Бухгалтерский аутсорсинг — Главбух Онлайн, бухгалтерия аутсорсинг москва.

Бухгалтерский аутсорсинг

Аутсорсинг — секретный ингредиент

В условиях конкуренции и экономической нестабильности необходимо оптимизировать затраты и бизнес-процессы компаний. Один из ингредиентов оптимизации – аутсорсинг. Раскроем секреты — чем интересен бухгалтерский аутсорсинг для руководителей. Рассмотрим примеры применения на практике.

«Если есть что-то, что мы не умеем делать лучше и дешевле,
чем наши конкуренты, то нет смысла делать это вообще;
такую работу мы должны передать тем,
кто ее выполнит с заведомо лучшим результатом»
Генри Форд 1930-е годы

Понятие аутсорсинга

Аутсорсинг – это особая модель делегирования задач, передача бизнес-процесса или его части сторонней организации на длительный срок. Это слово происходит от английского outsourcing (outer-source- using), что в переводе означает использование внешнего источника или ресурса.

Понятия «бухгалтерские услуги» и «бухгалтерский аутсорсинг» отличаются друг от друга.
Бухгалтерские услуги, оказываемые внешними исполнителями, носят разовый характер. Под такими услугами понимают обращения за разовыми консультациями или формирование отчетности за квартал.
Бухгалтерский аутсорсинг — это включение сторонней компании в рабочие бизнес-процессы компании-заказчика. При этом бухгалтерская организация остается организационно и юридически обособленным подразделением. Происходит постоянное взаимодействие. Бухгалтерский аутсорсинг включает комплекс ежедневных работ:
• формирование и обработка первичных документов;
• операции по счетам;
• начисление заработной платы;
• сдача отчетности;
• контроль за сроками сдачи отчетности и уплаты налогов.
Аутсорсинг финансовых функций в целом — один из самых сложных форм аутсорсинга бизнес-процессов. Связано это с тем, что приходится управлять одновременно несколькими процессами, на что у руководителей зачастую не хватает опыта и времени.

Развитие бухгалтерского аутсорсинга

Аутсорсинг появился в XIX веке. После Второй мировой войны компании по аутсорсингу получили эволюционный рост на территории Европы и Северной Америки. В 1990-е годы иностранные аутсорсинговые фирмы появлялись в России вслед за своими клиентами — европейскими организациями. На данный момент в малом и среднем бизнесе на западе почти нет собственных бухгалтеров. Бухгалтерский аутсорсинг используют как стартапы, так и гиганты производства с мировым именем.
Бухгалтерский аутсорсинг получил продвижение благодаря использованию Интернета:
• электронный документооборот;
• интернет-банкинг;
• обработка информации на расстоянии (облачные сервисы, удалённый доступ);
• отправка отчетности с помощью электронно-цифровой подписи;
• взаимодействие с налоговыми органами и фондами через электронные системы.
Стало удобнее взаимодействовать с аутсорсинговыми организациями. Это упрощает ведение бухгалтерского учета, контроль за ним. В работе используются мобильные устройства без привязки к рабочему месту. Теперь директор, находясь в командировке, может не беспокоиться о сданном отчете, — электронный отчет с отметкой из налоговой поступит на электронную почту. Контроль за счетами осуществляется с мобильных телефонов.
Сегодня самые заинтересованные лица в использовании аутсорсинга — владельцы бизнеса. Если раньше руководителей нужно было убеждать в необходимости принятия решения, то сегодня они самостоятельно
ищут возможности для совершенствования бизнес-процессов, оптимизации расходов, улучшения гибкости компании. Кризисные ситуации также требуют снижения издержек.

Чем полезен аутсорсинг при экономическом кризисе поясню на примере.
В условиях роста доллара в 2014 году, теперь уже у нашего клиента, резко снизились продажи. На тот момент в организации работала бухгалтер в единственном лице. Она, кроме своих обязанностей, неслаеще дополнительную нагрузку. Была сделана фотография рабочего дня бухгалтера. Определили, что бухгалтерский учёт занимает небольшую часть рабочего дня. Руководитель решила:
1) обязанности, напрямую не относящиеся к бухгалтерии, распределить между сотрудниками компании;
2) бухгалтерский учет передать на аутсорсинг.
Сократились расходы на бухгалтерию, высвободилось рабочее место. Офис, в котором находилась бухгалтер, стали сдавать в аренду. Оптимизировали издержки, получили новый источник дохода.

Когда и что передавать на аутсорсинг

Прибегать к бухгалтерскому аутсорсингу желательно на ранней стадии, с реализации бизнес-идеи. Это помогает достижению высокого уровня рентабельности фирмы на этапе становления организации. Профессиональный подход подготовленного бухгалтера правильно отладит бухгалтерский учет и подберет оптимальную систему налогообложения компании.

Если вовремя начать пользоваться бухгалтерским аутсорсингом, то можно избежать дополнительных проблем.
К нам обратился руководитель фирмы. Требовалась помощь в сложившейся ситуации. В начале 2015 года зарегистрировал организацию. Велась деятельность. Налоги, по незнанию, не уплачивал. В августе 2015 годаналоговая служба проинформировала о необходимости платить налоги в установленные сроки, ежеквартально сдавать отчетность. На тот момент учет велся в таблице Excel.
Из-за опоздания по срокам оплаты налогов и сдачи отчетности возникли дополнительные затраты — пени и штрафы. Восстановление бухгалтерскогоучета в программе 1С:Бухгалтерия выявило:
— не на все оказанные услуги выставлены акты выполненных работ;
— некоторые акты дублировались.
Сформировали пропущенные акты. Ошибочные акты, после переговоров с клиентами, аннулировали. С 2016 года, в целях оптимизации налогов, организация переходит на новую систему налогообложения. Руководитель этой компании, передав бухгалтерский учет на аутсориснг, отказался от лишней нагрузки. Освободившееся время посвящает развитию фирмы.
Такие ситуации не редкость. Начинающие предприниматели мало знакомы с законодательством, бухгалтерским и налоговым учетом. Если нет автоматизированного учета, упускается контроль за первичной документацией.

Если в компании уже есть наемные бухгалтеры, то важно задумываться об аутсорсинге. Каждый переход на новые принципы работы связан с некоторыми трудностями. Но после отладки нововведений происходит общее улучшение работы компании.

Приведу еще один пример. В производственной организации из Новосибирской области штатный главный бухгалтер уволилась. Директор оценила возможности бухгалтерского аутсорсинга. Условия работы с намипредоставляли бухгалтерскую поддержку за меньшие деньги.
Определили этапы передачи бухгалтерского учета. Требовалось четко отладить электронный документооборот и оперативность действий.Нашли точки взаимодействия и лучшие решения. В дальнейшем было отлажено сообщение по электронной почте.
Результат — оптимизация затрат.

Передача рутинных работ на аутсорсинг благоприятно сказывается на функционировании организации. Целесообразно передавать на аутсорсинг вспомогательные бизнес-процессы, чтобы сосредоточиться на основной деятельности.

Бухгалтерский аутсорсинг vs штатный бухгалтер

На чем Вы экономите, когда используете бухгалтерский аутсорсинг вместо наемного бухгалтера:
— взносы в фонды с зарплаты бухгалтера;
— рабочие места (аренда, оборудование, офисная мебель, канцелярия);
— программное обеспечение (профессиональные программы — 1С, программы для сдачи отчетности, правовые базы, лицензии);
— административные расходы (электроэнергия, вода, канцелярские товары);
— профессиональная переподготовка.

Для наглядности используем средние цифры некоторых затрат на бухгалтерию. Выясним экономию при бухгалтерском аутсорсинге:

Наименование затрат на штатного бухгалтера

Экономия при аутсорсинге