Поставщик выставил счет-фактуру с ЭЦП, Журнал «Главбух»

369 13 мая 2014

Поставщик выставил счет фактуру с ЭЦП (то есть мы не имеем документа с синей печатью и оригинальными подписями ответственных лиц). Вопрос: Что необходимо предоставить для подтверждения данной счет-фактуры (или для каждой из счетов-фактур)? На что обратить внимание для минимизации претензий со стороны налоговых органов?

о том, что с контрагентами Вы обмениваетесь счетами-фактурами, в том числе и в электронном виде, стоит указать в учетной политике.

Отвечает Любовь Котова,

начальник отдела нормативно-правового регулирования страховых взносов департамента налоговой и таможенной политики Минфина России

«Теперь на титульном листе расчета есть поля «Код по ОКВЭД», «Численность работающих инвалидов», «Численность работников, занятых на работах с вредными и опасными факторами». Раньше эти данные вы указывали в разделе II. В новой форме отчета нет ни раздела I, ни раздела II. Вместо них шесть таблиц. Как их заполнить? Читайте в рекомендации. Там же вы найдете готовый пример расчета.»

Обосновать Ваша организация — покупатель вычет по электронному счету-фактуре может:

1. Счет-фактура
2. Подтверждение оператора о дате получения и отправки документа
3. Извещение о получении подтверждения оператора
4. Извещение о получении счета-фактуры
5. Подтверждение оператора о дате отправки извещения о получении счета-фактуры
6. Извещение о получении подтверждения оператора

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух» .

1.Статья:Как отправлять и принимать электронные счета-фактуры

Марина Томилина. эксперт «УНП»

Обмениваться электронными счетами-фактурами компании будут по особому алгоритму. Поставщик, покупатель и оператор связи направят друг другу десять документов. Как это будет выглядеть на практике, видно на схемах

Процедуру передачи и получения счетов-фактур в электронном виде регулирует Порядок, утвержденный приказом Минфина России от 25.04.11 № 50н. Обмен помимо передачи самого счета-фактуры предполагает оформление поставщиком, оператором и покупателем сразу нескольких служебных документов. Они будут также нужны покупателю для вычета НДС, а поставщику для подтверждения факта выставления счета-фактуры.*

Операторы связи сделали программы таким образом, чтобы компаниям не приходилось самим формировать служебные извещения, подтверждения и уведомления. Программа электронного документооборота позволяет в один клик создавать служебные документы, сама подписывает электронной подписью и отправляет по назначению. А компания видит только сообщение о статусе счета-фактуры. Когда весь процесс успешно закончен, у выставленного или полученного счета-фактуры в программе будет статус «Документооборот завершен».

Продавец формирует счет-фактуру в своей бухгалтерской программе или непосредственно в сервисе электронного обмена, подписывает его ЭЦП и отправляет оператору (см. схему 1). Дальше потребуется еще раз подтвердить, что продавец знает о том, что покупатель получил документ. Всего для подтверждения факта отправки электронного счета-фактуры у поставщика должно быть четыре документа:

— подтверждение от оператора о выставлении счета-фактуры;

— направленное оператору извещение о получении подтверждения;

— извещение от покупателя о получении счета-фактуры.

В подтверждении оператор фиксирует дату и время, когда он получил и перенаправил счет-фактуру. Именно эта дата будет считаться датой выставления счета-фактуры.

Ждать, пока покупатель направит извещение о получении электронного счета-фактуры, не надо. Но если уведомление не придет в течение пяти календарных дней, безопаснее уточнить у покупателя, получил ли он документ. Если нет (например, произошел сбой в работе сервиса), то его понадобится отправить повторно или выставить на бумаге. Порядок № 50н это позволяет.

Покупатель должен регулярно проверять в программе по обмену поступление новых счетов-фактур и направлять извещения продавцу. При этом датой получения электронного счета-фактуры будет не тот день, когда компания отправит извещение о получении документов от поставщика, а дата, зафиксированная оператором связи. Иначе говоря, если он отправит подтверждение позже, это не перенесет вычет и не изменит дату получения счетафактуры.

Всего для получения вычета покупателю потребуется шесть электронных документов:*

— подтверждение от оператора о получении счета-фактуры;

— отправленное извещение о получении подтверждения от оператора;

— отправленное продавцу извещение о получении счета-фактуры;

— подтверждение от оператора о получении извещения и перенаправлении его поставщику;

— отправленное извещение о получении подтверждения.

Схема. Отправка счета-фактуры и подтверждение о получении*

ГАЗЕТА «УЧЕТ. НАЛОГИ. ПРАВО», № 19, МАЙ 2012

2.Статья:Как грамотно организовать обмен электронными счетами-фактурами

Шаг №4. Закрепите в учетной политике порядок электронного обмена счетами-фактурами с контрагентами

О том, что с контрагентами вы обмениваетесь счетами-фактурами, в том числе и в электронном виде, стоит сказать в учетной политике. И там же закрепить порядок виртуального обмена. В таблице ниже мы назвали все те документы, которые в итоге должны быть у вас, чтобы смело заявлять вычет НДС по электронному счету-фактуре. Или чтобы подтвердить факт выставления такого счета. А о том, как исправлять ошибки в электронном счете-фактуре, читайте далее.*

Документы, которыми поставщик и покупатель подтвердят факт выставления электронного счета-фактуры

Чем поставщик подтвердит факт выставления счета-фактуры

1. Счет-фактура
2. Подтверждение оператора о дате получения и отправки документа
3. Извещение о получении подтверждения оператора
4. Извещение покупателя о получении счета-фактуры

1. Счет-фактура
2. Подтверждение оператора о дате получения и отправки документа
3. Извещение о получении подтверждения оператора
4. Извещение о получении счета-фактуры
5. Подтверждение оператора о дате отправки извещения о получении счета-фактуры
6. Извещение о получении подтверждения оператора*

Советует Тамара МОКЕЕВА. эксперт системы обмена электронными документами СКБ Контур

Что делать, если вы нашли ошибку в электронном счете-фактуре*

— Бывает, что по каким-то причинам в выставленный счет-фактуру нужно внести изменения. К примеру, вы увидели, что в документе неверно указаны реквизиты вашей компании. В этом случае вам необходимо сформировать и отправить продавцу уведомление об уточнении. От контрагента вам автоматически придет извещение о получении. И вскоре он направит вам уже исправленный документ. Причем в том же порядке, что и обычный счет-фактуру.

Если же продавец заметил неточности в документе сам, он может исправить ошибки в счете-фактуре и выставить исправленный документ, не дожидаясь запроса на уточнение. Стоит учитывать, что право на вычет у вас появится только после получения исправленного счета-фактуры.

Дополнять учетную политику новыми положениями посреди года можете без опаски. Ведь так можно делать, если меняется законодательство. Да и к тому же на показателях бухгалтерского и налогового учета новый способ обмена документами никак не скажется.

Шаг №5. Учтите расходы, связанные с передачей виртуальных счетов*

Расходы на электронный документооборот вы можете учесть при расчете налога на прибыль. Такие затраты экономически обоснованны. Ведь так компания оптимизирует работу бухгалтерии.

Плату за подключение спишите в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 26 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ ). Причем безопаснее списывать сумму в течение срока действия лицензионного договора. А вот абонентские платежи вы можете списать на основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 кодекса. Если вы на безлимитном тарифе, то годичную стоимость услуг опять же лучше распределить на год. А оплачивая передачу счетов-фактур «поштучно», затраты учтите по итогам месяца на основании актов, составленных оператором.

ЖУРНАЛ «ГЛАВБУХ», № 13, ИЮЛЬ 2012