График кадрового документооборота, график документооборота в бухгалтерии образец.

График кадрового документооборота

ГРАФИК КАДРОВОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

График документооборота устанавливает на предприятии рациональный документооборот, то есть оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определяет минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота составлен с целью улучшения всей учетной работы на предприятии, усиления контрольных функций бухгалтерского учета, повышения уровня механизации и автоматизации учетных работ.

При появлении в организации документа, движение которого не описано данным графиком, главный бухгалтера (в трездневный срок) составляет (или поручает составление другому лицу) график документооборота этого документа, согласовывает его с заместителем генерального директора. Внесение дополнений в общий документооборот предприятия оформляется Приказом Генерального директора.

Принимаемый на работу сотрудник подает заявление о приеме на работу (в произвольной форме). Данное заявление рассматривается руководством предприятия в течение одного рабочего дня и с резолюцией о согласии передается в отдел по работе с персоналом для издания приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма Т-1). Подготовленный приказ в течение двух дней после издания должен быть передан генеральному директору предприятия на утверждение. Копию утвержденного приказа о приеме на работу отдел по работе с персоналом в тот же день передает в бухгалтерию предприятия, где открывается лицевой счет работника (форма N Т-54), Оригинал приказа хранится в отделе по работе с персоналом до конца года. По окончании отчетного года, в срок до 15 января года, следующего за отчетным, вместе с другими документами кадровой службы передается начальником отдела по работе с персоналом в архив.

Для учета работника, правильного исчисления налога на доходы физических лиц с заработной платы и представления сведений о начисленной ему заработной плате в Пенсионный фонд и налоговые органы вновь принятый работник обязан представить:

А) в отдел кадров — паспортные данные, адрес местожительства с указанием почтового индекса (в день подачи заявления о приеме на работу); присвоенный ИНН; персонифицированный номер в Пенсионном фонде (в течение недели после ознакомления с приказом о приеме на работу).

Б) в бухгалтерию — заявление об уменьшении дохода на сумму расходов на детей и иждивенцев с приложением документов, подтверждающих данную льготу.

В случае перевода работника на другую работу внутри организации в отдел по работе с персоналом предоставляется:

— Личное заявление работника, подписанное руководителем подразделения, — если перевод осуществляется по инициативе работника;

— Служебная записка руководителя подразделения (непосредственного руководителя работника) – если перевод осуществляется по инициативе предприятия.

Указанные документы рассматриваются руководством предприятия в течение двух рабочих дней, затем с резолюцией передаются в отдел по работе с персоналом, где издается приказ (распоряжение) по форме Т-5, который передается на утверждение Генеральному директору предприятия. После ознакомления работника с приказом (в течение двух дней) отдел по работе с персоналом в тот же день передает копию приказа в бухгалтерию, где делается отметка в лицевом счете (формы N Т-54а). Оригинал приказа хранится в отделе по работе с персоналом до конца года. По окончании отчетного года, в срок до 15 января года, следующего за отчетным, вместе с другими документами кадровой службы передается начальником отдела по работе с персоналом в архив.

4. Поощрение и другие компенсационные выплаты работникам .

Для оплаты, в порядке утвержденном ТК РФ и Положением о премировании работников ООО «_______________», выходных и праздничных дней, объявленных рабочими, переработки, доплат за совмещение или интенсивность труда, премий, бонусов и пр. компенсационных выплат, в отдел по работе с персоналом руководителем подразделения не позднее 20 числа каждого месяца предоставляется служебная записка, в которой указывается вид выплаты, причина выплаты, период, за который она производится, и сумма выплаты. Служебная записка рассматривается руководством предприятия в течение двух рабочих дней и с резолюцией передается в отдел по работе с персоналом, где издается соответствующий приказ.

Генеральный директор предприятия в течение трех дней утверждает вышеуказанный приказ, с которым работник предприятия должен быть ознакомлен (под расписку). Копию приказа отдел по работе с персоналом передает в бухгалтерию для начисления и выплаты. Оригинал приказа хранится в отделе по работе с персоналом до конца года. По окончании отчетного года, в срок до 15 января года, следующего за отчетным, вместе с другими документами кадровой службы передается начальником отдела по работе с персоналом в архив.

5. Предоставление отпуска работникам

До 15 декабря текущего года, учитывая пожелания работников, руководители подразделений составляют служебную записку о том кто из работников и в какой период хотел бы пойти в отпуск в следующем году. Отдел по работе с персоналом, учитывая действующее законодательство и заявки работников, составляет график отпусков (форма Т-7) на следующий год в срок до 20 декабря текущего года. График передается Генеральному директору предприятия для утверждения. Срок утверждения – не позднее 25 декабря текущего года. После утверждения Графика отпусков директором все работники предприятия в двухнедельный срок должны быть с ним ознакомлены. График отпусков хранится в отделе по работе с персоналом. По окончании отчетного года, в срок до 15 января года, следующего за отчетным периодом, вместе с другими документами кадровой службы передается в архив.

При переносе срока отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения (порядок документооборота аналогичен порядку изложенному в предыдущем абзаце). Для внесения изменения в график отпусков, в отдел по работе с персоналом подается личное заявление работника (либо служебная записка руководителя подразделения с отметкой о согласии работника) с указанием срока отпуска согласно утвержденному Графику, причины переноса срока отпуска и нового срока отпуска. Указанные документы подаются не позднее двух недель до начала отпуска. После рассмотрения и согласования руководством (в течение двух рабочих дней), указанные документы передаются в отдел по работе с персоналом, где издаются Приказ о переносе отпуска и Приказ о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-6). Оба приказа утверждаются Генеральным директором предприятия в течение двух рабочих дней. Работник должен быть ознакомлен с указанными приказами под расписку в течение двух рабочих дней, после чего копия приказа о предоставлении отпуска в тот же день передается в бухгалтерию для начисления и оплаты отпуска. Отпускные должны быть начислены и выплачены не позднее трех дней до начала отпуска.

Если отпуск предоставляется работнику согласно Графику, работник предприятия за две недели до отпуска предоставляет в отдел по работе с персоналом личное заявление на отпуск. Отдел по работе с персоналом издает Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма N Т-6) и передает его на утверждение Генеральному директору предприятия. После утверждения директором (в течение двух рабочих дней), работник в течение двух дней должен быть ознакомлен с приказом (под роспись). Копию подписанного работником приказа отдел по работе с персоналом в тот же день передает его в бухгалтерию. Не менее, чем за три дня до начала отпуска бухгалтерия начисляет и выплачивает работнику отпускные.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику хранится в отделе по работе с персоналом до конца текущего года. По окончании отчетного года, в срок до 15 января года, следующего за отчетным периодом, вместе с другими документами кадровой службы передается в архив.

При увольнении по собственному желанию работник подает в отдел по работе с персоналом личное заявление, подписанное руководителем подразделения. Заявление регистрируется в тот же день и передается на утверждение Генеральному директору предприятия. Генеральный директор предприятия рассматривает заявление в тот же день и выносит резолюцию об увольнении с двухнедельной отработкой либо без отработки. При увольнении с отработкой заявление передается в отдел по работе с персоналом на контроль.

В день увольнения работник предоставляет в отдел по работе с персоналом обходной лист установленного образца со всеми подписями. На основании заявления работника об увольнении и обходного листа отдел по работе с персоналом составляет Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма N Т-8) и передает его на утверждение Генеральному директору предприятия. После утверждения директором в тот же день работник должен быть ознакомлен с приказом (под роспись), затем копия приказа передается в бухгалтерию для окончательного расчета с работником. Окончательный расчет по заработной плате с работником должен быть произведен не позднее дня увольнения. В день увольнения работнику отдел по работе с персоналом должен выдать работнику трудовую книжку под роспись и копию приказа об увольнении (по просьбе работника). В случае, если работник не явился за трудовой книжкой в день увольнения, отдел по работе с персоналом в тот же день направляет ему письменное уведомление о необходимости получения трудовой книжки заказным письмом.

Приказ (распоряжение о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником) хранится в отделе по работе с персоналом до конца текущего года. По окончании отчетного года, в срок до 15 января года, следующего за отчетным периодом, вместе с другими документами кадровой службы передается в архив.

7. Направление работника в командировку

При направлении работника в командировку руководитель подразделения, в котором работает командируемый работник, составляет и подписывает служебное задание (форма № Т-10А). Служебное задание утверждается Генеральным директором организации или уполномоченным им лицом и передается в отдел по работе с персоналом для издания приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку (форма N Т-9). После подписания приказа руководителем работник в тот же день должен быть ознакомлен с приказом, получает в этот же день командировочное удостоверение по форме и отбывает в служебную командировку.

Лицом, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе (по форме № Т-10А), который согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма N Т-10), авансовым отчетом (форма № АО-1) и первичными документами, подтверждающими расходы, не позднее трех дней после возвращения из командировки.

Бухгалтер, ответственный за расчеты с подотчетными лицами, проверяет целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм в течение трех дней после получения отчета и передает проверенный отчет на утверждение руководителю предприятия, после чего принимает авансовый отчет к учету.

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации не позднее дня утверждения авансового отчета Генеральным директором предприятия по приходному кассовому ордеру (форма № КО-1). Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру (форма № КО-2) не позднее трех дней после утверждения авансового отчета.

8. Начисление и выплата заработной платы

Для учета загруженности работников предприятия ответственные лица (по приказу руководителя) по подразделениям в течение месяца ведут табель учета рабочего времени (по форме № Т-13) и подают его в бухгалтерию в последний рабочий день месяца.

При выполнении работ по гражданско-правовому договору (если работы по этому договору носят разовый характер), в последний рабочий день месяца руководитель структурного подразделения, в котором выполнялись работы, заполняет и подписывает «Акт о приемке работ, выполненных по гражданско-правовому договору» и передает его на утверждение руководителю предприятия, после чего акт передается в бухгалтерию.

На основании табеля учета рабочего времени (форма № Т-13) и «Акта о приемке работ, выполненных по гражданско-правовому договору» бухгалтер по заработной плате производит начисление заработной платы. Одновременно с этим сведения о начислениях и удержаниях из заработной платы заносит в лицевой счет каждого работника (форма № 54А). Расчет и выплата заработной платы производится в последний рабочий день отчетного месяца.

9. Применение дисциплинарных взысканий

За совершение дисциплинарного проступка, то есть неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, на работника может быть наложено дисциплинарное взыскание в соответствии со ст.192 ТК РФ. Для применения к работнику дисциплинарного взыскания, его непосредственный руководитель или другое лицо, обнаружившее совершение дисциплинарного проступка предоставляет в отдел по работе с персоналом докладную записку и документы, подтверждающие совершение проступка (акт об отсутствии на рабочем месте и т.п.). Документы или докладная записка предоставляются не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске. Отдел по работе с персоналом должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставляется, то составляется соответствующий акт (ст. 193 ТК РФ).

Все вышеперечисленные документы передаются на рассмотрение руководству предприятия, затем с резолюцией о наложении конкретного вида взыскания (замечание, выговор или увольнение) возвращаются в отдел по работе с персоналом. На основании резолюции руководства отдел по работе с персоналом издает приказ о наложении на работника дисциплинарного взыскания, который подписывается Генеральным директором, а затем в течение трех рабочих дней – работником, к которому применено взыскание. Если приказом о наложении взыскания предусмотрено удержание каких-либо сумм из заработной платы работника либо лишение работника премии (части премии), копия приказа после ознакомления с ним работника под роспись в тот же день передается отделом по работе с персоналом в бухгалтерию.

Оригинал приказа хранится в отделе по работе с персоналом до конца текущего года. По окончании отчетного года, в срок до 15 января года, следующего за отчетным периодом, вместе с другими документами кадровой службы передается в архив.

10. Порядок оформления расходов на оплату труда в соответствии с Трудовым кодексом

11. Перечень унифицированных форм первичных учетных документов, используемых предприятием (с указанием документа, которым они утверждены)

Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», Т-2 «Личная карточка работника», Т-3 «Штатное расписание», Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», Т-7 «График отпусков», Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником», Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», Т-10 «Командировочное удостоверение», Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», Т-13 «Табель учета использования рабочего времени», Т-51 «Расчетная ведомость», Т-53 «Платежная ведомость», Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей», Т-54 «Лицевой счет», Т-54а «Лицевой счет (свт)», Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником», Т-73 «Акт о приемке работ, выполненных по трудовому договору (контракту), заключенному на время выполнения определенной работы».- Постановление Госкомстата РФ от 6 апреля 2001 г. N 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

работе с персоналом _____________ / ______________ «_____» _____________ 2012г

Юрисконсульт: _____________ / _____________ «____» __________ 2012г

Главный бухгалтер _________ / _____________ «____» ___________ 2012г

С графиком документооборота ознакомлен:

Менеджер по персоналу__________ / _________________ «_____» ___________ 2012г

Менеджер по персоналу __________ / _________________ «_____» ___________ 2012г