооборота становится:

  • существенное ускорение прохождения первичными документами всех этапов, от момента создания, обработки и до постановки на учет;
  • равномерное распределение учетной деятельности в течение рабочего времени;
  • повышение производительности труда работников бухгалтерской службы;
  • усиление контроля всех процессов учета;
  • усовершенствование процесса автоматизации учета;
  • возрастание эффективности учетной работы предприятия в целом.

Начальный этап составления графика документооборота базируется на установлении:

  • перечней исходных документов, которые должны быть исполнены;
  • списка ответственных и назначенных лиц, которые допускаются к составлению и обработке определенных видов документов, а также промежуточному контролю правильности и своевременности оформления и подачи данных в бухгалтерскую службу;
  • схемы взаимодействия подразделений и отделов предприятия;
  • графика движения внутреннего документооборота бухгалтерии, в котором устанавливаются сроки начисления налогов и составления отчетных документов;
  • порядка следования каждой формы документа от исполнителя к исполнителю или определенному отделу, где установлен срок подачи учетной информации конечному потребителю;
  • типовых методик и технологий обработки документов.

Должностные инструкции сотрудников содержат пункты относительно создания и подачи первичных документов оправдательного характера, в соответствии с установленным графиком документального оборота. Каждое назначенное или ответственное лицо, задействованное в процессе движения документов, получает на руки выписку о своих обязанностях и ответственности в случае невыполнения требований положения. Все маршруты следования каждого документа подлежат контролю.

Использование разработанного графика документооборота в бухучете становится причиной повышения эффективности учетной работы организации. При проведении анализа схем движения документов выявляют несоответствия отдельных участков, и в последующем планировании предпринимают меры для корректной работы: сокращают сроки, упрощают процесс обработки, устраняют возвраты, повторную обработку бумаг и т.п.

Подразделение или лицо, нарушившее сроки обработки или подачи документа на любом из этапов, провоцирует цепную реакцию отставания остальных инстанций, ослабление контроля, сдвиги по срокам выполнения операций и пр. Проверка правильности оформления документов и внесенных данных должна осуществляться регулярно и тщательно, так как некорректная первичная информация может отразиться на правильности проведения хозяйственных операций.

Составление графика документального оборота в бухгалтерском учете может быть оформлено в виде схемы, перечня или таблицы, с подробным перечнем работ по движению бумаг. В документе определяется роль каждого лица и подразделения (отдела), участвующего в обработке учетной информации, схема их взаимодействия, сроки представления, постановки документа на учет и сдачи в архив.

(Размер: 60,5 KiB | Скачиваний: 21 702)

1993 OLDOS. 2003.

OLDOS OLDOS ACTIVE. OLDOS.