Внутренний аудит правильности составления табеля учета использования рабочего времени, учет рабочего времени в 1с бухгалтерия.

Мы продолжаем знакомить вас с внутренним аудитом кадровой документации. Общие положения внутреннего аудита детально рассмотрены в журнале «Я – специалист по кадрам», 2011, № 12. Данный материал можно использовать при проведении внутреннего аудита правильности составления табелей учета использования рабочего времени.

Наниматель обязан организовать учет явки работников на работу и ухода с нее, а также учет фактического рабочего времени каждого работника (ст. 133 Трудового кодекса РБ (далее – ТК)).

Напомним, что рабочим считается время, в течение которого работник на основании трудового договора, правил внутреннего трудового распорядка, графика работ (сменности) должен находиться на рабочем месте и выполнять свои трудовые обязанности (ст. 110 ТК). При этом работники должны отметить свой приход на работу и уход с нее в соответствии с порядком, установленным нанимателем (ст. 133 ТК).

В настоящее время законодательство не содержит требований к обозначениям, применяемым в табелях учета использования рабочего времени. Тем не менее рекомендуем использовать ранее действовавшие обозначения (приложение 4 к Инструкции по заполнению форм государственной статистической отчетности по труду, утвержденной постановлением Минстата РБ от 17.09.2001 № 80). Для этого в приказе по организации необходимо указать, какие обозначения будут применяться в табеле использования рабочего времени: новые или ранее действовавшие.

Что такое табель учета использования рабочего времени?

Учет явок на работу и ухода с нее ведут в табелях учета использования рабочего времени установленной формы, в годовых табельных карточках и других документах (ст. 133 ТК).

Табель учета использования рабочего времени – первичный документ, являющийся основным источником информации об использовании рабочего времени. Он содержит сведения о фактически отработанных часах и неотработанном времени работников организации (структурного подразделения).

Порядок ведения табеля учета использования рабочего времени

Табель следует заполнять ежедневно. Обычно его составляют в одном экземпляре, при этом его подписывают ответственный исполнитель, руководитель структурного подразделения, работник кадровой службы. В установленные нанимателем сроки табель необходимо передавать в бухгалтерскую службу для ведения расчетов по заработной плате.

Отметки (коды) в табеле о причинах неявки на работу, работе в режиме неполного рабочего времени, работе в сверхурочное время и о других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны на основании первичных документов (листок временной нетрудоспособности, приказ о предоставлении отпуска, об отзыве из отпуска и др.), оформленных надлежащим образом.

ЭТО ВАЖНО! Исправления в табеле не допускаются.

Этапы аудита табеля учета использования рабочего времени

ЭТАП 1. Определите наличие локальных нормативных правовых актов, устанавливающих порядок ведения табеля учета использования рабочего времени и ответственных за это.

При ведении учета использования рабочего времени:

– учет явки на работу и ухода с нее следует вести по организации в целом либо отдельно по структурным подразделениям;
– для ведения учета рабочего времени в организации или в отдельных подразделениях необходимо назначить ответственных лиц из числа сотрудников этой организации (подразделений).

Обязанность работника вести табель может быть установлена в должностной инструкции или отдельном приказе.

ЭТАП 2. Проанализируйте функциональные обязанности работников, ответственных за ведение табеля учета использования рабочего времени.

В должностные обязанности работников, ответственных за табельный учет использования рабочего времени, вводятся функции учета фактического времени пребывания работников организации (подразделения) на работе и ведение табельного учета. Такие работники несут ответственность за правильное отражение в табеле информации об использовании рабочего времени и своевременность представления табеля для расчета заработной платы в бухгалтерию.

Функции работника, ответственного за табельный учет, должны предусматривать:

– ведение учета штатного состава работников организации (подразделения);
– внесение в табель соответствующих изменений, связанных с приемом, увольнением, переводом, перемещением, изменением графика работы, разрядов, предоставлением отпусков и т.д. на основании документов (приказов по личному составу и др.);
– осуществление учета своевременности явки на работу и ухода с работы, нахождения на рабочем месте работников с извещением руководителя организации (подразделения) о неявках, опозданиях, преждевременных уходах и причинах, их вызвавших;
– контроль своевременности представления и правильности оформления документов, подтверждающих право работников на отсутствие на рабочем месте: листков нетрудоспособности, справок по уходу за больными и др.;
– подготовку списков сотрудников для издания приказов о работе в выходные дни и других документов, связанных с табельным учетом использования рабочего времени.

ЭТАП 3. Сверьте фактическое наличие табелей учета использования рабочего времени и наличие виз сотрудников, ответственных за ведение табелей.

За нарушение обязательства об учете рабочего времени виновные должностные лица несут ответственность, установленную локальным нормативным правовым актом, определяющим порядок организации учета рабочего времени.

Если назначенный работник по какой-либо причине не может исполнять обязанности по ведению табельного учета, руководитель организации (подразделения) своим распоряжением на этот период возлагает обязанности на другого исполнителя.

Заполненный табель, по мнению автора, должен быть подписан лицом, его составившим.

ЭТАП 4. Проверьте правильность ведения табеля учета использования рабочего времени.

Для этого рекомендуем сначала проанализировать имеющиеся документы о нестандартных ситуациях, например о командировании работника, а затем сверить их с фактическим отражением таких ситуаций в табеле учета использования рабочего времени.

Так, при заполнении табеля использования рабочего времени необходимо учитывать следующие особенности:

– поскольку трудовой отпуск предоставляется в календарных днях, все дни, в т.ч. и выходные, приходящиеся на период трудового отпуска, должны быть обозначены, например, буквой «О».

Исключение составляют государственные праздники и праздничные дни, которые необходимо отмечать буквенным обозначением, принятым для выходного или праздничного дня, так как эти дни, приходящиеся на период трудового отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются (часть вторая 151 ТК);

– все виды социальных отпусков предоставляют в календарных днях и включают в себя в т.ч. и праздничные дни. Поэтому и рабочие, и выходные, и праздничные дни, приходящиеся на период социального отпуска, будут отмечаться одним буквенным обозначением, принятым для учета дней социального отпуска, например, буквой «А»;

– для целей статистической отчетности дни нетрудоспособности учитывают в календарных днях, включая выходные, согласно Указаниям по заполнению в формах государственных статистических наблюдений статистических показателей по труду, утвержденным постановлением Минстата РБ от 29.07.2008 № 92. В связи с этим необходимо отмечать выходные дни, приходящиеся на период нетрудоспособности, буквенным обозначением, принятым для учета дней, приходящихся на период временной нетрудоспособности.

ЭТО ВАЖНО! Обратите внимание при проверке табелей учета использования рабочего времени на соответствие видов затрат рабочего времени на условное обозначение этих затрат в табеле.

Учету подлежит фактическое рабочее время, которое состоит из отработанного и неотработанного времени, включаемого по законодательству в рабочее время.

В составе отработанного времени отдельно учитывают время сверхурочных работ, повременной работы сдельщиков, служебных командировок и работы по совместительству.

В составе неотработанного времени необходимо выделить оплачиваемое и неоплачиваемое время, а также потери рабочего времени как по вине нанимателя, так и при отсутствии его вины.

Фактическое рабочее время учитывают с момента явки работника на место выполнения работы согласно правилам внутреннего трудового распорядка, графику работ (сменности) или особому указанию нанимателя и до момента фактического освобождения от работы в этот рабочий день (смену).

В фактическое время не входит и не учитывается время проезда от места жительства до места постоянной работы (постоянного сбора) и обратно, время, необходимое на дорогу от проходной до рабочего места, на переодевание перед началом и после окончания работы, на регистрацию при уходе.

Время внутрисменных простоев следует учитывать, начиная с 5 мин.

От редакции:
Подробнее о порядке учета рабочего времени при простоях читайте в статье А. Шкеля «Порядок оформления простоя», опубликованной в журнале «Я – специалист по кадрам», 2011, № 13, с. 29.

ЭТАП 5. Проверьте правильность отражения в табеле учета использования рабочего времени особенностей учета рабочего времени по отдельным категориям работников.

В данном случае обратите внимание на особенности учета рабочего времени при введении (применении) нестандартных режимов труда. Рассмотрим их подробнее.

Суммированный учет рабочего времени

При суммированном учете рабочего времени наличие графика работ обязательно, поскольку работник должен знать заранее, каким будет режим его работы.

Вводится в действие график работ, как правило, посредством проставления грифа утверждения (п. 52 Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция по делопроизводству)) на конкретном графике работ.

При наличии в организации профсоюза график работ должен быть с ним согласован, т.е. на самом графике необходимо наличие грифа согласования (п. 60 Инструкции по делопроизводству).

От редакции:
Подробнее о применении суммированного учета рабочего времени читайте в статье С. Большакова «Особенности применения суммированного учета рабочего времени», опубликованной в журнале «Я – специалист по кадрам», 2011, № 14, с. 35.

Режим гибкого рабочего времени

Решение о применении режима гибкого рабочего времени принимает наниматель по индивидуальным или коллективным просьбам по согласованию с профсоюзом (часть вторая ст. 128 ТК).

Перевод на данный режим отдельных работников (коллектива работников) и подразделений (цеха, участка, отдела, бригады и др.) оформляют приказом (распоряжением) руководителя организации с обязательным указанием конкретных параметров режима и сроков его действия.

Неполное рабочее время

Неполное рабочее время устанавливается по договоренности сторон как при приеме на работу, так и впоследствии по письменному заявлению работника приказом нанимателя с указанием продолжительности рабочего времени, дней недели, сроков установления и др. (ст. 118 ТК).

Необходимо также учесть особенности учета рабочего времени при привлечении работников-надомников.

ЭТАП 6. Проверьте сроки хранения табелей учета использования рабочего времени.

В данном случае следует исходить из нормативного срока хранения табелей, журналов учета (использования) рабочего времени, годовых табельных карточек: он составляет 3 года после проведения комплексной налоговой проверки (постановление Минюста РБ от 14.12.2006 № 82).

В случае обнаружения ошибок в составленном табеле учета использования рабочего времени необходимо совместно с бухгалтерией определить порядок внесения изменений в такой табель и внести соответствующие изменения путем утверждения исправленного табеля рабочего времени.